面談議事録と改善提案 官(14)

面談議事録と改善提案
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作業診断の進め方の中で、致命的になる可能性のあることを記録します。

面談議事録、弱み・強み・改善の機会・危険性（リスク）、改善提言の三度とも、
情報を丸めずに、意味が相手にわかりやすい提言をするためです。

１　面談議事録

面談相手が、いいことを言っても、中身が理解できていないのか、
仕事での議事の取り方の習慣からか、言葉を言い換えて記録したり、
より抽象的なことばに置き代えて記録したり、
相手にとって大事な言葉を省略して記録したりすることを目撃することがあります。

仕事では、細かいことを記録せずに、概要を記録しろという教育・習慣があるのかもしれません。
設計するさいには、プログラム言語の言葉に置きなおさないとプログラムが書けないのかもしれません。

作業診断では致命的になることがあります。

依頼者Aさんと、診断対象者Bさんが同じ組織に属していて、
診断作業に外からCさんが入ったとします。

Bさんの面談結果をCさんの言葉に変換してしまったら、
Aさんに伝わる確率は減る可能性があることが想像できるでしょうか。

モデルやプログラミング言語に変換するのは、
あとでもできるので、その場はそのまま記録しておくと、
証拠にすることができます。Cさんの言葉に変換したものはCさんがどう思ったかの証拠であって、Bさんがどうだったかの証拠にはなりません。

次の議事録が間違っている可能性をそれぞれ三つ以上指摘してください。
どう残せばよいかの例を記載してください。


例題１
C「その日の作業記録はありますか？」
B「わたしは作業記録を持っていません。」

議事録「作業記録がない。」

例題２
C「あなたは、その日に作業を記録しましたか？」
B「わたしは、自分ではその日の作業を記録しませんでした。」

議事録「その日の作業記録はない。」

例題３
C「その日の作業は記録しましたか？」
B「作業は計算機が自動記録しています。」
C「その日の作業記録を見せてください。」
B「作業記録は一ヶ月で消してしまうのでありません。」

議事録「作業記録を残していない。」

２　診断
議事録の取り方に問題があるのに、相手に問題があるかのような弱み、リスクの記述をされることがあります。まず、文書、議事録の可能性を最大限分析してから、弱み、リスクの洗い出しをしてみてください。HAZOPしてあると、間違えないようなことをHAZOPせずに指摘していたら、あなた自身が分析していないことを曝け出していることに気がつきましょう。

例えば、
「ソフトウェアを分析した作業記録がないのは、ソフトウェア分析の弱みです。」
という場合には、あなたが診断作業の分析した作業記録を見せれないようだったら、
自分の弱みをさらけ出していること以外の何も言っていない可能性があります。

「ない」という場合は、「見せれない」という状態を含んでいることに気がついてください。「見せれない」ものは、「ある」ことを伝えてもいけないという制約がついている場合があります。「ない」という答えは、「見せれない」ものがあるかもしれないという仮説を立ててみてください。
その仮説を完全に否定できるような事象がない限り、「ない」という前提を立てて話を進めるのは危険です。

「見せれない」という状態は、「記録してはいけない」という場合を含むことがあります。秘伝は、文書にしないことがあるためです。一度文書にしてしまうと漏れる可能性があるため、平文では文書化しません。

何かが「ない」ということを証明することは困難です。
何かが「ない」ことを言い募るのは止めましょう。

では、どう記録し、どう弱みとすればいいのでしょうか。

例
「すぐに見えるところにない」
「利害関係者でもすぐに見れるとは限らない」
「特定の人しか知らない」

これらの言葉は否定形で終わっています。
肯定形の文にしてみましょう。

「見るのに時間がかかる場合がある」
「利害関係者で見れる人を限っている」
「特定できる重要な人は知っている」

まず面談の際に、肯定形で確認してみるとよいでしょう。

逆に、
「見るのに時間がかからない場合はどういう場合か」
「見れる利害関係者はどういう人か」
「知っている人はどういう役割の人か」
など、より深堀していくことができるかもしれません。
大事な宝がそこにあるかもしれないのに、
否定だけ記録してよしとしては、改善の機会を失うかもしれません。

QCD　品質費用納期
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１　納期が達成できそうにない

期間にもよりますが、納期の半分の時点で出荷できるものを決めます。
そして、納期の半分の時点で出荷して、対価の半分をもらいます。

納期の半分まで来た時点で、納期に何が出荷できるかを明確にします。

実際には、納期の半分の時点でできあがるように計画を立てます。
できたもののうち、不明確な部分を相手側に試験してもらえるような形で渡します。

残りの期間は、使った道具・データの整備・関数等のライブラリ化、
耐久試験、次の版の設計・試作、必要な道具の試験。

別の言語、別のOSへの移植（この過程で思わぬ不具合に遭遇することあり）
異なるCPUへの実装。より安価なものに実装してみて、最終製品の価格を下げる
ことに貢献できないか。

<この項は書きかけです。順次追記します。>
This article is not completed. I will add some words in order.

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＜この記事は個人の過去の経験に基づく個人の感想です。現在所属する組織、業務とは関係がありません。＞
This article is an individual impression based on the individual's experience. It has nothing to do with the organization or business to which I currently belong.

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ver. 0.01 初稿 　20240504

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