確認漏れを減らす「確認設計シート」｜チェックリスト・指差し・承認を1枚で決める

確認を増やせば、ミスは減る。そう考えて、チェックリストを作り、ダブルチェックを入れ、承認者を増やす。ところが実際には、確認工程を増やしたのにミスがなくならない。逆に処理だけ遅くなることがあります。

これまでの記事では、「確認は何回やれば十分なのか」という疑問から、チェックリスト、指差し確認、承認はそれぞれ役割が違うという話を書きました。

今回はその続きです。ただし今回は「考え方」だけではありません。実際の業務でどの確認方法を使うかを1枚で決めるための形まで落とします。

問題は「確認回数」ではなかった

例えば、10項目の入力内容を確認する作業があります。担当者が確認し、別の人が再確認し、最後に上長が承認する。3回も確認しています。それでもミスが出る。

なぜか。確認する人が増えているだけで、「何を、どう確認するか」が決まっていないからです。

担当者Aは数字を見る。担当者Bも数字を見る。上長もなんとなく全体を見る。これでは3人いても、同じ場所しか見ていない可能性があります。

逆に、担当者Aは入力漏れを見て、担当者Bは金額と原本を突合し、上長は一定金額以上だけ承認する、というように役割を分ければ、同じ3人でも意味が変わります。

つまり必要なのは、確認を増やすことではなく、確認を設計することでした。

まず「何を防ぎたいのか」を決める

確認方法を決める前に、一番最初に書くものがあります。

それは「この確認で、何を防ぎたいのか」です。入力漏れ、数字の転記ミス、商品の取り違え、金額の異常、権限のない処理、契約条件の見落とし、出荷先の間違い。こういったものが候補になります。

ここが曖昧なまま「念のためダブルチェック」としてしまうと、確認が増えるだけになります。

確認方法は3種類に分ける

私は大きく、チェックリスト、指差し確認、承認の3つに分けて考えるのが分かりやすいと思っています。

チェックリスト

チェックリストが向いているのは、確認する項目が決まっている作業です。必須項目が全部入っているか、添付ファイルがあるか、日付が入っているか、商品番号があるか、数量が入っているか。

こうした項目は「見る場所」を固定できるので、抜け漏れ防止に強い。一方で「数字が妥当か」「この判断で本当にいいか」のような確認には、チェックを付けるだけでは弱い場合があります。

指差し確認

指差し確認というと、鉄道や工場のイメージが強いかもしれません。でも考え方は事務作業にも使えます。画面上の宛先を見る、声に出して確認する、原本の数字と入力値を順番に見る。重要なのは流し見を止めることです。

毎日何十回も行う単純作業では、人はどうしても慣れます。慣れると「見たつもり」が増えます。そこで重要な項目だけ、意図的に確認動作を入れます。全部を指差し確認する必要はなく、間違えると影響が大きい1〜3項目くらいで十分です。

承認

承認は、「もう一人に見てもらう」ためだけに使うものではありません。本来は、その人が判断しなければならない処理を止める仕組みです。

10万円未満なら担当者判断、10万円以上なら上長承認、取引先の新規登録なら管理者承認、通常処理なら不要で例外時だけ承認、という使い方です。すべての処理に承認を入れると、承認者がボトルネックになります。本当に止めたい場所だけに置くことが重要です。

「全部やる」が一番安全とは限らない

ここでありがちな設計があります。チェックリストもやる、指差し確認もやる、ダブルチェックもやる、上長承認もやる。全部入れれば安全そうに見えます。

でも確認工程が増えると処理時間も増えます。

仮に1件あたり確認が3分増えるとします。1日30件なら3分×30件で90分。月20営業日なら90分×20日で1,800分、つまり30時間ぶんの時間になります。確認を増やすことには、それだけのコストがあるわけです。

だから「安全そうだから追加する」ではなく、何を防ぐための確認なのかを先に決める必要があります。

私なら、まずこの5項目を決める

確認方法を設計するとき、最低限決めるのは、何を確認するか（例：請求金額）、何を防ぎたいか（例：転記ミス）、どう確認するか（例：原本と入力値を比較）、誰が確認するか（例：入力担当者）、どの条件なら承認が必要か（例：100万円以上）の5つです。

これだけでも「なんとなく確認してください」から大きく変わります。

ここまでなら紙でもできます

実際、紙に表を書いても構いません。

商品番号なら防ぎたいことは取り違えで、確認方法はチェックリスト、担当は担当者、承認条件はなし。数量なら入力ミスを防ぐために原本突合を担当者が行い、承認条件はなし。

金額なら異常値を防ぐために指差し確認を行い、100万円以上は承認が必要になる。

新規取引先なら不正登録を防ぐために内容確認を管理者が行い、これは必須にする、といった具合です。

この時点で、チェックリストにする項目、重点確認する項目、承認で止める項目が見えてきます。

ここから先は「実際に使う形」にします

ここまでが無料部分です。考え方だけなら、ここまで読めば自分でも作れます。

ただ、実際に業務へ入れようとすると、どの確認方法を選べばいいのか、何を承認対象にするのか、誰が確認した証拠をどう残すのか、リスクが高いものだけ確認を増やしたい、といった設計が必要になります。

そこで有料部分では、1枚で確認方法を決められる「確認設計シート」として整理します。