年末年始の休業案内の文例、制作会社の保守体制キット──告知メールとサイト掲載文、緊急連絡の受付ルール、休業中の料金表と条項の文例、事前点検チェックリスト、当番表、休み明けの報告メール、AIプロンプト

この記事は、年末年始の休業案内と、休業中の保守体制を、そのまま使える文例と型でまとめたキットです。

休業の期間の決め方、緊急対応の範囲と料金の考え方、計算例は、無料の記事で扱っています。この記事は、それを11月末から休み明けまで、実際に回すための一式です。

▶ 年末年始の保守対応、制作会社は「休業中の緊急対応」を善意にしない──休業期間の決め方、緊急の範囲と料金、当番、事前の点検、告知の時期と計算例

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休業案内を出したのに、12月28日に依頼が10件届く

12月の半ば、「年末年始の休業のお知らせ」をメールで送った。
ところが最終営業日の12月28日、お客様から更新の依頼がまとめて届きます。「年明けすぐに公開したいので、休み中にお願いできますか」。

案内には休業の日付しか書いていませんでした。
いつまでの依頼なら年内に反映するのか。休み中の緊急とは何か。連絡はどこに、いくらで。お客様が知りたかったのは、日付ではなく、この四つでした。

年末年始の休業案内とは、休業の日付に加えて、依頼の締め切り・緊急の範囲・連絡先・料金を、お客様が予定を立てられる時期に伝える文書である

黒字化の外科医です。休業案内と休業中の保守体制を、文例と型の一式で解剖します。

なお私は弁護士でも社会保険労務士でもありません。条項の文例や当番の扱いは実務の指針として読み、契約書や社内の規程に入れる前に、必ず専門家に確認してください。

型が必要な理由は、三つあります。

第一に、日付だけの案内では、お客様は動けないから。
締め切りが書いてあれば、お客様は社内の原稿を早めに集めます。書いていなければ、年末に依頼が集中します。

第二に、緊急の受付ルールは、休み中に作っても間に合わないから。
誰が、どこで、何時から何時まで受けるか。休業に入ってから決めると、社長の携帯に全部の連絡が集まります。

第三に、毎年使う文書だから。
一度型にすれば、来年は日付を変えるだけで済みます。お客様にとっても、毎年同じ形の案内は読みやすくなります。

今すぐ試せる：保守契約の一覧から、休業前の段取りを作るプロンプト

私はWeb制作会社の保守担当です。年末年始の休業の前に、お客様ごとの段取りを整理してください。

【前提】
・休業の期間：〔例：12月29日（火）〜1月3日（日）〕
・更新の依頼の締め切り：〔例：12月18日（金）〕
・本番を触らない期間の開始日：〔例：12月24日（木）〕
・保守契約の一覧（お客様名、業種、CMS、ドメインとSSLの期限、年末年始の繁忙の有無）：〔貼り付け〕

1. 休業中に繁忙期を迎えるお客様（初売り、年始の予約など）を抜き出す。
2. ドメイン・SSL証明書の期限が、休業の前後2週間にあるサイトを抜き出す。
3. お客様ごとに、締め切りまでに確認すべきこと（新年の告知、営業日の表示の変更など）を一覧にする。
4. 優先して個別に連絡すべきお客様を、理由とともに挙げる。

一覧にない情報は推測で埋めず、「要確認」と書くこと。

ここから先に、告知メール2通とサイト掲載文、緊急連絡の受付ルール、休業中の料金表と計算例、契約の条項の文例、事前点検チェックリスト、当番表の型、休み明けの報告メール、AIで自社用に整えるプロンプトを置きます。