有料Copilotを配ったのに議事録にしか使われない｜研修をやり直す前に決める4つのこと【2026年10月版】

株式会社AIworker

2026年10月10日 14:55

有料のCopilotを配り、説明会も開いた。それでも使い道は会議の要約やメールの下書き止まり。上からは「導入効果を説明してほしい」と言われる――。こうした状況で、すぐ全社研修をやり直すのはおすすめしません。

先にやるべきは、利用率ではなく「どの業務で何時間減ったか」を測れる状態に変えることです。全員に広く教える前に、1部署・1業務の実物で成功例を一つ作る。その進め方を、現場で起きていることから整理します。

この記事の要点

✅ Copilotの定着は、利用率ではなく「業務別の削減時間」で判断する
✅ 全社研修より先に、1部署・1業務の実物で成功例を一つ作る
✅ 推進チームだけで進めず、各部署の「その業務を知る人」を実装に巻き込む

利用率73%でも「使われている」とは限らない

官公庁系IT企業・約400名の社内アンケートでは、生成AIの利用率は73%、利用意向は86%、ルール遵守は92.5%でした。数字だけを見れば、社内浸透は順調に見えます。

ところが、有償Copilotの用途を確かめると、議事録作成が中心でした。事業部ごとに仕事が違い、共通の操作説明を受けても、自分の業務へ置き換えられなかったのです。現場が求めていたのは機能一覧ではなく、自分たちの仕事に近い実務の活用事例集でした。

似たことは、全員が使っている会社でも起こります。ある会社では、ほぼ全員がCopilotを使う状態になった一方、利用記録を見ると年齢や部門によって差があり、管理職と経営層ほど使っていませんでした。

アカウントが有効で、一度でも開けば利用者に数えられる。けれど、毎月の会議資料に3時間かかっていた人が30分で作れるようになったかは、その数字から分かりません。

「使った人の割合」と「仕事が変わった度合い」は別の指標です。

使われない原因は4つに分ける

Copilotが使われないとき、「社員の意識が低い」「研修が足りない」と決めつけると、打ち手を誤ります。原因は、ツール、教え方、業務、ルールの四つに分けてください。

ある大手製造業では、有償Copilotの配布を予定しながら、管理画面が初期設定のままでした。これは研修以前に、ツール側の準備を確認すべき状態です。

一方、別の会社の内勤部門では、研修が「所詮、他人事」と受け取られていました。意欲のある人だけが使い、汎用的な活用例を並べても反応が薄い。毎月作る会議資料のような、目に見える成果物から始めたいという声が出ていました。こちらは教え方と業務の問題です。

同じ「使われない」でも、原因は違います。原因を分けずに研修だけを増やすと、設定や業務設計の不足が残ります。

研修をやり直す前に決める4つのこと

立て直しでは、いきなり教材を作り直しません。何をAI化し、どう確かめ、何を効果とし、誰が動かすか。この四つを先に決めます。

1．何をAI化するか――1部署・1業務まで絞る

「全社員の生産性向上」は、目標として広すぎます。営業部の週報、経理部の月次集計、人事部の面談記録など、担当者と成果物が分かる単位まで絞ってください。

選ぶ基準は三つです。

毎週または毎月、繰り返している
作業前と作業後の時間を測れる
入力資料と完成物を用意できる

最初から複数部署へ広げる必要はありません。毎月の会議資料を一つ作り切るほうが、汎用例をいくつも紹介するより社内で説明しやすいからです。

すでにAI導入後の確認作業や転記が増えている場合は、先に「AIを導入したのに仕事が増えた？」で業務の増減を洗い出してください。新しい使い方を足す前に、二重作業を止める判断が必要です。

2．どう確かめるか――実物で試し、人が確認する

研修用の架空データでは、現場の難しさが消えてしまいます。普段使っている帳票、Excel、議事録、会議資料を持ち込み、Copilotでどこまで作れるかを試します。

ただし、実物を使う前に、社内規程と契約内容を確認してください。利用目的の範囲内か、入力した情報がどのように扱われるか、誰が出力を確認するかを情シス・法務・セキュリティ担当と整理します。社外秘や個人情報を扱う場合は、「入力禁止」と一言で終わらせず、使える情報と使えない情報を業務ごとに決めます。

完成物の確認者も先に置きます。会議資料なら会議の主催者、月次集計なら経理責任者です。判定基準は、AIの文章が自然かどうかではありません。そのまま次の工程へ渡せるかです。

3．何を効果とするか――利用率を削減時間へ置き換える

対象業務を決めたら、作業前の時間を測ります。導入後も同じ範囲を測り、差分を記録してください。

たとえば、会議資料の作成を測るなら、次の範囲をそろえます。

元データの収集
資料の構成
表や文章の作成
上司による修正
完成後の配布

AIで下書きが早くなっても、事実確認や修正が増えれば、全体の時間は減りません。測定範囲をそろえると、「生成は速いが確認に時間がかかる」といった詰まり方まで見えます。

管理表には、対象業務、担当者、実施回数、導入前の時間、導入後の時間、修正回数を残します。週次・月次で経営へ説明する数字は、ログイン数ではなく業務別の削減時間です。

4．誰が何をするか――業務の持ち主を巻き込む

推進チームを作れば進みそうに見えます。ところが、推進担当だけを別チームにすると、周囲が「AIはあの人たちの仕事」と一歩引くことがあります。

ある大手企業の営業部門では、AI推進部があっても、AIが営業の業務の流れに入らず、利用者が受け身になっていました。別の会社の管理部門でも、良いAIの仕組みを知っているのは一部だけで、隣の人は存在すら知りませんでした。

必要なのは、大きな推進組織より、対象業務を日々回している人です。推進担当は進行と記録を担い、業務担当者は入力資料・判断基準・完成条件を出す。管理職は試す時間を確保し、情シスは設定とルールを支えます。

AIを担当する人ではなく、業務に責任を持つ人を中心に置く。 この役割分担なら、試行が日々の仕事から離れません。

うちの場合はどこから手をつければいいか、30分で一緒に整理します。業務のどこにAIを入れると何時間減るかの試算メモを、診断後2日以内にお送りします。

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立て直しは4段階で進める

四つの決定事項を、実際の進め方へ落とすと次の順番になります。全社へ広げる判断は、最後です。

第1段階：利用記録と現場の声を並べる

部署別・役職別の利用状況を確認し、数人へ「どの業務で使ったか」「どこで止まったか」を聞きます。全員が使っているように見えても、管理職だけ使っていないことはあります。全社平均を見るだけでは、この差を見落とします。

質問は機能名ではなく、仕事の場面に合わせます。「Copilotを使いましたか」ではなく、「先月の会議資料を作るとき、どの工程で使いましたか」と聞くほうが、実態を捉えられます。

第2段階：1業務の実物を選ぶ

候補を出したら、頻度、所要時間、入力資料、確認者の四点で比較します。短期間で成果を確かめられ、社内の人が見て理解できる業務を一つ選びます。

議事録しか使われていないなら、議事録を否定する必要はありません。そこから一段進め、会議後のタスク整理、週報への転記、次回資料の下書きまでを一つの流れとして試します。点の利用を、業務の流れへつなげます。

第3段階：短く試し、削減時間を記録する

対象者へAIとの会話の仕方を伝え、実物で演習します。レベル差がある場合、初心者には要約、経験者には比較や修正まで求めるなど、演習問題を変えて吸収します。

試行中は、作業時間と修正内容を記録します。期待した成果が出ないときは、指示文だけを直し続けません。元資料の不足、業務手順、確認基準、権限設定のどこに原因があるかを見直します。

第4段階：完成物を社内へ見せる

成功例は「Copilotを使いました」では伝わりません。導入前後の成果物、作業時間、担当者の手順、確認した人のコメントを一枚にまとめます。

他部署が知りたいのは機能ではなく、「自分たちの仕事でも同じことができるか」です。一つの完成物が見えると、次の部署から具体的な相談が出やすくなります。そこで初めて、別部署への展開や研修のやり直しを判断します。

立て直しで繰り返しやすい4つの失敗

全社一斉研修を先にやり直す

操作説明を増やしても、各部署の業務が違えば、自分の仕事への置き換えは参加者任せです。研修をやり直すなら、先に一つの成功例を作り、その実物を教材にします。

利用率だけを追い続ける

利用率は、配布や初期接触を確かめるには役立ちます。しかし、管理職の未利用、用途の偏り、確認作業の増加までは示しません。業務別の削減時間と修正回数を併記してください。

推進担当だけで活用例を作る

業務を知らない人が作った例は、現場の例外や確認条件を外しやすくなります。推進担当が全部作るのではなく、業務担当者から実物と完成条件を出してもらいます。

AIツールを増やして解決しようとする

Copilotが定着しない状態でChatGPTやGeminiも追加すると、社員は「どれを使うのか」で迷います。WordやExcelの周辺に複数のAIが並んでいるなら、「WordやExcelにAIが3つ並ぶ会社へ」も参考に、業務ごとの使い分けを先に決めてください。

明日から使える確認表

会議を一度開き、次の項目を埋めてください。答えられない項目が、立て直しの出発点です。

部署別・役職別の利用状況を見られるか
「一度使った」ではなく、利用した業務を把握しているか
最初に試す1部署・1業務を決めたか
その業務の入力資料と完成物があるか
導入前の作業時間を測ったか
完成物を確認する責任者が決まっているか
利用できる情報と利用できない情報を説明できるか
推進担当以外に、業務を日々回す担当者が入っているか
作業時間と修正回数を残す場所があるか
成功例を他部署へ見せる形式を決めたか

十項目すべてを一度に整える必要はありません。ただ、1部署・1業務、導入前の時間、確認者の三つは、試行を始める前に決めておきます。この三つがなければ、成果が出ても説明できません。

よくある質問

Q. Copilotの利用率は何%を目標にすべきですか？

全社共通の目標値を置く前に、対象業務での利用と削減時間を決めてください。利用率が高くても用途が議事録に偏る場合があり、逆に一部の担当者だけでも月次業務の時間が減れば、説明できる成果になります。

Q. まず全社員アンケートを取るべきですか？

全社員アンケートだけで終えず、利用記録と少人数への業務ヒアリングを組み合わせてください。「使っているか」だけでなく、「何の仕事で、どこまで使い、何を人が直したか」を聞きます。

Q. 議事録に使えているなら、そのままでもよいですか？

議事録が必要な業務で時間が減っているなら、立派な成果です。ただし、要約を作った後のタスク整理や転記が人手のままなら、業務全体の時間を測ってから次の改善を決めます。

Q. 研修はもう不要ですか？

不要ではありません。対象業務と成功例が決まった後に、その実物を教材にして研修を行います。汎用機能を広く紹介するより、参加者が自部署の資料を持ち込む演習のほうが、翌日の業務へ移しやすくなります。

Q. 推進チームは解散したほうがよいですか？

解散する必要はありません。推進チームは進行、記録、部署間の調整を担い、各業務の設計と完成判断には現場の担当者を入れます。推進チームだけで活用例を作らないことが大切です。

Q. セキュリティが心配で実物を研修に使えません

社内規程、契約内容、データの扱いを担当部門に確認し、匿名化した資料や公開可能な資料から始めてください。法務・セキュリティ上の判断は会社ごとに異なるため、現場だけで決めず、情シス・法務・セキュリティ担当の確認を受けます。

Q. Copilot以外の生成AIでも同じ進め方を使えますか？

ChatGPTやGeminiなどでも、業務を絞り、実物で試し、作業時間を測る流れは共通です。使える機能やデータの扱いは契約によって異なるため、実施前に自社の契約内容と管理設定を確認してください。

AIworkerのご支援

AIネイティブX伴走

毎月一つの業務を選び、現場の資料を使ってAI活用を実装します。利用率の報告で終わらせず、業務別の作業時間、修正回数、社内に残す手順まで一緒に整えます。

AIネイティブX研修

参加者の実務に合わせて、AIとの会話の仕方から実物を使った演習まで設計します。部署と習熟度に合わせて演習内容を変えるため、参加者は自分の業務で試せます。

業務AIプロ

研修だけでは処理できない定型業務に対し、業務特化型のAIを開発します。業務の整理、開発、研修、運用定着までを一つの流れで支援します。

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