生成AI初心者向け｜ビジネスメールの下書きを任せる方法【コピペで使えるプロンプト付き】
ビジネスメールを書くとき、こんな悩みはありませんか？
丁寧な文章にしようとして、なかなか書き終わらない
取引先や上司に失礼がないか、不安になる
伝えたいことは決まっているのに、文章にまとめられない
毎回似たようなメールを書いていて、時間がもったいない
こうした悩みを軽くする方法の一つが、生成AIの活用です。
この記事を読むと、次のことができるようになります。
伝えたいことを箇条書きにするだけで、ビジネスメールの下書きをつくれる
失礼がないか不安なときに、表現を整えてもらえる
コピペで使えるプロンプトを、自分の仕事にそのまま使える
生成AIをあまり使ったことがない方に向けて、使い方を一から紹介します。特別な知識は必要ありません。まずは1通のメールから始めてみましょう。
1. 生成AIを使うと、メールの書き方はどう変わる？
メールを一から書く場合、伝える内容を整理し、文章を組み立て、敬語や表現を確認する必要があります。
生成AIなら、伝えたいことを箇条書きで渡すだけで、メールの下書きが返ってきます。すでにある文章を、丁寧な表現に直してもらうこともできます。具体例は第3章で紹介します。
ただし、重要なのは生成AIにすべてを任せることではありません。自分で内容を整理し、生成AIに文章化を手伝ってもらうという使い方がポイントです。
2. そのまま使える！ビジネスメール用プロンプト
「プロンプト」とは、生成AIへの指示文のことです。ChatGPT、Claude、Gemini などの生成AIのチャット欄に、次の文章を貼り付けて使います。
基本のプロンプト
あなたはビジネス文書の作成を支援するアシスタントです。
以下の情報をもとに、自然で丁寧なビジネスメールを作成してください。
【宛先】
［上司・取引先・顧客など］
【メールの目的】
［依頼・お礼・日程調整・問い合わせへの返信など］
【伝えたい内容】
［相手に伝えたいことを箇条書きで記入］
【背景・経緯】
［必要に応じて記入］
【希望する文体】
丁寧で簡潔な文章。過度に堅苦しい表現は避ける。
【出力形式】
1. 件名
2. 宛名
3. 本文
4. 結びの挨拶
5. 署名
情報が不足している場合は、事実を勝手に補わず、確認が必要な事項を示してください。［ ］の部分を自分の状況に合わせて書き換えれば、さまざまな場面で使えます。【メールの目的】の欄を変えるだけで、日程調整やお礼、問い合わせへの返信にも応用できます。
3. 実際の使い方：打ち合わせの日程変更をお願いする
ここでは、先ほどのプロンプトを使って、取引先へのメールを書く例を紹介します。
