Excelの管理表、増やしすぎていませんか？ 何度も作り直して気づいたこと
Excelの管理表、増やしすぎていませんか？ 何度も作り直して気づいたこと
Excelで管理表を作ったのに、なぜか仕事がラクにならない。
そんなこと、ありませんか？
データが増えるとファイルが重くなる。
管理表が増えすぎて、必要な情報がどこにあるのかわからない。
私も仕事でExcelを使っていて、同じようなことで困ってきました。
管理するために作ったはずなのに、管理表そのものを管理できていない。
今回は、そんな実務経験から感じたことと、管理表を見直すための考え方をお話しします。
難しい関数の解説ではありません。
今使っているExcelを見直すきっかけになればうれしいです。
1. 管理表が増えるほど、仕事が複雑になる
Excelは便利です。
顧客情報、契約内容、期限、売上、在庫など、いろいろな情報を整理できます。
ただ、管理するものが増えると、こんなことが起こります。
どのファイルに何が入っているかわからない
データが増えて動作が重くなる
似たような管理表がいくつもできる
必要な情報を探すだけで時間がかかる
情報は残っているのに、すぐに見つけられない。
これでは、管理できているとは言いにくいですよね。
管理表があることと、管理できていることは別。
ここが、Excelを使ううえで意外と難しいところだと感じています。
2. 分けたり、まとめたり。何度も作り直した話
私自身、仕事で使うExcelの管理表に悩んできました。
データが増えるとファイルが重くなる。
管理表が増えると、どこに何があるのかわからなくなる。
そこで、管理表を用途ごとに分けてみたり、逆にひとつにまとめてみたりしました。
Excel自体を作り直したこともあります。
それでも、すべてが解決したわけではありません。
管理表を整理することと、使いやすい管理の仕組みを作ることは、同じではない。
何度も見直してきたからこそ、そう感じています。
3. 自分がわかるだけでは足りない
今も残っている課題のひとつが、誰が見てもわかる管理表にすることです。
自分が作ったExcelなら、どこに何があるのか、ある程度は把握できます。
でも、仕事では自分以外の人も使います。
「この情報はどこ？」
「どの管理表を見ればいい？」
そんな迷いが生まれない状態にしたい。
もうひとつの課題は、情報の一元管理です。
複数の管理表を行き来しなければ必要な情報が揃わないと、確認するだけでも手間がかかります。
もちろん、すべてを無理にひとつのファイルへ詰め込めばいいわけでもありません。
大切なのは、誰が見ても、必要な情報に迷わずたどり着けること。
そのための仕組みを、今も考えているところです。
4. 管理表を見直すための3つのポイント
Excelを作り直す前に、まず確認しておきたいことがあります。
① 必要な情報をすぐに見つけられるか
ファイルを何個も開かないと情報が見つからないなら、管理表の分け方や情報の置き場所を見直す余地があります。
② 自分以外の人でも使えるか
作った本人しかわからない管理表になっていないでしょうか。
項目名や入力ルール、確認する場所がわかりやすいかどうかも大切です。
③ 同じ情報を何度も管理していないか
似た情報を複数のファイルで管理していると、更新や確認の手間が増えます。
どこを見れば最新の情報がわかるのか、整理しておきたいところです。
この3つは、特別な関数を使わなくても確認できます。
新しい管理表を作る前に、今の使い方を少し見直すだけでも、改善のヒントが見つかるかもしれません。
5. まだ改善の途中だからこそ
管理表を分けたり、まとめたり、作り直したり。
いろいろ試してきましたが、まだ課題は残っています。
誰が見てもわかりやすいこと。
必要な情報をすぐに見つけられること。
できるだけ一元管理できること。
今は、この3つを特に大切にしたいと考えています。
仕事をラクにするためのExcelなのに、Excelの管理に時間を取られてしまう。
そんな状態を、少しずつ変えていきたいです。
完璧な管理表を最初から作るのは難しいもの。
だからこそ、実際に使いながら、少しずつ改善していくことも大切だと思っています。
管理表を実際に見直したい方へ
Excelの管理表は、ただ作り直すだけでは、また同じ問題が起きてしまうことがあります。
大切なのは、誰が使っても迷わず、無理なく更新できる形にすること。
そこで、管理表を見直すための具体的な「5つの手順」を別の記事にまとめました。
管理項目の整理から入力ルールの統一、更新期限の色分けまで、契約更新管理表を例に解説しています。
関数が苦手な方でも、できるところから試せる内容です。
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Excel管理表を「誰でも使いやすい形」にする5つの手順｜関数が苦手でもできる業務改善https://note.com/desq_work/n/n90b8468ce4d1
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実務で感じた不便や、改善のために試していることも、少しずつ紹介していきます。
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