催促・断る・聞き直す。仕事の「気まずい」を減らすためにやっていること
仕事をしていると、
ちょっと気まずい場面ってあります。
返事が来ないので催促したい。
頼まれたけど、今は引き受けにくい。
説明されたけど、正直よく分からなかった。
ミスをした。
相手の認識が間違っている。
確認したいけど、
「そんなことも分からないの？」と思われそう。
ひとつひとつは大したことじゃないのに、
こういう場面って、
妙に疲れます。
自分も昔から、
「これ、どう言おうかな」
と考えすぎることが結構ありました。
変に気を使って、
言うのを後回しにする。
その結果、
余計に言いづらくなる（笑）
でも最近は、
気まずいことほど、早めに・短く・普通に伝えた方がラク
だと思うようになりました。
今回は、
仕事でよくある「気まずい場面」で、
自分が意識していることを書いてみます。
1．催促は「責める」ではなく「確認する」
まず一番ありがちなのが、
返事が来ないとき。
メールを送った。
チャットを送った。
確認をお願いした。
でも返事がない。
こういうとき、
催促って少し気を使います。
「急かしてると思われないかな」
「忙しいのに悪いかな」
とか。
でも、
自分が必要な情報を待っているなら、
確認するのは普通のことです。
最近は、
催促する
と思わず、
状況を確認する
くらいに考えています。
例えば、
「先日お送りした件ですが、
ご確認状況いかがでしょうか？」
これだけ。
「まだですか？」
でもなく、
「早くしてください」
でもない。
ただ、
今どうなっているかを確認する。
相手が忘れているだけかもしれないし、
返したつもりかもしれない。
忙しくて後回しになっているかもしれない。
理由は分かりません。
だから、
勝手に相手の気持ちまで想像しない。
必要な確認だけする。
それくらいの方がラクです。
2．分からないときは、早めに聞き直す
これも昔は苦手でした。
説明を受けたとき、
7割くらい分かる。
でも3割分からない。
その場で聞けばいいのに、
「たぶんこういう意味だろう」
と進める。
そして後から、
「あれ、やっぱり分からない」
となる。
一番よくないのは、
分からないまま進めて、
あとで大きくズレること。
なので最近は、
少しでも引っかかったら、
なるべく早めに確認するようにしています。
例えば、
「すみません、ここだけもう一度確認させてください」
「自分の理解だと○○ですが、合っていますか？」
こういう聞き方です。
特に、
自分の理解を一度言ってから確認する
のは使いやすい。
「分かりません」
だけだと、
どこが分からないのか伝わりにくい。
でも、
「自分はこう理解していますが、合っていますか？」
なら、
相手も答えやすい。
聞き直すのって、
少し恥ずかしいこともあります。
でも、
10分後に聞くより、
3日後に聞く方が、
たぶんもっと気まずいです。
3．断るときは、理由より「どうならできるか」を伝える
仕事を頼まれたとき、
どうしても難しいことがあります。
でも、
「できません」
って言いづらい。
自分も、
断るのはあまり得意じゃありません。
だから最近は、
断ることより、
条件を調整する
ようにしています。
例えば、
「今日中は難しいですが、
明日の午前中までなら対応できます」
とか、
「全部は難しいですが、
ここまでなら対応できます」
とか。
これなら、
完全に断っているわけではありません。
自分も無理をしない。
相手も次の判断がしやすい。
「申し訳ないので全部やります」
となるより、
ずっと現実的です。
断ることって、
相手を拒否することではなく、
できる範囲を伝えること
なんだと思います。
4．ミスしたときは、説明より先に事実を言う
ミスをしたときって、
まず言い訳したくなることがあります。
自分もあります。
「忙しくて」
「確認する時間がなくて」
「前回とやり方が違って」
でも、
聞く側が最初に知りたいのは、
たぶんそこではありません。
何が起きたのか。
どこまで影響があるのか。
今どうしているのか。
なので最近は、
ミスしたときほど、
まず事実を短く伝えるようにしています。
例えば、
「○○の処理で誤りがありました」
「影響は現在確認中です」
「今、修正対応を進めています」
まずこれ。
そのあと必要なら、
原因や経緯を説明する。
気まずい場面ほど、
長く説明すると余計に苦しくなります。
だからこそ、
まず事実。
これを意識しています。
5．相手が間違っているときは「訂正」より「認識合わせ」
これも結構気を使います。
相手の認識が違っている。
数字が違う。
日付が違う。
内容が少しズレている。
でも、
「それ違います」
とは言いづらい。
なので自分は、
なるべく
認識を合わせる
形にしています。
例えば、
「念のため確認ですが、
自分の認識では○○となっています」
とか、
「こちらでは△△と認識しているのですが、
合っていますでしょうか？」
こう言うと、
相手を否定する感じが少なくなります。
もちろん、
明らかに間違っている場合は、
はっきり伝えた方がいいこともあります。
でも、
必要以上に対立する必要はない。
目的は、
相手に勝つことではなく、
仕事を正しい状態に戻すこと
なので。
6．気まずいことほど、寝かせない
これが一番大事かもしれません。
催促。
確認。
聞き直し。
断る。
ミスの報告。
こういうことって、
後回しにすると、
どんどん言いづらくなります。
朝なら、
「昨日の件ですが」
で済んだものが、
3日後になると、
「今さらなんですが……」
になる。
だから最近は、
気まずいと感じたら、
逆に早めに動くようにしています。
完璧な言い方を考えるより、
普通に一言伝える。
その方が、
たぶん自分も相手もラクです。
仕事の「気まずい」は、ゼロにはならない
仕事をしていれば、
気まずい場面はなくならないと思います。
どれだけ慣れても、
催促は少し気を使うし、
断るのも少し申し訳ない。
ミスを報告するのは、
できれば避けたい（笑）
でも、
気まずさそのものをなくすより、
気まずくても、普通に伝えられるようになること
の方が大事なんだと思います。
自分が意識しているのは、
責めずに確認する
分からないことは早めに聞く
断るより条件を調整する
ミスはまず事実を伝える
間違いは認識合わせの形にする
気まずいことほど寝かせない
このくらいです。
どれも特別なことではありません。
でも、
この「ちょっとした言い方」で、
仕事のストレスって結構変わる気がします。
もし最近、
「これ、どう言えばいいんだろう」
と悩む場面があったら、
まずは完璧な言い方を探さず、
短く・早く・普通に伝える。
それくらいでいいのかもしれません。
仕事を抱え込みすぎないために
仕事での「気まずい」を減らすには、伝え方を少し変えることが大切だと思っています。
特に難しいのが、頼まれた仕事を断ったり、期限を調整したりするとき。
自分も、相手にどう思われるかを考えて、つい引き受けてしまうことがあります。
でも、何でも引き受けていたら、自分の仕事が進まなくなる（笑）
そんなときに使いやすい、角を立てずに仕事を調整する15の言い方を、別の記事にまとめました。
「断りたいけど、言い方が分からない」
「仕事を抱え込みすぎてしまう」
そんな方の参考になればうれしいです。
▶ 仕事を抱え込みがちな人へ。角を立てずに仕事を調整する15の言い方（300円）
無理に全部を引き受けなくても、仕事はちゃんと進められる。
そんな働き方を、少しずつ身につけていきたいですね。
