KOZAROCKSを裏で支えていた「イベント運営AI」の仕組みを公開します
「KOZAROCKS 2026」が7/10（金）、11（土）に開催され、台風の影響もあり、たくさんの方へご迷惑をおかけしました。
そんな中、前回との大きな違いは、『AIをイベント運営においてフル活用する』と決めて、試行錯誤しながらClaudeをぶん回しましたことです。
数えたら、AIで作ったアプリが3つ、定時実行のAIタスクが11本ありました。
今回はその仕組みについて公開していきたいと思います。
イベントサイトの内製
前回まではノーコードツールを活用してサイトを作成していたのですが、ノーコードツールはLP用のツールで、イベントサイト規模になると表示が重く、スムーズに閲覧できませんでした。
そのため、今回はサイトをフルスクラッチで作ることにしました。
また、チケット購入の種類も早割など含めて組み合わせると、購入パターンが膨大になることがわかり、既存サービスではチケット管理の運用の負荷が上がり、お客様の使い勝手も損なわれるため、購入まわりも自作することに。
そうなるとさらに考えなくてはいけないのが、受付です。
イベントツールでは受付や事前連絡メール、クーポン機能などいろいろ気が利いているので、それも合わせて全体フローを整える必要が出てきました。
ただこれらもAIが発達してくれたおかげで、実働1ヶ月くらいで出来上がりました。
チケットの購入やUIの使いやすさなど、褒めていただくこともあり、サイト制作に関わったスタッフ全員、大変嬉しく思っております。
行列を作らない、受付フローシミュレーターの作成
前回、受付に長い行列を作ってしまいました。
今回は絶対にそんなことにならないように、『行列の待ち時間を限りなく0に近づけるためにどうしようか？』という議論が交わされていました。
受付では何をやるのか、それは人数を増やせばいいのか、レーンを増やせばいいのか…
整理するにも変数が多く、どうすればいいのかちょっと悩んでいたところでFable 5（Claudeの新モデル）の登場です。
リリース直後、AI大好きな方々がXで「ゲームを作った！」などの投稿をしているのを拝見して、『これだったらシミュレーションできるかも？』と思い実装してみました。
当日のオペレーションと若干フローが違いますが、議論のたたきとして非常に便利でした。
※PCで以下のリンクを開くと、実際にシミュレーションを動かせます。
さすがFableというべきか、シミュレーターもサクッと作れましたし、お店の行列に関する既存の解決策なども含めていろいろ提案してもらいました。
私だけでは全く思いつきもしなかった変数の数々をパラメータとして用意してくれて、実際にそれをいじりながら最適な配置とタスクの分担を考えることができました。
シミュレーションを通して下記3点が重要な論点だと分かりました。
ピーク時にどう対応するべきか
ピークをどうしたらなだらかにできるか
ピークをオープニングの直前ではなく、もう少し前にもって来られないか
こういった新しい視点を持って受付フローの準備に入ることができました。
当日は長い行列を作ることなくスムーズに受付が進み、オープニング開始時には会場を満員にすることができ、本当にほっとしつつ、去年とは比べ物にならない受付のレベルになったと思います。
実際にオペレーションに入ってくれたメンバー、ボランティアの皆さんには大感謝です。
サイトの自動更新、誤字脱字・表記揺れの自動チェック
サイトを内製化すると決めて、はじめに考えたことの1つが『どうしたらサイトの情報更新を早くできるのか？』でした。
前回のノーコードツールではそもそもログインできる人、かつ、使い慣れている人しか更新することができなかったため、素早く反映することができませんでした。また、ノーコードとはいえ、多少面倒くさい部分もあり、もっと早く簡単に更新できる方法も一緒に考えていました。
結果、今回はスプレッドシートに情報を更新すると、それを読み取ってサイトに反映する仕組みを整えました。
AIによって自動的にリリースフローを実行させ、スプレッドシートに情報を登録さえできれば何かしらエラーがない限り、定期的にサイトに反映されるようになりました。
一方で、更新が手軽になったぶん増えたのが、誤字脱字などのヒューマンエラーです。
誤字脱字のご指摘を少しずつただくようになり、途中から『AIで誤字脱字やページを跨いだ表記揺れ、さらには画像内のテキストも合わせた表記揺れなどをチェックできないか？』と思い、データが溜まっているスプレッドシートをAIに巡回監視させてみたところ、しっかりと整理された修正リストを作成してきました。
タスク内には対応方針まで記載され、修正対象のセルのリンクも貼られていて、すぐ修正に取りかかれる状態にまでまとめてくれました。
人間では見えない謎の改行だったり半角スペースだったり、あとは言い回しが文章として変になっているかもしれないといった、文脈の違和感なども全部見つけてくれて、こういうのは人間よりもAIでやった方がいろいろ発見してもらえるんだなと思いました。
気をつけたのは、修正そのものはあえてAIにさせなかったことです。それは1つ1つのメッセージには意図や想いがあり、勝手に修正してはいけないものがあるためです。
この仕組みのおかげで、おそらく99％くらいは潰せたと思っています。
多くのドキュメントの作成
イベントには数えきれないほど多くのパートナー様や企業様に関わっていただきました。そういった中で認識齟齬を少しでもなくすために、滑らかな情報共有が必要です。
ただし、その範囲も様々で１つの資料をそのまま展開する場合もありますし、１つ１つの企業様ごとに資料を作成する必要がある場合もあります。
そういった細かいけど大切な部分をおろそかにしないためにもAIを活用していました。
例えば、申し込みフォームから送信いただいた際に、その情報をAIが読み取り、その企業様へ必要なドキュメントの自動生成、さらには後続のタスク担当者への連絡も自動化して、人が介在すべき場所、そうでない場所を見極めて効率よく、素早く対応できました。
台風情報のトータルチェックダッシュボード
台風の影響がイベントに大きく関わってくることがわかってから、複数のサイトの情報を常にウォッチしてサマリーを自動生成するダッシュボードを作成しました。
沖縄でよく参照される米軍系の気象情報サイトや日本のサイト、バス、モノレールが出している運行情報などあらゆる情報をサマリーして1画面で見つつ、どういった判断が必要になってくるのかも示唆をもらいながら議論のたたき台にしていました。
結果として台風による怪我や被害の報告はなく、判断の助けになったと思います。
そのほか多数のスケジューラー
いつも以上に多くの企業・スタッフによる運営体制だったため、情報の交錯、タスクの受け渡しが発生することを予見できていたので、どのように漏れなく、円滑に進められるのかを想像しながら準備しました。
その際に意識した点は、「AIに何を任せるか」を考える順番で、現在は以下の流れで進められると仕組み化しやすいなと考えています。
情報の監視
今ある情報にAIを巡回させて最新の状態を把握させます。
その際、ツールが複数にまたがっている場合には、それらの情報を全部取りにいけるように事前設定しておく必要があります。情報の整理
1の情報をどこかに一元管理します。アクションを促す通知
整理した情報をもとに、次のアクションをタスク内容も含めて対象者へ通知します。
こうしておくことで、人が介在せずともタスクフローを継続させることができます。
ここは最初に関係者とフローを構築することが大切です。アウトプット（ものによって）
通知ではなく、AIが作業した方が良さそうな定型業務などは、AIでアウトプットを作ってからレビュー依頼を責任者に投げるところまでを作ります。
先ほどあげたドキュメントやメールのドラフトも作成していました。
効率もクオリティも上げるAI活用は、すぐに始められる
『人を採用する』の前に『AIに投資する』を検討する、そんな時代に入っています。
（表記揺れチェックなど、ものすごく大変で神経使う作業だと思います…）
本イベントで実感しましたが、効率化とクオリティアップに繋がるAIの仕組みは、ポイントを押さえることですぐに取り組めます。
AIにどこまで任せられるか（正しく作れるか）
AIに何をやらせないか
人間がどの判断を担うべきか
人間に何をやらせないか
そして、AIの進化によって、この『できる幅』も大きく変わっていきます。
AIのキャッチアップは大変ですが、それがそのまま価値となって跳ね返ってくるので、これからも実践で活用し、実用化したものについては発信を続けたいと思います。
イベントや業務効率化のAI活用相談や診断を受け付けています。
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