業務棚卸しのヒアリングシート＆提案書キット、AI業務代行の受注前に──事前アンケート、作業記録票、例外の収集票、提案書8枚の文例

この記事は、AI業務代行の受注前に使う、業務棚卸しのヒアリングシートと提案書の一式を扱います。

ヒアリングを誰に、何をもとに、どの順で進めるかは、無料の記事で扱っています。この記事は、それをそのまま配って埋められる用紙と、聞いた結果を提案書に変える文例です。

▶ 業務の棚卸しヒアリングの進め方、AI業務代行の受注前に｜担当者本人に聞く、1週間の作業記録、画面を見せてもらう90分の台本

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ヒアリングのたびに、聞き漏れと書き直しが出る

顧客ごとに、その場で質問を考えてヒアリングしている。
帰ってからメモを見返すと、多い月の件数を聞き忘れ、例外の具体例もない。提案書は、毎回ゼロから作り直し。

業務代行の提案は、ヒアリングの用紙と提案書の型がつながっていれば、聞いたことを並べ替えるだけで書けます。
逆に、用紙と提案書がばらばらだと、聞いていないことを提案書に推測で書くことになります。

業務棚卸しのヒアリングシートと提案書とは、顧客に事前に埋めてもらう用紙、当日に聞く用紙、それを受ける判断と提案に変える用紙を、同じ項目でつないだ一式である

黒字化の外科医です。業務棚卸しのヒアリングから提案書までを、同じ項目でつなぐ用紙の一式として解剖します。

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

用紙を一式でつなぐべき理由は、三つあります。

第一に、聞く項目と、提案書に書く項目がずれると、推測が入るから。
提案書の「料金の根拠」の欄に入れる数字は、ヒアリングで聞いた件数と時間だけにします。

第二に、事前に埋めてもらう用紙があると、当日の90分を判断に使えるから。
件数や担当者を当日に聞いていると、例外や判断の中身に時間が残りません。

第三に、同じ用紙を使い続けると、2社目から比べられるから。
1件の時間、例外の割合、受ける判断の点数。顧客をまたいで並べると、どの業務が自社に向くかが見えてきます。

用紙は「事前・当日・判断・提案」の4段でつなぐ

一式は、使う順に4段に分かれます。

事前：依頼メール、決裁者向けの事前アンケート、作業記録票
当日：業務ごとのヒアリングシート、例外の収集票
判断：棚卸しのまとめ表と受ける判断、確認メール
提案：提案書8枚、受けない業務の返し方

どの段の項目も、次の段の欄にそのまま移せるように作ってあります。
最初の1社を、有料の試行から取る手順は、こちらで扱いました。

▶ AI業務代行の最初の1社の取り方｜選ぶ顧客の3条件、有料の試行30日、成功の判定を先に決めて本契約へつなぐ手順

今すぐ試せる：ヒアリングのメモを、棚卸しのまとめ表に整えるプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。AI業務代行の受注前に行った、業務の棚卸しヒアリングのメモを貼ります。棚卸しのまとめ表に整えてください。
（顧客名・個人名・取引先名は消し、記号に置き換えて貼ります）

【メモ】
〔ヒアリングのメモと、1週間の作業記録の集計〕

1. 業務ごとに「月の件数（最少〜最多）」「1件の時間」「判断の基準の文書（有・一部・無）」「例外の例」「誤りの損害（大・中・小）」「取り消せるか」「顧客に残る判断」を表にする。
2. メモにない項目は「未確認」と書き、推測で埋めないこと。
3. 未確認の項目について、顧客への確認メールの質問文を作る。
4. 資格や専門の判断が要る業務、取り消せない操作を含む業務には「対象外の候補」と書き、理由を添える。

ここから先に、ヒアリング前の依頼メール、決裁者向けの事前アンケート、作業記録票、当日のヒアリングシート、例外の収集票、棚卸しのまとめ表と受ける判断、確認メール、提案書8枚の文例、受けない業務の返し方を置きます。