失敗から学ぶBacklog活用術

このnoteはBacklog Advent Calendar 2023の12月4日分の記事です。

こんにちは！ヌーラボの尾藤です。

2023年も終わりに近づいてきましたが、まだまだやり残したことも多く、「残り僅かな時間でどれだけのタスクを消化できるだろう？」なんてことを考えていました。

ヌーラボでは自社で開発している「Backlog」を使ってタスクの管理をしているのですが、いくらツールを使っても運用方法を一歩間違えると逆に管理しづらくなっていまいます。

今回は社内・社外問わず色々な人とBacklogを使って協業する中で、自分なりに感じた「上手くタスク管理を行うコツ」を紹介します。

また、2023年12月9日(土)には福岡で「プロジェクトマネジメントに関わるすべての方のための祭典」としてBacklog Worldが開催されます。
ここではBacklogのユーザーコミュニティ「JBUG」が主体となり、様々な知見が共有されます。

Backlog利用者にとっては必見のイベントになりますので、お近くにお住まいの方は是非ご参加ください！

課題を登録する際はゴールを明確に設定する

とても当たり前のことを書いているように見えますが、意外とこういうケースは見受けられます。

継続的にやり取りがされる話題について「◯◯に関すること」や「▲▲を運用する」といったタイトルで課題を登録してしまうと、永遠と完了にされない課題が誕生してしまいます。

確かにその課題を見れば「◯◯」や「▲▲」についてのやり取りは全て見ることが出来ますが、期間が長くなるとコメント数も膨大になり、把握しきれなくなってしまいます。

こうなるともはやタスク管理ではなくチャットのような使い方になってしまうので、一定期間で完了できるゴールを設定して登録することをおすすめします。

課題には目的を記載する

タスク管理をする上では「誰が、何を、どういう状態に、いつまでに」という情報が揃っていれば課題の登録は出来ますが、これが1つ落とし穴です。

そもそも前提として「何故そのタスクが必要なのか」を記載しておくことで、目的からずれることを防げます。また目的を知っておくことで代替案が出やすくなったり、場合によっては「対応しない」という選択をすることも可能になります。

チームで働く以上、どうしても自分1人では把握しきれていないことも出てきます。そんな中で目的を示さずにタスクを進めると、意図がうまく伝わらずに遠回りな方法を取ってしまうことがあります。

また意外と多いのが後になって「これって何でこうなってるんだっけ？」みたいな疑問が出てくることです。
その時の対応をしたメンバーが退職してしまったり、時間が経ちすぎて忘れてしまった時にも、目的が課題に登録されていればBacklogを振り返ることで「なぜそうなっているのか」を瞬時に理解することができます。

最短・最善の方法を選択するためにも、そして未来の自分やメンバーが困らないためにも、その課題を通して何を達成しようとしているのかを目的を示しましょう。

確認者が複数いる場合は担当をこまめに変える

業務のやり取りをしていると、確認して欲しい相手が複数いる場合があります。

確認者が4名以上の場合は全員に通知した上で、「問題なければ★（スター）を付けてください」といった運用でも大丈夫ですが、2,3名であれば担当を変えて確認を回す運用がおすすめです。

もちろん確認用の子課題を立ててそれぞれ期限・担当者を設定しても良いですが、簡単な確認の場合は担当者を切り替えることで、今誰の確認を待っている状況なのかを分かりやすくして、確認で止まってしまうことを防げます。

「タスクの状況を見える化して、誰がボールを持っているかを明確にする」ことがBacklogの魅力の1つですので、それを活かすためにも担当者を切り替える癖をつけましょう。

まとめ

近年仕事量は増え、他者とコラボレーションする必要がある業務も増え続けていると言われています。そしてそれらを全て頭の中やメモ、スケジュール帳やカレンダーアプリといった方法で管理するのは、他者と協業するには限界があります。

そういった業務の整理をして、チームを円滑にするためのツールがBacklogなのですが、冒頭でもお話したように使い方を一歩間違えるだけでツールに振り回され、逆に仕事量が増えることになりかねません。

一方でBacklogを上手に活用できれば、頭の中をクリアに保ち、頭を使いたい業務に時間を割くこともできるようになります。

今回ご紹介したコツは1つ1つは本当に些細なことですが、私自身が失敗から学んだ運用方法ですので、是非一度試してみてください。