リピート受注の仕組み、制作会社は「担当者の記憶」に頼るから続かない──接点カレンダー、振り返り会の議事の型、紹介文例、顧客台帳、AIプロンプト一式

この記事は、制作会社のリピート受注と紹介を増やすための仕組みを、そのまま使える予定表・議事の型・文例・台帳・プロンプトとして扱います。

納品後の30日・90日・1年に、押し売りにならずに接点を持つ考え方は、無料の記事で扱っています。

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リピートが「あの担当者がいるから」で止まっている

「〇〇さんが辞めてから、あのお客様から連絡が来なくなった」

リピートしてくれるお客様は、たいてい特定の担当者とつながっています。
その担当者が忙しくなる、辞める、別の案件に移る。それだけで、関係は静かに切れます。

紹介も同じです。満足してくれたお客様は多いのに、紹介はたまにしか来ない。
お願いする時期も、お願いの仕方も、決まっていないからです。

リピート受注の仕組みとは、顧客ごとの接点の予定、振り返りの場、紹介のお願いを、担当者の記憶ではなく台帳と型で回すことである

黒字化の外科医です。リピートと紹介を、人に頼らずに回す仕組みを解剖します。

仕組みにする理由は、三つあります。

第一に、記憶に頼った接点は、忙しい月に必ず抜けるから。
抜けた月に、お客様は別の会社に相談します。予定表に入っていれば、抜けません。

第二に、振り返りの場がないと、お客様の満足が言葉にならないから。
満足は、言葉にしてもらって初めて、次の発注や紹介の理由になります。

第三に、紹介はお願いしないと起きにくいから。
満足しているお客様も、紹介してよいのか、誰を紹介すればよいのかを知りません。

まず、自社のリピートの状態を一つの数字で確かめます。

リピート率 ＝ 2回以上発注してくれた顧客の数 ÷ 期間内に納品した顧客の数

例：過去3年に納品した顧客 40社のうち、2回以上の発注が 12社
　　リピート率 ＝ 12 ÷ 40 ＝ 30%

（数字は例です。自社の数字で計算してください）

この数字を、半年ごとに測ります。仕組みが効いているかは、この数字で分かります。

リピート率が低いとき、原因はたいてい仕事の質ではありません。納品後の接点が途切れていることと、関係が一人の担当者に閉じていることです。だから、直すのは人の頑張りではなく、予定と台帳です。

今すぐ試せる：リピートが止まった顧客を洗い出すプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。過去の顧客の一覧から、リピートが止まっている顧客を洗い出してください。

【前提】
・顧客ごとの、最初の納品日、最後の発注日、発注の回数、累計の金額：〔一覧を貼り付ける〕
・顧客ごとの今の担当者（社内）：〔記載〕
・保守契約の有無：〔記載〕

1. 最後の発注から1年以上たっている顧客を挙げる。
2. その中で、累計の金額が大きい順に並べる。
3. 社内の担当者が退職・異動している顧客に印をつける。
4. 最初に連絡すべき顧客を5社選び、理由を一行ずつ書く。

一覧にない情報は推測で埋めず「不明」とすること。

担当者の個人名や連絡先は、AIに入力しない運用にしてください。社名を記号に置き換えても、この分析はできます。

▶ 生成AIの社内ルールがない制作会社は、納品物を説明できない──入力禁止の情報、お客様への説明と同意、成果物の確認責任、著作権の基本

ここから先に、顧客ごとの接点カレンダー、振り返り会の進め方と議事の型、紹介をお願いする文例、顧客台帳の項目、AIで振り返り会の資料を作るプロンプトを置きます。