メール件名の英語は、何を先頭に置けば後回しにされないのか？英英辞書と英政府の文章ガイドで確かめた型
件名を書くのに、本文より時間がかかっている。
英語のメール件名で手が止まる方は、本文が書けない方より、実はずっと多いです。
結論から言うと、件名は「丁寧な文」ではなく「用件の名詞」を先頭に置くと、相手の受信箱で後回しにされにくくなります。
理由は単純で、受信箱の一覧に表示されるのは件名の先頭十数文字だけだからです。
この記事では、英英辞書と英国政府の文章ガイドの記述を根拠に、英語のメール件名を「先頭に何を置くか」で組み立てる型を持ち帰ってもらいます。
英語のメール件名は、用件の名詞を先頭に置くと後回しにされない
まず、件名という欄が何のためにあるのかを辞書で確認しておきます。
ケンブリッジ英英辞書の subject line の項は、件名を「メールの一番上にある、そのメールが何についてのものかを伝える短い1行」と説明しています。
つまり件名の仕事は、あいさつでも、お願いでもなく、「何についてか」を伝えることです。
ここを取り違えると、次のような件名ができあがります。
- I hope you are doing well
- A question
- Thank you for your time yesterday
どれも本文の書き出しとしては悪くありませんが、件名としては「何についてか」がほぼ伝わりません。
受信箱で一覧になったとき、相手はこの1行だけを見て「今開くか、あとで開くか」を決めます。
先頭に用件の名詞があるかどうかが、その判断を分けます。
同じ内容を、名詞を先頭にして書き直すとこうなります。
- Question about the March invoice
- Meeting notes from Tuesday
- Contract draft for your review
読んだ瞬間に、何のメールかが分かります。
丁寧さは本文で出せばよいので、件名は「何についてか」に全部使ってください。
英語のメール件名が読まれない理由は、丁寧さではなく順番にある
日本語のメールに慣れていると、件名にも一種の「前置き」を置きたくなります。
ところが英語の件名で前置きを置くと、肝心の用件が後ろに押し出されて、一覧では切れて見えなくなります。
たとえば次の2つは、中身はまったく同じです。
- Regarding the schedule for the next meeting with your team
- Next team meeting: schedule
前者は「Regarding the schedule for the…」までしか表示されず、何の日程かが見えません。
後者は8語も使わずに、用件と種類の両方が伝わります。
ケンブリッジ英英辞書の concise の項には、「余計な語を使わずに、言うべきことを短く明確に述べる」という語義が載っています。
件名は、この concise がもっとも求められる場所です。
件名は文章ではなく、ラベルだと考える。
この一言を頭に置くだけで、件名の書き方は変わります。
ラベルなので、主語と動詞をそろえた完全な文にする必要はありません。
冠詞や前置詞を落として、名詞と数字を残すのが基本形です。
英語のメール件名で先頭に置く語の優先順位
先頭に置く語には、優先順位があります。
- 1番目＝相手が探すときに使う語（案件名・製品名・請求書番号・日付）
- 2番目＝メールの種類（Question／Request／Update／Reminder）
- 3番目＝期限（by Friday／due 12 March）
相手が後からそのメールを検索するとき、何と打つかを想像してみてください。
「あの見積の件」なら quote、「4月の請求書」なら April invoice です。
その語を先頭に置くと、開封のときも、検索のときも、相手の手間が減ります。
英語のメール件名に使うラベル4つ｜Re・FYI・Action required・Reminder
件名の先頭に付ける短いラベルには、辞書に載っている定番があります。
意味を取り違えると失礼になるものもあるので、1つずつ確認します。
英語のメール件名に付ける Re と FYI
Re: は返信のときに自動で付く記号だと思われがちですが、もともとは独立した語です。
ケンブリッジ英英辞書の re の項では、「（特にビジネスの手紙で）〜について」という意味の形式ばった語として、Re your communication of 15 February という例が挙げられています。
だから、返信ではない新規メールの件名を Re: で始めても、間違いではありません。
ただし、多くのメールソフトが返信に自動で Re: を付けるため、新規メールに手で付けると「返信のふり」に見えることがあります。
新規メールでは Re: を使わず、名詞から始めるほうが誤解がありません。
FYI は「あなたの情報として」を縮めた語です。
ケンブリッジ英英辞書の FYI の項は、「メールなどで、相手が知っておくべきと思う知らせや情報を送るときに使う」と説明しています。
つまり FYI が先頭にある件名は、「返信は要りません、読んでおいてください」という合図になります。
返事がほしいメールに FYI を付けると、読まれても返信が来ません。
英語のメール件名に付ける Action required と Reminder
相手に何かしてほしいメールには、Action required か Action needed が定番のラベルです。
似た語に action item があり、ケンブリッジ英英辞書の action item の項では「会議や報告などのあとに、特定の人やグループがやる仕事」と定義されています。
会議のあとに担当を割り振るメールなら、件名を Action items from today's meeting とすると、本文を開く前に「自分の担当が書いてある」と伝わります。
Reminder は催促のラベルです。
角を立てずに使うなら、Reminder の前に Gentle や Friendly を足す形が広く使われています。
- Gentle reminder: invoice due 15 March
- Reminder: feedback on the draft by Friday
催促を含むメールの本文の言い回しは、場面別に300のフレーズをまとめた記事があります。
英語のメール件名の型を場面別に並べる
ここからは、そのまま使える型を場面ごとに並べます。
角かっこの中を差し替えるだけで、自分の件名になります。
英語のメール件名｜依頼と確認
- Request: [資料名] by [期限]
- Question about [案件名]
- Quick question: [知りたいこと]
- Could you confirm [確認したいこと]?
Quick question は「短い質問です」という合図なので、本文も本当に短くしてください。
英語のメール件名｜報告と共有
- Update: [案件名] ([日付])
- [案件名] status update
- Meeting notes: [会議名] ([日付])
- FYI: [共有する内容]
進捗の報告は、件名に日付を入れておくと、あとで並べたときに履歴として読めます。
英語のメール件名｜日程調整
- [会議名]: proposed dates
- Rescheduling [会議名] to [新しい日時]
- Availability for [会議名] next week
日程の件名には、会議名と「提案なのか変更なのか」の2点を必ず入れます。
英語のメール件名｜お詫びと訂正
- Correction: [訂正する内容]
- Apologies for the delay: [案件名]
- Follow-up on [案件名]
訂正のメールは、件名に Correction と明記したほうが親切です。
相手が古いメールを見て動いてしまう事故を、件名の段階で止められるからです。
遅れたお詫びの本文については、こちらの記事で書き出しの型をまとめています。
英語メールを3日放置してしまった。謝りすぎない「遅れたお詫び」の書き出しの型
英語のメール件名でやりがちなこと3つと直し方
ここでは、件名でよく見かける3つの癖と、その直し方を並べます。
英語のメール件名を大文字だけで書く
急ぎを伝えたくて、URGENT や PLEASE READ を全部大文字で書くケースがあります。
英国政府の文章ガイドは、大文字だけの文章について明確に否定的です。
GOV.UK のスタイルガイドの Capitalisation の項には、大量の文章を大文字だけで書くと読みにくいので、常に文の最初だけを大文字にする sentence case を使う、と書かれています。
件名は短いとはいえ、大文字だけの1行は「叫んでいる」印象を与えます。
急ぎなら、大文字ではなく期限の日付で伝えてください。
- ✕ URGENT!! PLEASE REPLY
- ○ Reply needed by 5 pm today: [案件名]
英語のメール件名に社内だけの略語を入れる
同じガイドの abbreviations の項は、略語を初めて使うときは必ず正式名称を書く、という原則を置いています。
社内では通じる略語でも、取引先の受信箱では意味不明な文字列です。
件名は検索にも使われるので、略語ではなく相手が打ちそうな語で書いてください。
英語のメール件名で ASAP を毎回使う
ケンブリッジ英英辞書の ASAP の項には、Please reply ASAP. という例文が載っています。
語としては問題ありませんが、毎回の件名に付けると「この人はいつも急いでいる」と受け取られて、かえって効かなくなります。
本当に急ぐときに1回だけ使うか、ASAP の代わりに具体的な期限を書くのが安全です。
英語のメール件名を決める前に、本文の1行目を先に書く
最後に、件名で迷わなくなる手順を1つだけ置いておきます。
本文の1行目を先に書いて、その中の名詞を件名に持ち上げる。
たとえば本文の1行目が次の文だったとします。
I'm writing to ask whether you could send me the revised quote for the May order by Friday.
この文の中で、相手が探すときに使う語は revised quote と May order です。
種類は依頼、期限は Friday です。
だから件名はこうなります。
- Request: revised quote for May order by Friday
本文を書いてから件名を決めると、件名が本文とずれることもなくなります。
件名で悩む時間は、本文の1行目に回してください。
その1行目の丁寧さをどこまで上げるべきかは、辞書の語義ラベルを数えて確かめた記事があります。
ビジネス英語のメールは、どこまで丁寧に書けば正解なのか？英英辞書3冊の語義ラベルを並べて数えた
件名は、名詞を先頭に、種類と期限を後ろに。
これだけ守れば、相手の受信箱の一覧で、あなたのメールは後回しにされにくくなります。
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