「確認済み」の一言が一番あぶない。あとから説明できる確認記録を3項目だけ残す

仕事をしていると、よく見かける言葉があります。「確認済みです」。一見すると安心できる言葉です。

ところが、あとから問題が起きたときにこれを見ると、ほとんど何も分かりません。何を確認したのか、どの資料を見たのか、問題はなかったのか、問題はあったが許容したのか、誰かに確認を依頼しただけなのか、次に何かする必要があるのか。

全部「確認済み」の4文字に消えてしまいます。

私自身、仕事の整理をしていて、確認の回数を増やすより、確認した結果を少しだけ残した方が、後工程では圧倒的に役に立つと感じることが増えました。

そこで今は、確認記録には最低でも何を確認したか、確認した結果どうだったか、そして例外・残件・次に何をするか、という3つを残すようにしています。長い議事録を書く必要はありません。この3つだけです。

「確認済み」が危ないのは、確認した本人には意味が通じるから

確認した直後なら、自分では覚えています。例えば「契約書確認済み」と書いた本人には、契約期間と金額を確認した、解約条件だけちょっと気になった、という記憶が残っています。だから、この一言でも十分に感じます。

ところが1週間後、1か月後、担当者が変わった後、何かトラブルが起きた後、記録を見る人にその記憶はありません。残っているのは「契約書確認済み」だけです。

すると次の人は、結局もう一度契約書を開きます。つまり確認したことは残っているのに、確認作業そのものは再利用できない。これはかなりもったいないことです。

1．何を確認したか

最初に残すのは、確認対象です。「確認した」では広すぎます。例えば契約書なら「契約書確認済み」ではなく「契約期間・金額・解約条件を確認」と書きます。

在庫なら「在庫確認済み」ではなく「管理表の台数と倉庫現物を確認」、行政手続なら「申請確認済み」ではなく「申請受付番号・申請日時・現在の表示状態を確認」とします。

重要なのは、文章を長くすることではありません。どこまでを確認対象にしたのかが分かればよい。逆に言えば、ここに書かれていないものは確認していない可能性があります。

それだけでも後からかなり助かります。

2．確認した結果どうだったか

次が一番重要です。確認という行為そのものには、ほとんど価値がありません。知りたいのは、確認して、どうだったのかです。

例えば「契約期間・金額・解約条件を確認。金額・契約期間は問題なし」。これだけで、一気に記録として使えるようになります。

在庫なら「管理表と倉庫現物を確認。10台中9台一致、1台不一致」。
行政サイトなら「申請受付番号と処理状況を確認。受付番号あり、表示は『処理中』のまま」。
サーバー設定なら「SSH設定変更後にログイン確認。一般ユーザー＋鍵認証でログイン成功」といった形です。

私は「確認した」ではなく「確認した結果」を残すと考えるようにしています。

「問題なし」だけでも少し危ない

ここで「問題なし」だけを書く方法もあります。これも「確認済み」よりは良いです。ただし、何について問題がなかったのかが分からないと、やはり後から困ります。

例えば「金額・契約期間は問題なし」なら具体的です。一方「契約書問題なし」では、自動更新、解約予告期間、損害賠償、支払条件まで全部確認したのか分かりません。

確認記録では、対象と結果をセットにします。

3．例外・残件・次に何をするか

そして最後が、次の行動です。実際の仕事では、全部問題なしで終わる確認ばかりではありません。むしろ「ほぼ問題ない、ただし1点だけ確認したい」というケースが非常に多い。

そこで「契約期間・金額・解約条件を確認。金額・期間は問題なし。自動更新条件のみ9/8までに営業へ確認」まで残します。これなら、記録を見るだけで次の仕事が分かります。悪い例は「一部要確認」です。

これでは何を、誰が、いつまでに確認するのかがありません。結局また止まります。

私なら「確認記録」はこの形にする

例えば、こんな形です。

これなら、数日後に見ても意味が分かります。そして重要なのは、確認の証拠を全部文章化する必要はないということです。契約書全文を転記する必要はありません。

スクリーンショットが必要ならファイルを残す、メールならリンクを残す、Teamsなら投稿URL、申請なら受付番号。確認記録は、詳細情報そのものではなく、詳細へ戻るための索引くらいで十分です。

確認回数を増やしても、記録が弱ければ意味がない

以前、私は「確認は何回やれば十分なのか」という話も整理しました。ダブルチェック、チェックリスト、指差し確認、承認、どれも有効です。

しかし確認方法を増やしても、「Aさん確認済み」「Bさん確認済み」「上長承認済み」だけでは、後から何を判断したのか分かりません。3人確認したのに、3人とも同じ見落としをしていたということだってあります。

確認人数と確認品質は別です。だから私は「何人が見たか」より「何を見て、何を確認できたか」を残す方を重視します。

承認も同じ

承認記録にも同じ問題があります。

「部長承認済み」だけだと、何を承認したのか分からない。例えば「見積金額100万円で発注することを承認」なら判断内容が分かります。さらに「納期未確定だが、在庫確保を優先して発注することを承認」と残れば、後から「なぜ納期未確定のまま発注したのか」まで説明できます。

これは責任追及のためではありません。未来の自分たちが、当時の判断を再現するためです。

「ちゃんと確認したのに」が一番困る

問題が起きたとき、「ちゃんと確認しました」と言われることがあります。本人としては嘘ではないのでしょう。

でも、その確認内容が記録に残っていなければ、後から確認できません。すると話が「確認した」「確認していない」という記憶の争いになります。私はこの状態が一番嫌です。

仕事として必要なのは、誰が正しいかではなく、どこで判断がずれたのかを特定することです。そのためにも、確認対象、結果、例外・次の行動だけは残しておく。それだけで、あとからかなり話しやすくなります。

確認記録は長くしない

ここまで書くと、また記録作業が増えるのかと思うかもしれません。私も記録を増やしたいわけではありません。むしろ逆です。毎回長い文章を書く運用は続きません。

例えば「対象：見積金額・数量・納期。結果：金額・数量一致。次：納期だけ営業確認 9/8」。これで十分です。

3行だけ。慣れれば1分もかかりません。重要なのは、確認の痕跡ではなく、確認結果を残すことです。

今日から変えるなら、この3項目だけ

もし今「確認済み」だけを残しているなら、全部の運用を変える必要はありません。次の確認から、何を確認した、結果は、残っていることは、という3項目だけ追加します。

例えば「確認対象：請求金額・振込先。結果：金額一致、振込先一致。残件：なし」。これだけです。

問題があれば「確認対象：請求金額・振込先。結果：金額一致、振込先が過去情報と異なる。次：経理へ確認後に支払い」となります。これなら、あとから見ても意味が分かります。

確認は「やったか」ではなく「何が分かったか」

確認の目的は、確認という作業を終わらせることではありません。確認によって、問題がない、問題がある、判断材料が不足している、次の確認が必要、のどれなのかを明らかにすることです。

だから「確認済み」より「何を見て、どうだったか」を残した方がいい。

私は最近、確認作業そのものより、確認結果を次の人が再利用できるかを気にするようになりました。確認した本人しか意味が分からない記録は、時間が経つとほぼ使えません。

逆に、対象・結果・次の行動だけ残っていれば、かなりの情報を引き継げます。確認記録は長い議事録でなくていい。まずは3項目。そこからで十分だと思います。

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そして私は、この確認対象・確認方法・結果・承認を1枚で決められる形にも整理しました。実際の業務で使える「確認設計シート」として公開予定です。