打ち合わせを「納品」する。仕事のフットワークを超絶軽くするシステムと、その全手順

「会議がぜんぶ終わってから、やっと自分の仕事ができる」

役職が上がった人ほど、よくこんなことを言いますよね。僕が会社員をやっていた頃も、上司たちはこんな感じだった記憶があります。

僕は今フリーランス／ソロプレナーですが、この気持ちはわかります。会議のあとには仕事が残っているというか、むしろ増えるので。議事録をまとめたり、決定事項をタスクに切り分けたり、それらを1個ずつスケジューリングしてカレンダーに入れたり。考えるだけで面倒ですね。

しかも、人と話すのって思ったよりも体力を削られるので、疲れます。

「本当の仕事」の前に立ちはだかる、仕方のない時間。それが会議／ミーティング／打ち合わせです。

でも、それも過去の話。僕の「打ち合わせ」は、今その逆になりました。

打ち合わせが終わると、「仕事」も半分終わってる

僕たち「てけしゅん」は毎週月曜、Zoomで打ち合わせをしています。予定では前半30分が最新カルチャーについての情報交換で、後半30分が編集会議です。先日8月10日の回は話が乗って、前半だけで70分もかかってしまいました。

それでもZoomを閉じたあとに、議事録をまとめる仕事は残っていません。仕組みの中心にいるのは、AIエージェント。もちろんZoom標準搭載の議事録要約機能よりも、はるかに進んでいます。

「打合せ終わった」とエージェントに伝えるだけで、彼はZoomにアクセスして会議の録音や文字起こしを読み、僕らが「カルテ」と呼んでいる整理メモを作ります。

カルテが普通の議事録と違うのは、決まったこと、保留になったこと、出てきた数字がはっきり分かれていること。それぞれに発言の時刻も付いています。決まったことは僕が確認したうえで、予定表とタスクの記録に入ります。期限の登録も、Discordで共有する文面の下書きも、このタイミングで作ります。

だから会議が終わった時点で、次に作るものの方向性とディテールがある程度定まっています。

期限が近いタスクがある場合、そこからエージェントが「早速これに取り掛かりましょうか？」と提案し、ほとんどその場で片付いてしまうことも珍しくありません。

「さあ、ここから仕事を始めるぞ」という感覚が薄れて、「もうある程度できているから、続きをやろう」という感覚に変わります。自分自身、このシステムを作ってからフットワークがとんでもなく軽くなった気がします。

お気づきかもしれませんが、冒頭で取り上げた「会議が終わってから、やっと自分の仕事ができる」という嘆きは、このシステムの上では成立しません。

打合せをすること自体が、仕事を進める／成果物を作ることにつながっているからです。

「雑談」と「脱線」を無駄にしない仕組み

打合せには雑談や脱線がつきものです。本題から逸れて、「こういう方向もありだよね」という話になって盛り上がった経験は誰もしたことがあるはず。

でも、こういうアイデアは、良いものほどその場では盛り上がって、翌日には忘れられていきます。

僕らの「カルテ」では、話したけれども決まらなかった／うやむやになった話が「保留・継続論点」として記録されます。

それらはふとした瞬間、「それって、以前に打ち合わせで話してたアレと繋がりますよ」とエージェントが提案してくれるんです。

そして、新たなアイディアや企画の候補として広がっていく。

その実例が、あなたがいま読んでいるこの記事です。この記事は、7月20日の定例で出た「AIエージェントと協力したショート動画作成の裏側を記事にしよう」という1つの決定から生まれました。その3週間後にこの企画を掘り起こしてAIと相談を始めたとき、エージェントは打ち合わせの中でどういう流れからこの話が出たのかを把握した状態で、記事シリーズの構成を提案してきました。

そこからさらに横道に逸れて「動画システムの話よりも、会議システムを先にやった方が良くない？」と僕が閃いて、エージェントがさらにそれを補強するかたちで、この記事が出来上がっています。

言うまでもなく、これは「やること：AIエージェントと協力したショート動画作成の裏側記事」の記録だけでは不可能です。僕たちがどんな文脈でこの企画を出したのか、日々どんなやり方で仕事しているかを知っているから、背景情報を説明し直す手間なく、新企画につながっています。

これは僕の感覚では、超優秀なエージェントが会議に同席してくれているような感じです。

「打ち合わせを納品する」という発想

それだけでは終わりません。

僕たちは定例MTGで話した内容を、その日のうちにメンバーシップ向けの記事／番組として2本公開しています。

1本目は「てけしゅんCULTURE REPORTS」。その週に触れた音楽・映画・アニメについて、記事になる前の熱量のまま二人で話す番組で、音声と対談テキスト版を同じ記事に併記するかたちで出しています。

2本目は「てけしゅん編集会議」。定例ミーティングを、そのまま音声で公開しています。

これは僕らが実際に数字などのデータを見ながら、次の企画や戦略を考えて決めている、編集会議そのものです。本当はこっちもテキスト化できるのですが、内容がガチすぎるので自重しています。

会議の中身が、2本のコンテンツとして出ていく流れ。これによって会議が成果物を作る過程であるだけでなく、成果物そのものにもなっています。

これは職業柄でしょうか。「今の話、録音しておけばそのまま番組になったのでは？」って瞬間がよくあるのですが、だったらもう最初っから録音しておこうって発想ですね。

議事録以上の、成果を生む。
このシステムを応用してみてください

僕ら「てけしゅん」の場合は記事という商品になっていますが、「打ち合わせを成果物にする」際のアウトプットは、仕事によって変わるはずです。

例えば、クライアントとの定例は、議事録を超えた「検討レポート」として納品できます。社内の定例なら、そのままナレッジ記事や新人向けの資料になります。取材やインタビューなら、記事そのものに。会議や取材は「関係者の頭の中がいちばん出てくる時間」なので、素材としてはむしろ上等です。

始めるのに特別な機材は要りません。録音と、話者が分かれた文字起こし。それだけあれば、最初の一歩を十分に踏み出せます。

前提：「納品」とは、録音をそのまま渡すことではない

今回「納品」という言い方をしていますが、会議の録音や文字起こしをそのまま誰かに渡すわけではありません。会議の中で生まれた判断やアイデアを、会議に出ていない人や翌日の自分でも使える形にして、会議の外へ持ち出すことです。

僕のシステムでは、1回の打ち合わせから主に次の5つを作ります。