生成AIで「書きにくいメール」の下書きを作る方法｜お詫び・催促・断りのプロンプト3選

仕事でメールを書くとき、特に悩みやすいのが「相手への配慮が必要なメール」ではないでしょうか。

例えば、次のような場面です。

• ミスや遅延について謝罪したいけれど、どのように伝えればよいかわからない

• 返信や対応を催促したいけれど、相手を急かしているように思われたくない

• 依頼を断りたいけれど、相手との関係を悪くしたくない

こうしたメールは、丁寧な言葉を並べるだけでは十分ではありません。こちらの意図をはっきり伝えながら、相手への配慮も忘れない文章が求められます。

そこで役立つのが、生成AIです。

この記事を読むと、次のことができるようになります。

• お詫び・催促・断りの3つの場面で、コピペで使えるプロンプトを手に入れられる

• 相手を責めず、冷たくもならない下書きを、短時間でつくれる

• 送る前に、どこを確認すればよいかがわかる

ChatGPT、Claude、Gemini などの生成AIのチャット欄に、プロンプト（生成AIへの指示文）を貼り付けて使います。基本的な使い方は、前回の記事で紹介しています。

生成AI初心者向け｜ビジネスメールの下書きを任せる方法【コピペで使えるプロンプト付き】｜日々の生活お役立ち情報編集部

1. お詫びメール：誠意を伝えながら、簡潔に謝罪する

お詫びメールでは、謝罪の気持ちを伝えるだけでなく、何について謝罪しているのか、今後どのように対応するのかを明確にすることが大切です。

一方で、必要以上に長くなったり、言い訳のような表現が入ったりすると、かえって意図が伝わりにくくなります。

コピペで使えるプロンプト

以下をコピーし、［ ］の部分を書き換えてください。

あなたはビジネスメールの作成を支援するアシスタントです。

以下の情報をもとに、相手に誠意が伝わるお詫びメールを作成してください。

【宛先】
［上司・取引先・顧客など］

【謝罪する内容】
［何について謝罪するのか］

【状況・経緯】
［起きたことや原因。必要な範囲で記入］

【今後の対応】
［修正・再送・再発防止など］

【相手との関係】
［普段からやり取りがある・初めて連絡するなど］

【希望する文体】
丁寧で誠実。言い訳がましい表現や、過度に大げさな謝罪は避ける。

【出力形式】
件名・宛名・本文・署名

事実関係を勝手に補わず、情報が不足している場合は確認事項を示してください。

使用例：資料の送付が遅れた場合

入力する内容は、次のとおりです。

【宛先】
取引先の担当者

【謝罪する内容】
予定していた資料の送付が遅れた

【状況・経緯】
送付予定日を過ぎてしまった

【今後の対応】
本日中に資料を送付する

【相手との関係】
普段からやり取りがある

これをもとに、例えば次のようなメールが生成されます。生成される文章は、毎回少しずつ異なります。

株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社△△の□□です。

〇月〇日にお送りする予定でした資料が、期日を過ぎても届いておらず、誠に申し訳ございません。

資料は、本日中にお送りいたします。

お待たせしてご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　□□

※実際の状況に応じて、会社名・氏名・日付などを正確に書き換えてください。

ポイント： お詫びメールでは、謝罪だけで終わらせず、可能であれば今後の対応や具体的な予定も伝えましょう。

2. 催促メール：相手に配慮しながら、必要な対応をお願いする

催促メールは、書き方によって相手に強い圧力を与えてしまうことがあります。例えば、返信がない相手に「早く返信してください」とだけ伝えると、強い印象を与えかねません。

大切なのは、何について確認したいのか、いつまでに対応してほしいのかを明確にしつつ、相手への配慮を忘れないことです。

コピペで使えるプロンプト

あなたはビジネスメールの作成を支援するアシスタントです。

以下の情報をもとに、相手に配慮した丁寧な催促メールを作成してください。

【宛先】
［上司・取引先・顧客など］

【催促したい内容】
［返信・資料提出・確認・支払いなど］

【これまでの経緯】
［依頼した日や、現在の状況］

【希望する期限】
［具体的な日付。未定の場合は「指定なし」］

【相手との関係】
［普段からやり取りがある・初めて連絡するなど］

【希望する文体】
丁寧で簡潔。相手を責める表現は避け、必要な対応が明確に伝わる文章。

【出力形式】
件名・宛名・本文・署名

期限や経緯など、不明な情報を勝手に補わないでください。情報が不足している場合は確認事項を示してください。

使用例：確認の返信がない場合

入力する内容は、次のとおりです。

【宛先】
取引先の担当者

【催促したい内容】
先日送付した資料の確認

【これまでの経緯】
〇月〇日に資料を送付した

【希望する期限】
今週金曜日（〇月〇日）

【相手との関係】
普段からやり取りがある

株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社△△の□□です。

〇月〇日にお送りした資料について、その後のご確認状況はいかがでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、今週金曜日（〇月〇日）までにご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、お知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　□□

ポイント： 催促する理由や期限を明確にすると、相手も対応しやすくなります。ただし、期限は実際の業務上の必要性に応じて設定しましょう。

3. 断りのメール：断る理由と、相手への配慮を両立する

依頼や誘いを断るメールも、書き方に悩みやすいものです。断ること自体に問題がなくても、表現によっては冷たい印象になったり、相手に誤解を与えたりすることがあります。

断る場合は、依頼への感謝を伝えたうえで、対応できないことを明確に伝えるのが基本です。代替案を出せる場合は、それを添えるのも有効です。

コピペで使えるプロンプト

あなたはビジネスメールの作成を支援するアシスタントです。

以下の情報をもとに、相手に配慮した丁寧な断りのメールを作成してください。

【宛先】
［上司・取引先・顧客など］

【断りたい依頼】
［依頼や誘いの内容］

【断る理由】
［差し支えない範囲で記入］

【代替案】
［別の日程・別の方法など。なければ「なし」］

【相手との関係】
［普段からやり取りがある・初めて連絡するなど］

【希望する文体】
丁寧で誠実。曖昧な返答で期待を持たせず、断る意思が明確に伝わる文章。

【出力形式】
件名・宛名・本文・署名

断る理由や代替案を勝手に作らず、情報が不足している場合は確認事項を示してください。

使用例：依頼された仕事を引き受けられない場合

入力する内容は、次のとおりです。

【宛先】
取引先の担当者

【断りたい依頼】
新たな資料作成の依頼

【断る理由】
現在の業務予定の都合で対応が難しい

【代替案】
なし

【相手との関係】
普段からやり取りがある

株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社△△の□□です。

このたびは、資料作成のご依頼をいただき、ありがとうございます。

大変恐縮ですが、現在の業務予定の都合により、今回はお引き受けすることが難しい状況です。

ご期待に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社△△　□□

ポイント： 断る理由を必要以上に詳しく説明する必要はありません。相手との関係や状況に応じて、簡潔かつ明確に伝えましょう。

4. 生成AIが作ったメールを、そのまま送っても大丈夫？

ここまで、お詫び・催促・断りのメールに使えるプロンプトを紹介しました。ただし、生成AIが作った文章を確認せずにそのまま送るのは避けましょう。

入力する前に

• 個人情報や機密情報を、不必要に入力していないか

送信する前に

• 相手の名前や会社名に誤りがないか

• 日付や期限が正しいか

• 自分の意図と異なる内容が含まれていないか

• 必要以上に強い表現や、曖昧な表現がないか

• 謝罪・催促・断りの意思が、適切に伝わるか

特に、お詫びメールでは責任の所在や今後の対応、催促メールでは期限、断りのメールでは引き受けられない範囲など、事実関係を正確に確認することが重要です。

生成AIは文章づくりを助けるツールです。内容の確認と送信の最終判断は、必ずご自身で行ってください。

5. 3つのプロンプトの使い分け

メールの種類ごとに、特に意識したいことは次のとおりです。

• お詫びメール： 謝罪する内容と、今後の対応

• 催促メール： 確認したい内容と、期限

• 断りのメール： 断る意思と、相手への配慮

共通して重要なのは、相手・目的・状況を具体的に伝えることです。「丁寧なメールを書いて」とだけ指示するよりも、必要な情報を整理して入力するほうが、目的に合った下書きになりやすくなります。

おわりに

お詫び・催促・断りのメールは、仕事の中でも表現に気を遣う場面です。生成AIに下書きを任せれば、文章を一から考える負担が減り、伝えたい内容の整理にも役立ちます。

まずは、今回のプロンプトをコピーして、次に書く「書きにくいメール」で試してみてください。

役に立ったと思ったら、スキを押していただけるとうれしいです。