Software de gerenciamento de projetos

Um software de gerenciamento de projetos ou software de gestão de projetos tem a capacidade de ajudar a planejar, organizar e gerenciar um conjunto de recursos e desenvolver estimativas de tempo. Dependendo da sofisticação do software, ele pode gerenciar estimativa e planejamento, agendamento, controle de custos e gestão do orçamento, alocação de recursos, o software de colaboração, comunicação, tomada de decisão, gestão da qualidade e sistemas de documentação ou de administração.

Um sistema de gestão é diferente de um gerenciador de tarefas

É possível realizar o gerenciamento de projetos mesmo sem o uso de um software específico. No entanto, especialmente em projetos de alta complexidade, com grande número de participantes ou que são integrados com sistemas corporativos (ERP, contabilidade de custos, sistema de gerenciamento de documentos etc.), o uso de um software específico pode facilitar o gerenciamento. Existem no mercado uma série de fornecedores de software de gerenciamento de projetos. Algumas soluções de software são específicas para determinados setores.

Dependendo do seu escopo funcional e seus objetivos, é possível distinguir diferentes categorias de software utilizadas na gestão de projetos. Do ponto de vista funcional, essas aplicações costumam ser utilizadas apenas para determinadas subdivisões da gestão de projetos, por exemplo, planejamento de prazos. Outras soluções abrangem de forma integrada vários ou todos os aspectos da gestão de projetos. Softwares que são desenvolvidos internamente, via de regra, visam apenas aspectos específicos isolados.

As ferramentas de gerenciamento de projetos podem, em certos casos, apoiar simultaneamente as tarefas de gerenciamento de projetos e o trabalho operacional do projeto: por exemplo, o gerente de projeto define as atividades planejadas, enquanto os membros da equipe documentam os resultados na mesma ferramenta.

História

O primeiro ano historicamente relevante para o desenvolvimento de softwares de gerenciamento de projetos foi 1896, marcado pela introdução do harmonogram. O economista polonês Karol Adamiecki tentou representar o andamento das tarefas em um um gráfico de barras que mostrava o cronograma de um projeto. Em 1912, Henry Gantt aprimorou o harmonogram, criando o diagrama de Gantt. O diagrama de Gantt foi notavelmente usado pelos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial. Os diagramas de Gantt atuais são praticamente idênticos aos originais e fazem parte de muitos sistemas de gerenciamento de projetos.

Recursos mais comuns

O software de gestão dá suporte para que o administrador, os demais líderes e o time possam conduzir os projetos e as atividades de uma maneira mais sistematizada, registrando dados e informações relevantes sobre as etapas do projeto. São recursos comuns aos sistemas de gerenciamento:

• Gestão do fluxo de produção das atividades da empresa: é um recurso presente em praticamente todos os principais softwares de gestão.
• Controle financeiro: engloba ferramentas que facilitam a gestão de todo o processo financeiro.
• Gestão de tempo: utilizado para estimar o tempo necessário de cada parte do projeto ou para registrar o tempo decorrido em cada tarefa.
• Emissão de relatórios e mensuração de resultados: pode gerar relatórios mensais, trimestrais, anuais etc., além de comparar os resultados obtidos com os resultados esperados.
• Controle de versão: registra e gerencia alterações em arquivos, mantendo o histórico e a integridade do projeto.
• Acesso on-line ou pela Web: permite que o software de gestão seja acessado remotamente.

Vantagens

O uso de um software de gerenciamento completo fornece muito mais base e segurança para o gestor, otimizando o fluxo de processos e o alcance de resultados. Ao investir na ferramenta, a empresa experimenta um conjunto de vantagens. Essas vantagens podem incluir:

1. Histórico e acompanhamento do desenvolvimento do negócio: uma das principais vantagens de um software de gestão é o armazenamento das informações. Podendo estas estar acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar (contanto que o software permita acesso remoto), elas ainda podem gerar relatórios específicos.
2. Percepção clara da capacidade da demanda: com o sistema de gestão, pode-se acompanhar a carga de trabalho de todos e avaliar o volume de entregas. Além disso é possível usar este indicador para outras análises, como determinar prazos de entrega mais realistas, avaliar a necessidade de aumento da equipe, etc.
3. Visão sistêmica: um software integrado permite uma visão geral de tudo que acontece dentro da organização, com diferentes níveis de detalhes, se for necessário. Assim, o gestor pode avaliar o desempenho de cada área e dos profissionais envolvidos nos diferentes processos.
4. Previsibilidade para lidar melhor em situações de risco/crise: uma plataforma pode fornecer indicadores em tempo real, informações detalhadas, controle e organização da rotina de trabalho, a fim de alertar sobre possíveis riscos e comunicar crises.

Desvantagens

Apesar de trazer muitas vantagens, é preciso considerar também alguns inconvenientes que podem surgir ao implementar um software de gerenciamento de projetos. Veja, a seguir, quais as desvantagens do uso de um software:

1. Custo: a compra, a implementação e a manutenção do software podem custar caro. Além disso, algumas soluções exigem a compra de módulos individuais, ou seja, você pode ter que desembolsar mais do que previu inicialmente.
2. Necessidade de suporte: em alguns casos, a interface do sistema é muito complicada ou o suporte ao cliente é inacessível. Por isso, analise bem a experiência dos usuários antes de contratar. Em algum momento, você precisará do apoio de quem constrói a solução. De nada adiante ter um software excelente e não contar com um suporte ao cliente adequado. O sistema tem que vir pra facilitar e não trazer dores de cabeça.
3. Treinamento: ao optar por uma solução digital de gestão, você precisa ter ciência que essa ferramenta exige tempo de estudo. Para que a empresa aproveite, de fato, as vantagens de um software, o treinamento da equipe precisa ser aprofundado.

Exemplo de kanban em um software de gerenciamento de projetos.

Como escolher um software de gestão

Para selecionar a ferramenta que melhor se adapta às necessidades de uma empresa, o ideal é mapeá-las corretamente antes de buscar a melhor solução.

É necessário considerar diversos pontos, como:

1. Infraestrutura: se o sistema requer instalação de servidor o custo será muito alto. Prefira as soluções ofertadas com cloud computing, hospedadas em um banco de dados confiável.
2. Apoio na implantação da solução: verifique se a empresa fornecedora do sistema oferece apoio na fase de implantação da ferramenta. Sem a orientação correta, esse processo pode ser confuso para o time e exige muita energia. Por isso, quanto mais apoio a empresa que oferta o software oferecer, melhor.