毎日5分の作業を自動化した。でも、本当に消えたのは5分ではなかった

「この作業、毎日5分くらいだから、自動化するほどでもないですよ」業務改善をしていると、わりとよく出てくる言葉だ。

5分なら確かに短い。月20日やっても100分。自動化のために30分や1時間使うなら、自分でやった方が早いようにも見える。

昔なら僕も、5分×20日＝100分、自動化に1時間ならすぐ元が取れる、くらいの計算をしたかもしれない。

でも今の僕は、そこをあまり見ていない。実際の仕事で「5分の作業」を自動化していくと、消えているのは5分ではない。

その仕事を覚えておくこと。気づくこと。探すこと。確認すること。誰かに聞くこと。返事を待つこと。終わったかをもう一度確認すること。そして後から「ちゃんとやった」と説明すること。

こうした周辺の負荷まで少しずつ消えていく。だから最近は、自動化の価値を「何分削減したか」だけで測ると、かなり大事なものを取りこぼすと思っている。

5分の仕事には、5分しか書かれていない

たとえば、ある一覧を開いて未処理を確認し、該当者へ連絡する作業があるとする。手を動かしている時間だけなら5分かもしれない。

でも、その5分が始まる前には「今日は確認する日だった」と覚えていなければならない。対象の一覧がどこにあるか探し、それが最新データか確かめ、誰が未処理なのか判断する。

連絡した後も終わらない。

昨日も連絡した相手なのか。今は申請中だから催促してはいけないのか。すでに本人ではなく上長へ上げる段階なのか。自分はもう連絡したのか。相手は対応したのか。

そして数日後に問題が起きれば、「いつ誰に何を連絡したのか」を説明することになる。

つまり5分の作業の周囲には、かなり大きな仕事がぶら下がっている。

僕はこれを最近、勝手に記憶税だと思っている。作業時間ではない。その作業を人間の頭の中に置いておくために払い続けるコストだ。

在庫照会10分を「即時」にした時、消えたのは10分ではなかった

僕が在庫管理を触り始めた時も、最初は「検索を速くする」という話に見えた。

営業が在庫を知りたい。管理側へ聞く。Excelや資料を探す。これは最新か確認する。予約済みなのか、出荷可能なのか、検収前なのかを見る。必要なら別の人にも聞いて、ようやく答えを返す。

一件一件なら大した時間ではない。だいたい10分程度だった。でも、これが一日に何件も来ると話が変わる。

聞く人も仕事を止める。答える人も仕事を止める。途中で別の確認が入る。回答が遅れれば「まだですか」という確認がさらに来る。つまり10分ではない。会社の中で、小さな割り込みが連鎖している。

そこで仕入・入庫・検収・在庫・出荷・月末棚卸を一続きの状態として見られるようにし、誰が更新するのか、どの状態を何と呼ぶのか、どこまで行けば出荷可能なのか、変更履歴をどう残すのかも揃えた。

在庫照会は、従来の約10分からほぼ即時に確認できる仕組みへと変えた。さらに、従来15件あった在庫差異をゼロに近づけ、延べ105人時を要していた棚卸を6人時程度まで圧縮することを目標に、業務の構造そのものを見直している。

でも、僕が一番大きいと思っているのはそこではない。「誰かに聞かなければ分からない」が減ったことだ。

棚卸も同じだ。棚卸当日の人数を削ったのではなく、普段から在庫状態を正しく持てるようにして、最後に人海戦術で現実と帳簿を突き合わせる仕事そのものを減らした。

削減したのは105人時だけではない。普段の不確かさを、最後に人間がまとめて精算する仕組みを減らした。

これは僕だけの感覚ではない。トヨタは100年以上前から「人が見張らない仕組み」を作っていた

この考え方を調べていると、ものすごく古いところに同じ発想がある。トヨタ生産方式の「自働化（jidoka）」だ。

源流になった豊田佐吉の織機では、糸が切れたりなくなったりすると機械自身が停止する仕組みが作られた。トヨタ自身の歴史資料にも、この仕組みによって機械を人が常時監視する必要がなくなったと記されている。

後の生産ラインでも、異常が起きれば設備を止め、アンドンで異常箇所を見えるようにして、必要な時だけ人がそこへ行く構造が作られた。

ここが面白い。機械を速く動かす話ではない。正常な間は、人が見ていなくていい。異常が起きた時だけ、人を呼ぶ。

僕が在庫や勤怠や物流でやろうとしていることも、かなり近い。

全部を人が監視するのではなく、正常なものは流す。ルールで判断できるものはシステムへ渡す。人間は、止まったもの、変なもの、判断が必要なものを見る。

新しいAIやRPAの話に見えて、原理自体はかなり古い。

自動化すると、本当に消えるのは「思い出す仕事」

勤怠でも同じことを考えた。たとえば未申請や未修正を追う仕事を人がやるなら、毎朝一覧を開いて未処理を探し、対象者へ連絡する。

一回なら簡単だ。問題は毎日続くことだ。そこで考えたのは、単に「催促メールを自動送信する」ではなかった。

夜間に状態を確認し、朝に再確認する。3日遅れていれば本人へ通知する。さらに遅れたら上長や総務への共有対象にする。一方で、すでに修正申請中なら催促してはいけないし、データ取得自体が失敗しているなら誤通知を大量に流すより処理を止めるべきだ。

ここまで決めて、ようやく自動化になる。単に人が押していた送信ボタンを機械に押させるだけなら、僕はあまり価値を感じない。

重要なのは「今この人には何をすべきか」を、人間が毎日思い出して判断しなくてよくすることだ。

しかも履歴が残っていれば、「連絡しましたか」と聞かれた時に自分の記憶を探す必要もない。

自動化前は、人間が仕事の状態を覚えている。自動化後は、システムが状態を覚えている。ここにかなり大きな差がある。

日本のAKKODiSでも、「上司を追いかける仕事」そのものが消えている

これは企業事例にも、かなり露骨に出ている。

AKKODiSではPower AppsやPower Automateを使って予算申請のワークフローを作り、従業員が上司へ承認を催促する必要をなくした。

ここで面白いのは、単に「申請処理が何分短くなった」という話ではないことだ。

AKKODiSの担当者自身が、上司へ予算承認を依頼することにはストレスがあり、その工程が自動化されたことを大きな変化として語っている。Microsoftの事例では、こうした自動化ワークフロー全体で年間15,800時間以上を削減したとされている。

僕が「記憶税」と呼んでいるものにかなり近い。承認そのものは人間がする。

でも、「そろそろ催促しなきゃ」「まだ返ってきていない」「誰に頼んだっけ」「もう一度言った方がいいか」を申請者が頭の片隅に置いておく必要はない。

自動化したのは承認ではない。承認を追いかけ続ける人間の注意力だ。

だから僕は「作業」を自動化しているわけではない

これまでPowerShellやPython、VBA、GAS、Power Appsなどで、照合、通知、集計、転記、取込をいろいろ自動化してきた。

でも道具そのものにはあまり興味がない。極端に言えば、PowerShellでもPythonでもPower Automateでも、目的を満たせるなら何でもいい。

僕が消したいのはクリックではない。「あれ、今日やったっけ」「誰に確認するんだっけ」「これ最新だっけ」「返事まだだったっけ」「前回どうしたっけ」こういう状態だ。

一つ一つは数秒しかかからない。だから工数表にはほぼ現れない。でも一日に何十回も頭へ割り込み、それまでやっていた仕事から注意を引き剥がす。

僕はむしろ、こっちの方が高いと思っている。

50回、80回の「ちょっとした手作業」をゼロにした会社もある

2026年のMicrosoftの事例にLifetime Productsというメーカーがある。

同社では受注処理などにAIや自動化を入れ、ある日次の受注業務では、それまで発生していた50〜80回の手作業による接触がゼロになったと報告されている。その結果、45人が別の役割へ移ったという。

この数字が面白いのは、「1回何分削減したか」ではない。50〜80回、人間が何かを見る。開く。確認する。押す。渡す。その一つ一つは小さくても、仕事はそのたびに人間を呼び戻している。

だから、ここをまとめて消すと単純な総時間以上に働き方が変わる。一日の途中で何十回も機械に呼び戻される人と、例外が起きた時だけ呼ばれる人。

同じ8時間勤務でも、仕事の質はかなり違う。

物流で怖いのも、5分の電話ではない

物流でも似たことがある。

海外から貨物が来る。輸入申告の連絡を確認する。追跡番号を見る。必要なら配送会社へ電話する。倉庫側へ連絡してもらう。

一回の作業だけ見れば大したことはない。問題は貨物が増えた時だ。

追跡番号がまだ入っていない。出庫したのに連絡されていない。どのPIの貨物なのか分からない。UPSでは処理したが、別の配送会社ではどうなっているのか。

誰かが覚えていれば回る。でも、その「誰か」が休んだり、別案件へ意識を持っていかれたりすると止まる。

僕が怖いのは、5分の電話ではない。電話することを忘れても、誰も気づかない状態だ。

だから「発注→出庫→追跡番号→倉庫連絡→入庫完了」と状態をつなげ、途中が欠けているものだけ例外として見える方がいい。

全部を人が確認するのではなく異常なものだけ人が判断する。ここでもトヨタの自働化と同じ原理が出てくる。

良い自動化は、人を速くするのではなく、人を例外処理だけに残す

人間は毎日同じ一覧を見て、同じ条件を確認し、同じような通知を送り続ける仕事では、どうしても見落とす。

一方で「この相手だけ事情が違う」「この貨物だけ通常ルートではまずい」「この申請は形式上は遅れているが、実際には別対応中だ」のような例外判断は、人間の方がまだ強い。

ならば全部自動化する必要はない。正常なものは勝手に流れる。決まった条件はシステムが判断する。おかしいものだけ人間に出す。

僕が業務基盤を作る時は、だいたいこちらへ持っていこうとする。人が仕事をするのではなく人が「例外」に集中できるようにする。その方が、単純な工数削減より価値が大きい。

大企業の自動化でも、結局「人を単純作業から外す」に行き着いている

CoreLogic Asia Pacificも分かりやすい。

同社はPower AutomateへRPAを移行し、手作業に使っていた時間を年間5万時間以上削減したとしている。さらにある管理部門では、業務負荷のおよそ87％を自動化し、週8,000件以上を処理するところまで進めた。

Uberでも、税務、請求、ベンダー管理、安全関連の処理などを自動化し、年間30万時間を超える手作業を削減したとされる。ただし、ここでも重要なのは数字の大きさそのものではない。

たとえば安全報告では、インシデント情報を所定のシステムへ振り分け、関連データまで集めた状態で担当者へ渡す。担当者は「情報を探して集める」ところから始めなくていい。

これも結局人間へ渡す時点で、判断できる状態まで機械が整えておくという話だ。僕が現場でやっていることと規模は全く違うが、構造は同じだと思う。

「共有した」は、仕組みになっていない

属人化についても、昔より考え方が変わった。

情報をTeamsに書いた。共有フォルダに置いた。手順書を作った。だから属人化は解消した。

実際には、そうでもない。

情報が存在していても、どれが最新なのか、今も有効なのか、なぜそう決めたのか、例外は何か、誰に確認したのかを一人しか判断できないなら、やはり属人化している。

過去のTeamsを探して答えを見つけ、「確認できました」と返すだけでは駄目だと思うようになった。次の人が半年後にまた同じことを聞いたら、同じ発掘作業をやるからだ。

だから現行運用、確認日、根拠、例外、確認相手を後から探せる場所へ残す。これも自動化と同じ発想だ。一度調べたことを、人間にもう一度調べさせない。

本当に消したいのは「再発掘」なのかもしれない

会社では同じことを何度も調べている。前に誰かが調べた。メールにもある。Teamsにもある。会議でも話した。それでも半年後にもう一回調べる。

なぜなら答えそのものは残っていても今使ってよい答えなのかが残っていないからだ。

だから僕は、単純にデータを残すより状態を残す方が重要だと思っている。

これは確定なのか。暫定なのか。回答待ちなのか。他者へ移管したのか。今すぐ自分が動けるものなのか。こういう状態が見えるだけで、人は頭の中で案件を抱え込まなくてよくなる。

仕事が人間の短期記憶から外へ出る。僕にとって自動化とは、かなりの部分、この脳外化なのだと思う。

だから「5分しかかからない」は、ほとんど意味がない

最初の話に戻る。毎日5分の作業。自動化する必要があるか。僕なら今は、5分かどうかだけでは判断しない。

その仕事を誰かが毎日思い出さなければならないのか。
忘れた時に誰かが気づけるのか。
始める前に情報を探す必要があるのか。
完了後に別の人が確認するのか。
後から経緯を説明する必要があるのか。
担当者が変われば、もう一度やり方を教える必要があるのか。

これを見る。

もし複数当てはまるなら、その仕事は5分ではない。人間の頭の中に、小さな常駐プロセスを一つ増やしている。それを20個、30個抱えれば、仕事をしていない時にも「あれやったっけ」が残る。

工数表には出ない。でも確実に人を削る。

自動化してはいけないものもある

もちろん、何でも自動化すればいいわけではない。判断基準そのものが固まっていない仕事を自動化すると、曖昧さを高速で増幅するだけになる。

現場で毎回判断が変わっているのに、「とりあえず自動化しましょう」とやると危ない。

僕はむしろ、その前を見る。

何をもって完了なのか。誰が決めるのか。どんな時に止めるのか。例外が出たら誰へ渡すのか。何を証拠として残すのか。

ここが決まっていないなら、自動化以前に業務が設計されていない。だから僕にとって、業務改善と自動化はほとんど同じ作業になっている。コードを書く前に、仕事の意味を決める。

一番大きな変化は「人がいなくても続く」こと

在庫管理でも、勤怠でも、物流でも、最後に見ているのは同じだ。

僕が明日休んでも動くか。担当者が変わっても動くか。誰かが忘れても異常が見えるか。問題が起きた時に、後から経緯を追えるか。

ここまで行って初めて、仕組みになったと思える。5分を3分にする改善なら、その人がいなくなれば終わる。

でも、「5分の仕事を人が覚えていなくても回る」状態を作れば、それは会社に残る。そこにはかなり大きな差がある。

僕が自動化したかったのは、人間ではなく「人間への依存」だった

自動化という言葉には、時々、人の仕事を奪うような響きがある。

でも僕がやってきたことは、むしろ逆に近い。人にしかできない判断へ、人を戻したかった。

毎日一覧を開く。同じ数字を転記する。未処理者を探す。前に送ったメールを探す。誰かの返事を思い出す。昔どうしていたかをTeamsから発掘する。

こんなことに、人間の頭を使わなくていい。覚えるべきなのは人ではなくシステムだ。

人間がやるべきなのは、異常を見て考え、決め、必要なら仕組みそのものを変えることだと思っている。

トヨタの自働化も、AKKODiSの承認ワークフローも、Lifetime Productsの受注処理も、規模や業務は違っているが、僕には同じ方向を向いているように見える。

人間を速く動かすのではなく、人間が見なくていい状態を増やす。

だから「5分の仕事を自動化しました」という話を聞くと、僕はその5分より外側を見る。

何を覚えなくてよくなったのか。何を探さなくてよくなったのか。誰に聞かなくてよくなったのか。誰がいなくても回るようになったのか。何か起きた時に説明できるようになったのか。

そこまで消えているなら、その自動化は5分よりずっと大きい。僕が消したかったのは、作業時間ではない。人間がずっと仕事を頭の片隅に置いておかなければならない状態そのものだった。

「思い出す仕事」を減らすための、最初の1枚

ここまでの話を、自分の職場で実践するなら何から始めるか。

僕なら、いきなり自動化ツールを選ばない。まず「何を確認するのか」「誰が判断するのか」「どんな場合だけ人が介入するのか」を整理する。

そのために作ったのが、チェックリスト・指差し確認・承認の役割を1枚で設計する「確認設計シート」だ。

実務に落とし込むためのファイル2点を付けた。500円の有料記事だが、ここまでの考え方を自分の業務に持ち帰りたい人には役立つはずだ。

確認設計シートはこちら

考え方を知るだけで十分なら、この記事だけでもいい。実際に仕組みを組み立てる段階で必要になったら、使ってほしい。