ドメイン・サーバーの管理台帳テンプレート、制作会社のアカウント管理キット──台帳の32項目、名義と権限の整理表、更新日のアラート設計、引き渡しチェックリスト、お客様への説明文、AIの点検プロンプト

この記事は、お客様のドメイン・サーバー・各種アカウントを、1枚の管理台帳で管理するための道具一式を扱います。

ドメインとサーバーの管理台帳テンプレートは、事故が起きてから作るものではありません。
更新切れ、名義の行方不明、退職者しか知らないパスワード。こうしたトラブルの多くは、台帳が1枚あれば防げます。
ドメインの名義・更新・移管で起きるトラブルと、受注の時点で決める5つのことは、無料の記事で扱っています。この記事は、それを台帳と運用の型に落とし込みます。

▶ ドメイン管理のトラブル、制作会社は「名義・更新・移管」の3つで利益を失う──お客様のドメインで揉める前に、受注の時点で決めておく5つのこと

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「あのお客様のサーバー、誰がログインできるんだっけ」

保守しているお客様のサイトが止まった。急いでサーバーの管理画面に入ろうとする。
ところが、ログインの情報は辞めた担当者のメモにしかない。ドメインの登録先も、どこだったか誰も覚えていない。

復旧までの時間の大半は、作業ではなく「探すこと」に使われます。
そして、その時間はどこにも請求できません。

ドメイン・サーバーの管理台帳とは、お客様ごとの資産の「名義・権限・更新日・費用・連絡先」を、人の記憶ではなく1か所の記録に置き、毎月見る仕組みである

黒字化の外科医です。ドメイン・サーバー・アカウントの管理台帳を、6つの道具で解剖します。

なお私は弁護士ではありません。実務の指針として読み、個別の判断は専門家や公的な窓口に確認してください。

台帳が必要な理由は、三つあります。

第一に、管理するものが、案件の数よりずっと多いから。
1つのサイトに、ドメイン、サーバー、SSL、CMS、メール、解析、広告、地図、フォーム。1社で10を超えるアカウントがあるのは珍しくありません。

第二に、更新日は、1年に1回しか来ないから。
年に1回の作業は、誰も覚えていません。覚えている人がいても、その人が辞めれば消えます。

第三に、台帳は、お客様と自社の責任の境界を示す記録になるから。
誰の名義で、誰が費用を払い、誰が管理画面に入れるのか。揉めたときに最初に見るのは、この記録です。

今すぐ試せる：自社が抱えているアカウントを洗い出すプロンプト

私はWeb制作会社の経営者です。お客様のサイトに関わるアカウントを、漏れなく洗い出すための一覧を作ってください。

【前提】
・保守・運用をしているお客様の数：〔記載〕
・代表的なサイトの構成（CMS、フォーム、EC、予約など）：〔記載〕
・社内でアカウント情報を置いている場所（表計算、パスワード管理ツール、個人のメモなど）：〔記載〕

1. 1つのサイトに関わるアカウントの種類を、ドメイン・サーバー・SSL・CMS・メール・解析・広告・外部サービスに分けて挙げる。
2. 種類ごとに「名義」「費用の支払い」「管理者の権限」「更新日」の4つの欄が必要かを示す。
3. 今の置き場所で起きやすい漏れを3つ挙げる。

パスワードそのものを台帳に書く前提にしないこと。

この一覧で、自社が何を管理しているのかの全体が見えます。
次は、その一つずつに、決まった項目を埋めていきます。

ここから先に、台帳の32項目、名義と権限の整理表、更新日のアラート設計、引き渡し時のチェックリスト、お客様向けの説明文、AIで台帳の抜けを点検するプロンプトを置きます。