Excel管理表を「誰でも使いやすい形」にする5つの手順｜関数が苦手でもできる業務改善

Excel管理表を「誰でも使いやすい形」にする5つの手順｜関数が苦手でもできる業務改善
Excelの管理表、こんなことで困っていませんか？

・担当者によって入力方法が違う
・必要な情報を探すのに時間がかかる
・契約の更新期限を見落としそうになる
・作った人しか使い方がわからない

私も仕事で、管理表を分けたり、まとめたり、作り直したりしてきました。
それでも、まだ課題は残っています。
特に難しいと感じるのが、自分以外の人でも迷わず使える管理表にすること。
便利な関数を増やしても、必要な情報が見つからなければ意味がありません。
そこで今回は、Excelの基本機能だけで管理表を見直す5つの手順を紹介します。
この記事では、次のことを実践できます。

① 管理項目を整理する
② 入力内容を選択式にして表記のばらつきを減らす
③ 必要な情報だけを抽出する
④ 契約更新期限を色で見分ける
⑤ 複数人で使うためのルールを決める

具体例には「契約更新管理表」を使います。
難しいマクロやVBAは必要ありません。
今ある管理表を、少しずつ使いやすくしたい方に向けた内容です。
顧客管理や備品管理などにも応用できる考え方です。
Excelファイルのダウンロードは不要。
記事内のサンプルデータと数式を使って、自分のExcelで試せます。
※操作環境はWindows版Excel（Microsoft 365／2021／2024）を想定しています。画面の名称はバージョンによって異なる場合があります。

この記事では、図解を見ながら進められます
「文章だけだと、Excelのどこを操作すればいいかわからない」
そんな方でも取り組みやすいように、実際の操作手順を6枚の図解にまとめました。
管理表の項目設定から、入力ルールの統一、検索しやすくする方法、更新期限の色分けまで。
Excelの画面を見ながら、一つずつ操作できる内容です。
難しいマクロやVBAは使いません。
ここから先の有料部分で、具体的な設定方法と図解を紹介します。