AIの報告は速い。方針は第26版まで直しました。200枚超を作って感じた壁
最近、3つのテーマで、合計200枚を超えるスライドを作りました。
これまでの活動を振り返り、今後のアクションまでまとめる資料です。
中小企業でAI活用を推進している私としては、こういうボリュームのある資料こそ、AIの力を借りたいところです。
実際、過去のデータや議事録を集めて、報告としてまとめる部分は、かなり楽になりました。
ところが、その先の修正の往復が、なかなか終わりませんでした。
これから何をするのか、なぜそれをするのかを伝える部分は、直しを重ねて第26版。
最後は人に見せられる水準まで整いましたが、そこに着くまでの手間が、報告部分とはかなり違いました。
同じ資料の中でも、こんなに違うのか。
AIで長い資料を作っていて、修正の往復が終わらない。
そんな方に向けて、今回は、助かったところと任せ方を考え直したくなったところを書いてみます。
3つのテーマで、合計200枚超になりました
今回作ったのは、テーマの異なる3つの資料です。
それぞれに、今までの活動のまとめと、これから取り組むことがありました。
担当している内容が多いので、一つひとつを整理すると、どうしてもそれなりの量になります。
全部合わせたら、200枚を超えていました。
ただ、最初から最後まで、同じ苦労をしたわけではありません。
過去の活動や集計結果を報告する部分と、今後の方針を伝える部分では、作っているときの感触がかなり違いました。
報告にあたる部分は、ざっくり100枚くらい。
こちらは、AIが本当によく働いてくれました。
データを集めて、報告にするのは本当に楽です
集計用のデータを集める。
それを整理して、グラフにする。
過去の議事録を読み、どんなことをやってきたのか、どこまで進んだのかをまとめる。
こういう作業は、かなり任せられました。
もとになるデータや記録があり、それを報告という形に整理する。
今回のこの部分では、最初に出てきた資料から、そこそこ精度が高かったんですよね。
もちろん、そのまま完成ではありません。
伝えたいメッセージを変えたり、構成を入れ替えたり、実際のスライドを見ながら修正はしています。
それでも、以前のように自分でデータを確認し、一つずつ入力して資料にしていたときとは、だいぶ違いました。
報告としてまとめる作業は、体感では以前の10分の1くらいになりました。
楽になっても、レビューは残ります
ここは少し補足しておきたいところです。
10分の1というのは、時間を測って比較した実績ではなく、今回の報告部分を作った私の体感です。
AIが拾ってくる言葉に、微妙なずれはありました。
内容自体は関係しているけれど、そこでそのキーワードを使うのはちょっと違う、という感じです。
それなりのボリュームが出てくるので、確認するだけでも時間はかかります。
スライドを読み、気になるところを直して、また見直す作業は必要でした。
ただ、私にとっては、ゼロから全部作る作業が、出てきたものを確認して直す作業に変わったことが大きかった。
細かい修正があるからといって、楽になった実感が消えるわけではありません。
このあたりの便利さは、十分に感じています。
だからこそ、そのまま次の部分も進むと思ってしまいました。
「これから何をするか」に入ると、急に難しくなる
苦戦したのは、今後の活動を伝える部分です。
何をやるのかだけでなく、どういう理由で、その活動につながるのかを説明しないといけません。
過去の記録をまとめるだけでは、その道筋は決まりません。
私が何を大事にして、どの順番で伝えたいのかも、資料に反映する必要があります。
伝えたい材料はあっても、どれを大きな方針として置き、どういう順番で見せるかが、まだ整理できていませんでした。
私はその状態で、AIとのやり取りを始めていました。
話して、整理してもらって、また話して、組み直してもらう進め方です。
普段、このnoteもそうやって作っています。
考えがまとまっていなくても、話しながら整理していけるのは、AIを使う大きな便利さだと思っています。
ただ、今回はそれを、ボリュームのあるスライド資料でやりました。
そこから、修正の往復がなかなか終わらなくなりました。
内容はある。でも、情報の並べ方が違う
困ったのは、まったく違う話が出てくることではありません。
必要な内容は入っているけれど、扱い方が少し違うんです。
たとえば、いくつかの話をまとめる上位の考え方として扱ってほしいのに、ほかの具体的な活動と同じ位置に並んでしまう。
こちらとしては、そこは一つ上のくくりにしてほしい、となります。
何を大きな方針として置くか。
何を、その方針を実行するための活動として置くか。
この情報の階層と、取捨選択が、思った形になかなか合いませんでした。
単に言葉を短くしたり、箇条書きに直したりする修正では済まないところです。
内容を拾ってくれることと、私が伝えたい構造になることは、違いました。
AIの出力を見ながら、私自身も、何を上に置きたいのかを考え直していたと思います。
最初に渡した段階で、そこが十分に整理できていたとは言えません。
1枚ずつ読むとよくても、前後でずれる
もう一つ気になったのが、スライド同士のつながりです。
前のページから続けて読むと、ここでこの話し方になるのは、少しずれるよね、という箇所がありました。
その1枚だけを見れば、変なことが書いてあるわけではありません。
でも、その前までどういう説明をしていたかを踏まえると、言い方や話の運びに引っかかる。
これが、スライドを順番に見ていくと気になってきます。
少なくとも今回の渡し方では、内容を外しているというより、私の意図の重みづけまではそろわない、という感じでした。
以前、AIが作ったパワポの文字が枠からはみ出す話を書きました。
今回は、見た目が収まっていても残る、話のつながりの難しさです。
見た目と文章がそれらしく整っている分、通して読まないと分からないところもある。
長い資料では、そこを確認する手間も軽くありませんでした。
HTMLとPPTX、2つの形で確認していました
今回、Claude Codeには、HTMLとPPTXの両方を出してもらっていました。
PowerPointのファイルと、ブラウザで開けるファイルを、両方確認していた形です。
HTMLも残っているのには、理由があります。
ほかの人にレビューしてもらうとき、HTMLをアーティファクトとして共有し、表示した資料の上でコメントやフィードバックをもらえる仕組みを作っていたんです。
そこで受け取ったコメントを取り入れて、また資料を直す。
自分だけで確認するのでなく、人に見てもらうためにも使っていました。
ただ、最初に両方を出す形で始めたので、その後もその作り方が続いていました。
正直、2つの形を確認するのは、少し面倒ではあります。
それでも、コメントをもらって直すためのHTMLと、スライドとして確認するPPTXがあった。
ファイルがいくつも残っているのは、そうやって確認と修正を繰り返していた名残でもあります。
直しを重ねて、第26版までいきました
気になるところを伝えて、直してもらう。
それを読み、また違和感のあるところを伝える。
写っている版番号はv0.25までです。本文の「第26版」は、この画面から数えたものではなく、今回の私の振り返りに基づきます。
そんなやり取りを重ねて、ようやく第26版まできました。
ある程度の水準を超え、人に見せられるところまでは整ったと思います。
ただ、全部がすっきりつながったという感覚でもありません。
直そうと思えば、まだ何往復かできそうなところは残っています。
なので、いったんそこで区切って、出しました。
修正が終わり切ったというより、見せられる水準まできたので区切った、というほうが近いです。
報告部分はあんなに楽になったのに、ここはずいぶん往復したな、と。
同じAIで資料を作っていても、任せる内容によって違うのだと感じました。
私も、設計図を描く前にスライドにしていました
ただ、これを全部、AIが苦手だからで片づけるのは違うと思っています。
私の進め方にも、反省するところがあります。
今回は、伝えたいことを十分に整理する前に、スライドに落とし込んでしまいました。
全体の設計も、スライドを直しながら詰めようとしていたんですよね。
以前の「AIのパワポ、ポン出しをやめました」でも、構成を先に決める話を書いています。
今回あらためて感じたのは、同じ資料の中でも、報告と方針では任せたときの手応えが違うことです。
それでも私は、報告部分がうまく進んだ流れで、設計が固まりきらないところまで進めてしまいました。
スライドを直しながら、何をどう伝えるかまで考えていました。
自分の中でまとまっていないところまで、AIにうまく整理してもらおうとしていた。
うまくいかなかった原因には、それもあるだろうなと思っています。
次は、文章でつながりを確かめてから
次に同じくらいボリュームのある資料を作るなら、面倒くさがらずに、先にドキュメントを作ろうと思います。
そこで、何を伝えるか、どういう順番で伝えるかを、ある程度そろえておく。
考えている順番は、こんな形です。
まず文章で全体を組み、方針と具体的な活動の関係を整理する。
前後の説明に矛盾や飛躍がないかを確認する。
流れが見えたところで、スライドへ割り振る。
スライドとして通して読み、分け方や説明の順番を調整する。
これは、今回やって改善できた手順ではありません。
あの往復を振り返って、次はこうしたほうが効率よく進むのでは、と考えていることです。
文章でつながっていることと、スライドで読みやすいことも、また少し違います。
だから、設計図ができたら修正ゼロになる、とまでは思っていません。
少なくとも、全体の論理を考える修正と、どのページで何を見せるかの修正を、少し分けて進めたい。
次は、その順番で往復が減るかを確かめてみたいです。
20〜30枚の感覚を、そのまま持ち込めなかった
私の感覚では、20〜30枚くらいの資料なら、まず出してもらって、細かく直して終える進め方でも回っていました。
全体を見ながら調整することが、そこまで大きな負担にならないからです。
今回は、合計200枚超。
それぞれの資料にも、報告と今後の活動という、性質の違う内容が入っていました。
同じように作れるだろうと思っていても、前後のつながりや全体設計で確認したいところが増えてきます。
短い資料での進め方を、そのまま広げればいいわけではなかったんだと思います。
もちろん、何枚から難しくなる、という線引きが分かったわけではありません。
枚数だけでなく、何をまとめる資料なのか、私自身の考えがどこまで整理できているかにも左右されるはずです。
AIで長い資料を作るときは、何枚作れるかと一緒に、何をどこまで任せるかも考えたい。
今回、そこを少し雑にしてしまった気がしています。
まとめ：報告で助かったからこそ、任せ方を見直したい
今回の資料作りで、AIの便利さはかなり実感しました。
データや過去の記録から報告にまとめる部分は、本当に助かりました。
一方で、今後の活動をどういう理屈で伝えるか、何を上位に置くか、前後をどうつなぐか。
そういう部分は、まだ私が何度も読み、直す必要がありました。
同じ資料でも、報告をまとめる部分と、方針を組み立てる部分では、任せ方を変えたい。
あなたもAIで資料を作っていて、修正の往復が終わらないと感じることはあるでしょうか。
今回の私なら、一度スライドを離れて、文章でつながりを確かめるところからやり直したいと思います。
あとがき
喋って、まとめてもらって、また喋る。
この進め方は便利なので、これからも使うと思います。
ただ、話しながら考えることと、人に見せる資料を仕上げることを、一気にやろうとしすぎたのかもしれません。
全自動でいい感じに、までは、まだいきませんでした。
報告部分で助かった実感と、第26版まで直した実感。
どちらも、今回のありのままの感想です。
あわせて読みたい
同じように社内でAI活用を推進している方の話が、一番参考になります。
「うちはこうだった」があれば、ぜひコメントで教えてください。
このnoteでは、横浜の中小企業でAI活用を進めるなかで、
うまくいったことも、うまくいかなかったことも、そのまま書いています。
よかったらフォローして、次回も読んでいただけると嬉しいです。
