海外工場向け案件の納期調整で押さえる4つの工夫｜元商社営業16年

2026年9月21日 11:52

海外工場向けの案件が、国内と同じ感覚では進まず、困っていませんか。私は機械工具商社で、海外工場の窓口になっている商社を担当していました。時差や出荷便の制約がある中で続けていた、4つの工夫を紹介します。

国内と同じ進め方では、海外は進まない

一言でいうと、相手のいる地域によって、返事が届くまでの時間がまるで違います。

私が担当していたのは、海外工場の窓口になっている商社です。窓口の商社を通じて、アジア、北米、中米、ヨーロッパの約15〜20の工場とやり取りしていました。海外工場と直接やり取りしていたわけではなく、商社を通した形です。地域ごとの違いは、次のとおりです。

日本国内の企業と同じ進め方では、話が進みません。質問を1つずつ送っていると、返事を待つ時間が積み重なっていきます。アジアの工場と同じペースを想定していると、北米やヨーロッパの案件は思うように動きません。

時差のある相手ほど、往復の回数が進み具合を左右します。

選択肢を添えて問い合わせを1〜2往復に

結論は、聞きたいことを1つずつ送らず、選べる形にして送ることです。

選択肢がある場合、私は「〇〇の場合は△△、□□の場合は◇◇」と、向こうで選んでもらえる状態にして問い合わせていました。分岐を先に書いておけば、相手は1回の返信で判断できます。 1つずつ聞く形だと、返事を待つたびに数日が過ぎてしまいます。返事が届いた時点で、すぐに次の手配へ進めます。やり取りは、1〜2往復で収まりました。

時差のある相手には、質問を送るより、選べる形で渡します。

急ぎの物は、納品期限を先に確認する

海外への出荷は、便のタイミングに合わせる必要があります。

海路も空路も、頻繁に発送できるわけではないからです。海路と空路のどちらを使うかは、納品先の商社が選びます。所要日数の目安は、次のとおりです。

発送のタイミングに遅れると、次回の発送になります。タイミングによっては、来月まで送れないこともありました。 1回逃すだけで、納品が大きく後ろにずれます。だから、急ぎの商品は、いつまでに納品する必要があるのかを事前に確認していました。期限がわかれば、次の発送に間に合わせるべきかどうかを、早い段階で判断できます。便の選択は商社に任せる分、期限を先に知っておくことが大切です。

急ぎの物ほど、納品期限を先に聞いておきます。

納期は分かった段階ですぐ連絡する

商品の納期は、数日で入荷する物から、長いものでは精密部品で半年かかる物まで幅がありました。数か月かかる物は、納期が分かった段階で連絡するようにしていました。分かった段階なら、まだ納期を調整できるからです。

実際に、納期3か月の受注生産品で、手配する段階で納期を伝えたところ、納期短縮の依頼がありました。メーカーの工場の状況次第でしたが、結果的に2か月で対応できました。毎回短縮できるとは限りません。ただ、早く伝えていたから、相談できる余地が残っていました。

私から海外工場の状況は見えません。連絡した納期で困るなら、向こうから連絡があります。早めに伝えておくことは、調整できるうちに相手の反応をもらい、トラブルのリスクを減らす手段の一つです。

納期は、調整できる段階で相手に渡しておきます。

情報を早めに掴んで先に動く点は、既存顧客の新しい生産ラインで提案した話とも通じます。

長期休暇の前は各工場の注残を確認する

日本の長期休暇は、海外にはありません。日本が休みの間も、海外工場は通常どおり動いています。普段の休みは、自分の休みで構いません。注意が必要なのは、長期休暇の前です。

海外への出荷の機会は限られています。休みに入る前に出せなければ、次の機会を待つことになります。出荷の機会を1つ逃せば、納品も次の便まで遅れます。私が気にしていたのは、長期休暇前の出荷のタイミングでした。方面ごとに事情が違うため、各工場向けの注残を見ながら、各担当者とすり合わせていました。注残とは、注文済みで、まだ納品が終わっていない分のことです。出荷が必要な物を洗い出し、曖昧な物をなくしてから休みに入るようにしていました。

普段の休みは自分の休みで考え、長期休暇の前だけは、海外工場の動きに合わせます。

長期休暇の前は、出荷が必要な物の洗い出しから始めます。

まとめ｜先に聞いて、先に伝える

海外工場とのやり取りは、時差と出荷便があるため、国内と同じ進め方では進みません。選択肢を添えた問い合わせ、納品期限の確認、納期の早めの連絡、長期休暇前の注残の確認。 4つの工夫は、どれも「先に動く」ことです。

今日の一歩は、今動いている海外の案件を1つ選ぶことです。選んだ案件の納品期限を、相手に確認してみましょう。海外工場とのやり取りで悩んでいる方の、ヒントになればうれしいです。