忙しいほど仕事に集中できないのは、時間が足りないからではなかった──『大事なことに集中する』を研究して分かったこと
朝から仕事をしているのに、大事な仕事がなかなか進まない。
資料を作ろうとパソコンを開いた直後に、メールが届く。
返信している途中でチャットに呼ばれ、戻ってきたら会議の時間になる。
会議が終わったあと、ようやく資料に戻ろうとしても、どこまで考えていたのか思い出せない。
そうして一日が終わるころには、たくさんの仕事をしたはずなのに、肝心の仕事だけが残っています。
そんな日、ありませんか?
そんな日は、こう考えてしまうかもしれません。
「もっと時間があれば、集中できるのに」
しかし、『大事なことに集中する』を手がかりに研究してみると、別の可能性が見えてきました。
集中できないのは、単純に時間が足りないからとは限りません。
使える時間が、細かく分断されていること。
そして、一つの仕事から別の仕事へ注意を切り替え続けていること。
それ自体が、集中を難しくしている可能性があります。
仕事をしている時間と、集中している時間は同じではない
まず、今日一日の仕事を思い出してみてください。
一つの仕事に取り組んでいる途中で、次のような行動をしていなかったでしょうか。
メールやチャットを確認する
別の依頼に少しだけ対応する
通知を見て、元の仕事に戻る
会議の合間に短い作業を詰め込む
思いついた別の仕事を先に片づける
どれも、仕事を止めているわけではありません。
むしろ、忙しく動き続けています。
それでも大事な仕事が進まないのは、「何もしていないから」ではなく、仕事のたびに使う思考が変わっているからかもしれません。
企画書を考える。問い合わせに答える。会議で話す。数字を確認する。
これらはすべて仕事ですが、頭の使い方は同じではありません。
一日の大部分を仕事に使っていても、その時間が何度も分断されていれば、深く考えるためのまとまった時間はほとんど残らないことがあります。
『大事なことに集中する』が区別した二つの仕事
カル・ニューポートの『大事なことに集中する』では、仕事を大きく二つに分けています。
一つは「ディープ・ワーク」です。
気を散らさず、認知的に負荷の高い仕事へ集中することを指します。
たとえば、
難しい資料を作る
新しい企画を考える
複雑な問題を解く
専門的な技術を学ぶ
長い文章を書く
といった仕事です。
もう一つは「シャロー・ワーク」です。
メールへの返信、簡単な確認、事務処理、連絡、定例会議など、比較的深い集中を必要としない仕事を指します。
もちろん、シャロー・ワークが不要という意味ではありません。
連絡や調整がなければ、仕事は進みません。
問題は、細かな仕事が一日のあちこちに入り込み、まとまった思考時間を分断してしまうことです。
著者の主張は、単に「集中力を鍛えよう」というものではありません。
集中力が必要な仕事を、集中できる環境と時間の中に置く。
そのために、浅い仕事との境界を意識的につくる。
集中を個人の根性だけに任せず、仕事の進め方そのものを設計し直すことが重要だと提案しています。
仕事を切り替えたあとも、注意の一部は残っている
では、本当に仕事の切り替えは集中力を弱めるのでしょうか。
組織行動を研究するソフィー・ルロワは、複数の実験を通して、仕事を切り替えたあとに起こる「注意の残留」を調べました。
人は未完了の仕事から別の仕事へ移っても、注意を完全には切り替えられないことがあります。
頭の一部が、先ほどまで取り組んでいた仕事に残ってしまうのです。
その状態では、次の仕事に使える注意が少なくなり、パフォーマンスが低下する傾向が確認されました。
たとえば、資料を作っている途中でメールに返信したとします。
返信が終わり、画面上では資料に戻ったとしても、頭の中では、
「さっきの返信で伝わっただろうか」
「追加で確認したほうがいいかもしれない」
といった思考が残ることがあります。
逆に、メールを確認している最中も、未完成の資料が気になっています。
体は一つの仕事をしていても、注意は複数の場所に分かれている。
これが何度も続けば、「一日中仕事をしているのに集中できない」という状態が起きても不思議ではありません。
「少し見るだけ」でも、切り替えは起きている
私たちは、メールやチャットの確認を小さな行動だと考えがちです。
「返信はしない。見るだけ」
「数秒確認して、すぐに戻る」
それなら影響は少ないように感じます。
しかし、認知心理学の研究では、人は複数の複雑な仕事を本当の意味で同時に処理しているわけではなく、注意を素早く切り替えていると考えられています。
仕事を切り替えるときには、新しい目標へ移り、それまで使っていた思考のルールから、新しい仕事のルールへ切り替える必要があります。
一回ごとの負担は小さく見えても、切り替えが繰り返されると時間の損失やミスが積み重なります。
さらに、複雑で慣れていない仕事ほど、切り替えの負担が大きくなる傾向があります。
つまり、問題はメールを読む数十秒だけではありません。
メールを確認する前の思考状態から離れ、内容を理解し、その後もう一度元の仕事へ戻る。
その一連の切り替えまで含めて考える必要があります。
通知を切れば、すべて解決するわけではない
ここまで読むと、
「では、通知をすべて切ればいい」
と思うかもしれません。
たしかに、通知は集中を中断するきっかけになります。
しかし、通知を切るだけですべて解決するとは限りません。
Microsoft Researchが紹介する職場調査では、通知をなくすと集中しやすくなる人がいる一方、新着メールが気になって、自分から何度も受信箱を確認する人もいました。
外からの中断が減っても、自分で自分を中断してしまうことがあるのです。
また、情報労働者40人を12日間追跡した研究では、メールに費やす時間が長いほど、本人が感じる生産性は低く、測定されたストレスは高い傾向がありました。
メールをまとめて確認することは、生産性の評価とは関連していましたが、ストレスまで確実に下げる証拠は得られませんでした。
ここから分かるのは、「通知を切る」という一つの方法を万能視できないということです。
必要なのは、通知を消すことだけではありません。
いつ連絡を確認するのか。何をしている間は確認しないのか。緊急の連絡をどのように受け取るのか。
こうしたルールまで決めておかなければ、気になって自分から確認する行動は残ります。
冒頭の一日も、通知を一つ二つ切るだけでは、おそらく変わらなかったはずです。
忙しいから集中できないのではなく、忙しさが集中を分断している
ここまでの研究を整理すると、忙しい人が集中できない理由は、単に仕事時間が不足していることだけではなさそうです。
より正確に表現するなら、
仕事が多いために注意の切り替えが増え、深く考えるための時間が細かく分断されている
という状態です。
もちろん、本当に仕事量が多すぎる場合もあります。
一人では処理できない量の仕事を抱えているなら、集中方法を工夫するだけでは解決できません。
仕事量の調整、納期の見直し、人員の追加、優先順位の変更など、組織側の対応が必要です。
一方で、同じ仕事量でも、
連絡を常に確認しながら進める
似た仕事をまとめず、到着順に対応する
会議の合間へ複雑な仕事を入れる
重要な仕事を「空いた時間」に回す
という進め方では、集中が細切れになりやすくなります。
時間の長さだけではなく、時間がどのような形で残されているか。
そこにも目を向ける必要があります。
HAROの暫定評価
今回確認した範囲では、『大事なことに集中する』の中心的な主張は、条件付きで支持できそうです。
複雑な仕事を何度も切り替えると、切り替えに伴う認知的な負担や、未完了の仕事に注意が残る現象が起きます。
そのため、大事な仕事へ集中する時間を意識的に確保し、中断を減らすことには、一定の合理性があります。
ただし、すべての仕事を長時間、一つずつ処理できるわけではありません。
顧客対応、医療、運用監視、接客、育児や介護など、途中で反応すること自体が役割に含まれる仕事もあります。
また、短い連絡や切り替えが、情報共有や問題の早期発見に役立つ場面もあります。
したがって、目指すべきなのは「一切中断されない働き方」ではありません。
深い集中が必要な仕事と、素早い対応が必要な仕事を区別すること。
そして、集中が必要な仕事だけでも、細切れの時間から守ること。
これが、現実的な考え方ではないでしょうか。
集中力ではなく、集中できる条件をつくる
集中できないとき、私たちは自分の内側に原因を探します。
「意志が弱い」
「集中力がない」
「もっと頑張らなければならない」
しかし、集中力は周囲の環境から切り離された能力ではありません。
通知が鳴り続ける。複数の仕事が同時に見えている。連絡へすぐ反応することを求められる。取り組む仕事の終了条件が決まっていない。
このような環境では、集中しようとするたびに別の仕事へ注意を引かれます。
必要なのは、自分を責めることよりも、集中しやすい条件を少しずつ増やすことです。
たとえば、
集中する仕事を一つだけ決める
メールやチャットを確認する時間を分ける
作業前に必要な資料をそろえる
どこまで進めれば終了かを決める
集中時間を予定表に入れる
中断されたときの再開地点をメモする
こうした方法なら、集中力の強さだけに頼らずに済みます。
今日、これだけやってみる
今日取り組む仕事の中から、考える負担が最も大きい仕事を一つ選んでください。
そして、その仕事のために25分だけ時間を確保します。
その25分間は、
メールを開かない
チャットを閉じる
スマートフォンを手の届かない場所に置く
選んだ仕事以外には着手しない
という状態をつくります。
25分で仕事を終わらせる必要はありません。
目的は、長時間頑張ることではなく、注意を切り替えずに一つの仕事へ向ける時間を試してみることです。
途中で別の仕事を思い出したら、すぐに取りかからず、紙やメモへ一行だけ書いて戻ります。
これだけでも、自分が集中できないのは能力の問題なのか、それとも中断の多さが原因なのかを観察できます。
集中するためには、まとまった時間が必要です。
しかし、その時間は仕事が落ち着いたら自然に生まれるとは限りません。
忙しいときほど、空いた場所には新しい連絡や細かな仕事が入り込みます。
だからこそ、大事な仕事に使う時間は、「余ったら使う時間」ではなく、先に守る時間として扱う必要があります。
集中できなかった一日を、努力不足だったと決めつけなくても大丈夫です。
その日は、あなたの時間が足りなかっただけではなく、注意が何度も分断されていたのかもしれません。
まずは25分だけ、一つの仕事から離れなくてよい時間をつくってみる。
大事なことに集中する最初の一歩は、集中力を高めることではなく、集中を邪魔する切り替えを一つ減らすことなのだと思います。
次に進みたい方へ
この記事の考え方を、毎日の仕事を少しラクにする行動へつなげたい方へ。
今の自分を疲れさせている仕事を一つ見つけ、やらないこと、確認すること、集中する時間を順番に整理できます。
参考資料
カル・ニューポート著、門田美鈴訳『大事なことに集中する――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法』ダイヤモンド社、2016年
Sophie Leroy, "Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Attention Residue When Switching Between Work Tasks," Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009
American Psychological Association, "Multitasking: Switching Costs"
Gloria Mark, Shamsi Iqbal, Mary Czerwinski, Paul Johns, Akane Sano, "Email Duration, Batching and Self-interruption: Patterns of Email Use on Productivity and Stress," CHI 2016
Shamsi Iqbal, Eric Horvitz, "Notifications and Awareness: A Field Study of Alert Usage and Preferences," Microsoft Research, 2010
