【コピペ用】仕事のAI指示文テンプレート15選｜メール・議事録・Excel

月曜の朝9時。受信箱には返信待ちのメールが12通。午後には会議があって、議事録も今日中に出さないといけない。

「AIを使えば早くなる」と聞いて、ChatGPTを開いてみる。「お詫びのメールを書いて」と打つ。返ってきたのは、どこかで見たような、当たりさわりのない文章。結局、自分で書き直して、いつもと同じだけ時間がかかる。

AIの返事がイマイチなのは、AIの性能のせいではありません。ほとんどの場合、頼み方の問題です。相手・目的・長さ・トーンを最初に伝えるだけで、そのまま使える文章が返ってくる確率がぐっと上がります。

ただ、それを毎回ゼロから考えるのは面倒です。だから、このnoteでは、仕事でよくある場面ごとに「カッコの中を書き換えるだけ」で使える指示文を15個用意しました。

こんな人に向けて書きました

・AIを使ってみたが、返事がありきたりで使えなかった

・メール、議事録、資料づくりに毎日けっこうな時間を取られている

・プロンプトの勉強をする時間はないので、すぐ使える型がほしい

ChatGPT、Claude、Geminiなど、どの対話型AIでも使えます。

中身（全15個）

・メール：依頼／お断り／お詫び／返信の下書き

・議事録・まとめ：会議メモを議事録に／長い資料の要約／自分の文章のチェック

・企画・アイデア：アイデア出し／企画書の骨組み／反対意見を出してもらう

・表計算：関数を作ってもらう／エラーの原因を聞く／表の作り方の相談

・学習・相談：分からないことを質問する／頼み方そのものを改善してもらう

さらに、15個すべてに共通する「良い頼み方の5つの型」と、AIを仕事で使うときの注意点もつけています。

AIの返事がありきたりになる3つの理由

1つ目は、相手と目的を伝えていないことです。「メールを書いて」だけでは、誰に、何のために送るメールなのかが分かりません。AIは、いちばん無難な一般論で埋めるしかなくなります。

2つ目は、長さとトーンを指定していないことです。社内向けの短い連絡と、取引先へのお詫びでは、ふさわしい長さも言葉づかいもまったく違います。指定がないと、AIは中間の、どちらにも使いにくい文章を返します。

3つ目は、分からないことを質問させていないことです。情報が足りないとき、AIは勝手に想像で補います。これが「それっぽいけど事実と違う」文章の原因になります。

このnoteのテンプレートは、この3つを最初から埋めてある形にしています。

読み終わると、できるようになること

・メール、議事録、企画書、Excelの相談を、カッコを書き換えるだけでAIに頼める

・AIの返事が微妙なとき、どこを直せば良くなるかが分かる

・テンプレートにない場面でも、自分で良い頼み方を組み立てられる

書いた人

私自身、仕事で毎日AIを使っています。最初は同じように、ありきたりな返事に困っていました。このnoteのテンプレートは、実際の仕事で何度も使いながら、返事の質が安定するように直してきたものです。

こんな人には向いていません

・すでに自分用のプロンプト集を持っていて、使いこなしている人

・プログラミングやAPIを使った、AIの開発寄りの使い方を知りたい人

今日からできるコツ：最後に1行足すだけ

テンプレートを使わなくても、今日からすぐ効くコツが1つあります。どんな頼み方でも、最後に次の1行を足すことです。

　分からないことや足りない情報があれば、書き始める前に私に質問してください。

これだけで、AIが勝手に想像で埋めることが減ります。たとえば「来週の会議の案内メールを書いて」と頼むと、AIは日時や場所を適当に作ってしまうことがあります。この1行があると、「日時と場所、参加者を教えてください」と先に聞いてくれます。

聞かれた質問に答えるのは少し手間に見えますが、あとで間違いを直す手間に比べればずっと小さく済みます。

よくある質問

ChatGPT以外のAIでも使えますか？

はい。Claude、Geminiなど、文章で指示を出す対話型のAIであれば同じように使えます。無料版でも使える内容です。

会社の資料を貼り付けても大丈夫ですか？

社外秘や個人情報は貼らないでください。会社で使ってよいAIと、入力してよい情報のルールを先に確認するのが安全です。有料部分でも注意点をまとめています。

サンプル：返信の下書きを作る指示文

15個のうち1つを、そのまま全文公開します。毎日いちばん使う場面です。

次のメールへの返信を書いてください。返信の要点は〔要点〕です。相手のメールで質問されていることには、すべて答えてください。（相手のメールを貼る）

ポイントは最後の一文です。「質問にはすべて答えて」と書いておくと、相手の質問への答え漏れがなくなります。

残りの14個も、同じように「なぜこの一文を入れるのか」が分かる形でまとめています。