議事録の取引先名をAIに任せない。法人番号13桁で照合する手順
平日の朝、ベンダーとの定例会議の議事録を、ChatGPTに整えさせる場面を考える。録音の文字起こしを貼り、会議の要約とメールの下書きを頼んだ。返ってきた下書きの宛名を見ると、取引先の社名が、見覚えのある形と少し違う。
自分は情シスの担当で、この議事録は、契約更新の稟議にも添付する。社名が1文字違うだけで、資料の信頼が落ちる。
ここで使えるのが、国税庁の法人番号公表サイトだ。
社名の確認に使えるのは、13桁の番号
公式のページによると、法人番号公表サイトで検索できるのは、「基本3情報」だ。商号又は名称、本店又は主たる事務所の所在地、法人番号の3つになる。
入力できるのは、この3つのどれからでもいい。法人番号は、13桁の半角数字で入れる。
つまり、社名の表記がAIの出力と手元の資料でずれたとき、「正式にはどれか」を、公の側のデータで決められる。ネット記事や、前回のメールの署名を信じる必要はない。
変更履歴も、検索の対象にできる
もう1つ、使える機能がある。
検索条件に、「公表以後の変更履歴を検索対象に含める」という項目がある。社名を変えた会社なら、旧社名で探しても、いまの名称にたどり着ける。
これが効く場面は、AIの下書きに、古い社名が混ざったときだ。ChatGPTは、貼った文字起こしの社名をそのまま使う。会話の中で、担当者が旧社名で呼んでいれば、議事録にも旧社名が残る。
議事録に書かれた社名は、「その場で誰かが言った呼び方」であって、正式名称とは限らない
この区別を持っておくと、確認の入口がはっきりする。
名称は、変更登記のあとに公表サイトで更新される
では、公表サイトの情報は、どう新しくなるのか。
公式のよくある質問によると、株式会社や合同会社のように設立登記のある法人は、法務局で変更登記をすると、公表サイトの情報が更新される。会社が国税庁に別の手続をする必要はない、とある。
また、社名や所在地が変わっても、法人番号は変わらない。だから、13桁の番号を取引先の台帳に持っておけば、社名が変わっても、同じ会社だと確かめられる。
注意したいのは、更新のタイミングが、ページには書かれていない点だ。登記の変更から公表サイトに載るまでの時間は、確認できていない。直前に社名を変えた会社なら、取引先の担当者に直接聞くことになる。
渡す前に決めるのは、番号の列を作ること
ChatGPTに議事録を渡す前に、やっておくと楽になることがある。
自分の部署が付き合っている取引先を、10社でも20社でもいいので、一覧にする。列は2つでいい。正式な商号と、法人番号の13桁だ。
この一覧を、プロンプトの先頭に貼る。AIに「社名を直して」と頼むのではなく、「この一覧にある名称だけを使う。一覧にない社名が出たら、直さずに報告する」と頼む。
AIが推測で社名を補う余地を、最初から小さくしておく。そのうえで、返ってきた下書きの社名を、人が一覧と見比べる。
返ってきた下書きでは、社名を最初に見る
確認の順番は、固定しておくと速い。
- 1番目：社名。一覧と1文字ずつ見比べる
- 2番目：法人番号を書いた箇所。13桁になっているか数える
- 3番目：担当者名と役職。議事録の記録と同じか
数字や日付の確認は、そのあとでいい。社名が違えば、ほかが正しくても、文書全体が別の会社のものに見えるからだ。
一覧にない社名が出てきたら、AIの間違いか、一覧の漏れかを、公表サイトで調べる。
議事録の型を、1冊で見直す
ここまでは、確認の仕組みの話だった。議事録や要約、メールを、プロンプトの型で組み立てる方法そのものを、整理して持っておきたい人もいる。
生成AIで、議事録・要約・メール・資料作成などの業務を、プロンプトの型とAIツールの組み合わせで効率化する実務書がある。
『生成AI最速仕事術』は、会議後の議事録作成や、要約・タスク抽出を、手作業から仕組みに置き換えたい人に向いた1冊だ。社名の一覧を先頭に貼る、という確認の型を、自分のプロンプトの中に組み込むとき、土台になる。
読んでから、私は、議事録の依頼文を、「渡す素材」と「人が確かめる項目」に分けて書くようにしたい、と考えている。
評価・収入との接続
取引先の名前や番号を間違えない人は、資料を出したあとの訂正が少ない。訂正のやり取りが減ると、上司に認められた、と受け取られる場面もある。
ただし、これが評価された結果として収入が上がったかどうかは、会社の制度による。個人差もある。確実に言えるのは、送る前に人が確認する時間が、あとで直す時間より短い、という点くらいだ。
今日やるなら、社名を1社だけ公表サイトで引く
今日やるなら、直近の議事録に出てくる取引先を1社だけ選び、社名を公表サイトで引く。
- 最初に：議事録に書かれた社名を、そのままコピーしておく
- 次に：公表サイトで商号を検索し、正式な名称と13桁の番号を、メモに書く
- 最後に：旧社名の可能性があれば、変更履歴を含める条件で、もう一度引く
出てきた一覧を、公表サイトの結果と、人が見比べる。AIに社名の判断をさせるのではなく、社名を拾わせるところまでにする。
読む本を1冊に絞るなら、『生成AI最速仕事術』だけでいい。今日は、Kindle版の目次で、議事録の章を探すところまででいい。
※広告
📌 AIで成果を増やして評価と収入を上げる実務術を毎日。フォローすると明日使える1つが届きます。
📖 もっと踏み込んだ話は有料記事にまとめています。
『取引先へのお詫びメールをChatGPTに書かせる前に、人が決める3つのこと』
→ https://note.com/ai_income_work/n/nf97a80b44a40
このアカウントのおすすめ
こちらもどうぞ
※本記事にはアフィリエイト広告（Amazonアソシエイト）を含みます。Amazonのアソシエイトとして、当アカウントは適格販売により収入を得ています。
