💴「これ、AIに入力して大丈夫?」——税理士事務所の事務員が、仕訳とお客様への説明文で迷わなくなった『3値判定』
仕訳を入力していて、ふと手が止まったことはありませんか。
「この摘要、AIに『きれいな文章に直して』って頼みたいけど……これ、入力していいんだっけ?」
お客様への説明文を書いているときも同じです。
「この内容、AIに下書きさせたら早いよな。でも、お客様の名前も金額も入ってるぞ。大丈夫か?」
——指が、止まる。
こんにちは、バッツです。
元数学教師で、いまは税理士事務所の事務員として、日々の業務にAIを使っています。
実は今回が、私にとって復帰後はじめての有料記事です。
正直に打ち明けると、以前は432本の記事を書いていたのに、そこからおよそ5か月、note発信がぱったり途切れていた時期がありました。
数字の上では積み上げがあっても、止まっていた期間を思えば、気持ちはほぼゼロからの再スタートです。
だからこそ、復帰後の最初の有料記事は「読んでよかった」と心から思ってもらえるものにしたい——そう思って、いちばん多くの事務所仲間が手を止めているであろうこのテーマを選びました。
「便利」と「まずい」のあいだで、毎回ひとりで迷っている
AIを使い始めて、いちばん困ったのは、性能でも使い方でもありませんでした。
「これ、入力していいのか?」が、その都度わからないことです。
仕訳の摘要をAIに整えてもらいたい。でも取引先名が入っている。
お客様への説明メールをAIに下書きさせたい。でも具体的な数字と固有名詞が入っている。
月次の相談内容をAIに整理させたい。でもそれは顧問先の内情そのものだ。
税理士事務所で働く私たちには、税理士法38条の守秘義務という、決して軽くない背景があります。
でも、現場で手を止めているときの感覚は、もっと素朴なんですよね。
「便利なのはわかる。でも、これをそのまま入れて、もし何かあったら……」
このぼんやりした不安が、いちばんやっかいではないでしょうか。
ダメだと言い切れれば、使わなければいいだけです。
いいと言い切れれば、どんどん使えばいい。
困るのは、「たぶん大丈夫、でも確信がない」という、グレーのまま放置される作業が、毎日いくつも発生することです。
私はしばらく、この迷いを「なんとなくの勘」でさばいていました。でも勘は、疲れている日や急いでいる日にブレます。ブレた先が顧問先の情報だと思うと、ぞっとしました。
そこで私がたどり着いたのが「3値で考える」ことでした
迷いをなくすために必要だったのは、難しい法律論ではありませんでした。
目の前の作業を、3つのどれかに仕分けるだけの、シンプルな判断軸です。
ok(そのまま入れていい):個人や取引先が特定されない、一般化された情報
borderline(ひと手間加えれば入れられる):いまのままは危ういが、加工すれば安全圏に持っていける情報
ng(入れてはいけない):加工しても本質的に守秘に触れる、渡してはいけない情報
ポイントは、borderline を「ng(あきらめる)」と切り捨てないことです。
現場の作業の多くは、実はこのborderlineに集まっています。ここを「ひと手間で ok に変える」やり方を持っているかどうかで、AIを使える範囲がまるで変わってきます。
——では、この3値を、実際の仕訳やお客様への説明文に、どうやって当てはめるのか。
まずは判定の「地図」を一枚にして、いちばん件数の多い「仕訳」のケースから、実際に手を動かして仕分けてみましょう。
【全体像】3値判定フレーム(ok / borderline / ng)の地図
この3値、頭で分かっても、現場では一瞬で迷います。だから私は、判断を一枚の「地図」にして、いつでも引けるようにしています。
まず、3つの値を「法律用語」ではなく「現場の言葉」で言い直しておきましょう。
ok=そのまま渡せる:この情報だけ見ても、どこの誰のことか言い当てられない。一般論・抽象化された形。
borderline=ひと手間で渡せる:いまのままだと誰のことか分かってしまう。でも、固有の部分を外しても、やりたいこと(文章を整える・型を作る)は達成できる。
ng=渡してはいけない:固有性を外したら、そもそも依頼の意味がなくなる。あるいは、外しても本質的に守秘に触れる。
判定の出発点は、たった1つの問いです。
「この情報から、特定の個人・法人・取引が言い当てられるか?」
守秘義務の核は、突き詰めると「固有性」——つまり「誰のことか分かってしまうこと」だと、私は理解しています。逆に言えば、固有性さえ外せば、多くの作業は ok の圏内に動かせるということですよね。
ここで初めて、根拠にあたる税理士法38条を一度だけ正面から置いておきます。条文の趣旨はシンプルで、「業務上知り得た秘密を、正当な理由なく漏らしてはならない」。私たちが現場で感じる「もし何かあったら」の正体は、つまるところこの一線です。だからこそ、暗記ではなく「固有性を外せているか」という1つの問いに翻訳して持ち歩くのが、いちばん実務的だと思います。
💡 ここで大事なのは、「AIが安全かどうか」ではなく「渡す情報を安全な形にできているか」に視点を移すことです。ツールの安全性は私たちにはコントロールできませんが、渡す中身は100%自分でコントロールできます。
判定の流れを一枚にしたのが、次の判定フローチャート(実物資料①)です。
┌─────────────────────────────────────┐
│ Q. この情報、AIに渡していい? │
└───────────────┬─────────────────────┘
│
特定の個人・法人・取引が言い当てられる?
│
┌───────┴───────┐
No Yes
│ │
▼ 固有情報を外しても目的を達成できる?
【ok】 │
そのまま渡す ┌──────┴──────┐
Yes No
│ │
▼ ▼
【borderline】 【ng】
加工してから渡す 渡さない/手作業この地図を頭に入れたうえで、いちばん件数の多い「仕訳」と「お客様への説明文」で、実際に手を動かしてみましょう。
【実演1】仕訳のケースで3値を仕分ける(Before → After)
まずは、毎日いちばん多い「仕訳の摘要をAIにきれいにしてもらいたい」場面です。
❌ Before(生のまま渡そうとしている状態)
たとえば、こんな摘要をそのままAIに貼り付けて「読みやすく整えて」と頼みたくなります。
6/3 ○○建設工業㈱ 第3駐車場アスファルト補修工事 着手金 ¥440,000
これは、私の感覚では borderline〜ng です。
なぜなら——
取引先名(○○建設工業㈱) がそのまま入っている=固有性が高い
金額(¥440,000) と 日付(6/3) と 工事の具体内容 が揃うと、取引そのものが特定できてしまう
「摘要をきれいにするだけ」のつもりでも、渡している中身は取引の実態そのものなんですよね。
⭕ After(ひと手間加えて ok 圏に動かす)
やりたいことは「文章を読みやすく整える」だけです。だったら、整えるのに不要な固有情報は、ぜんぶ伏せても成立するはずです。
取引先A 駐車場の舗装補修工事 着手金 ◯◯円
これをAIに渡して「会計の摘要として簡潔に整えて」と頼めば、目的は達成できます。返ってきた型に、固有名詞と金額を自分の手で戻せばいいだけです。
✅ ここでの「ひと手間」は3つだけ:
取引先名 → 「取引先A」に置換
金額 → 「◯◯円」に伏字(またはレンジ化:「40万円台」)
日付・固有の工事内容 → 「当月」「舗装補修工事」に一般化
💡 ポイントは、「AIに渡す前に、目的を達成するのに本当に必要な情報だけに削る」こと。摘要を整えるのに、本当の取引先名は要らないですよね。この「要らない固有情報に気づく」だけで、多くの仕訳は ok に動くと思います。
ここまでで、「これはAIに渡していいのか？」を見極める判定軸（ok / borderline / ng）は、もうあなたの手の中にあります。
でも、いちばん手が止まるのは——その次なんですよね。
「判定はできた。じゃあ、この説明文、どう書けば安全なんだ？」
この記事の有料部分では、その"次の一手"を3つ、お渡しします。
お客様への説明文を、守秘を守りながら分業で書く具体手順（ステップ別）
入力前に30秒で確認できる、10問のチェックリスト
そのままコピペで使える、置換テンプレート5種
仕訳の判定は、もうできます。
次は、説明文で手が止まらなくなる番です。
400円（今週〜6/21・以降500円）で、この3つが、今日から使えます。
