【AI活用でNocode】Zapier×スプシで完全自動化したら、自由になれた。
はじめに：「この転記は本当に必要なんでしょうか？」
こんにちは。業務改善コンサルの瀬野紗月です。
突然ですが、皆さんの職場にこんな作業はありませんか？
営業管理システムから案件情報をコピー
Excelの管理表に手動で転記
プルダウンから正しい選択肢を選んで入力
日付の形式を合わせて入力
入力ミスがないかダブルチェック
これを毎日何十件も繰り返す──。
依頼主の職場では、案件が新しいステータスに移行するたびに業務管理表を手動で更新する必要がありました。1件あたりは5分程度でも、月末になると数十件が一気に押し寄せ、それだけで丸一日潰れてしまうことも。
「この作業、絶対に自動化できるはず」
元・営業事務職として現場の非効率に向き合ってきた私は、ノーコードとAIの力を活かして、数々の改善を実践してきました。
今回も「エンジニアでなくてもできる業務改善」を武器に、ChatGPT・GASなどを組み合わせた、現場目線の自動化提案を行いました。
課題：複雑すぎる転記フロー
まず、依頼主が抱えていた課題を整理してみました。
従来の手動フローでは、
営業管理システムで案件ステータスの変更を確認
業務管理Excelを開く
案件情報を手動でコピー&ペースト
プルダウンから正しい部署名を選択
契約形態をプルダウンから選択
日付を正しい形式で入力
重複がないかチェック
保存
何が大変だったか
時間がかかる: 1件5分 × 月50件 = 4時間以上
ミスが起きやすい: プルダウン選択間違い、日付形式エラー
見落としリスク: ステータス変更そのものを見逃すことも
単調作業のストレス: クリエイティブな業務に集中できない
特に困っていたのが、既存の管理表に複雑な関数が入っていることでした。うっかり関数を消してしまうと、他の計算がすべて狂ってしまうという恐怖もありました。
解決策：「ミルフィーユ🍰戦法」の発案
AIにこうした問題に対処するにはどうしたらいいか聞いてみました。すると、Zapierというツールを使えば、システム同士を連携できることが分かりました。
しかし、一つ大きな問題が...
営業管理システムから直接Excel管理表にデータを送れない（セキュリティ制限のため）のです。
そこで思いついたのが、「ミルフィーユ戦法」でした。
ミルフィーユ戦法とは？
🥧【上のパイ】営業管理システム → Zapier → 情報精査シート（GoogleSpreadsheet）
🧁【 クリーム】情報精査シートにてデータ整形・チェック処理
🥧【下のパイ】Google Apps Script → Googleスプレッドシート
つまり、制限のない中間地点を作って、そこを経由させる作戦です！
（なお、これを機にExcel管理からGoogleスプレッドシート管理に移行することも合わせて提案し、実行してもらうことにしました。）
実装：非エンジニアでも、できた！
Step 1: Zapierで上のパイ🥧を作る
Zapier（ザピア）は、「このシステムでこうなったら、あのシステムでこうする」という自動化を簡単に作れるツールです。
設定内容：
トリガー: 営業管理システムで案件ステータスが「受注確定」「契約締結」「案件完了」に変更される
アクション: Google Spreadsheetの情報精査シートに案件情報を自動追加
ここでの工夫点は、複数のステータス変更をすべてキャッチすることでした。案件によって通るルートが違うので、どのステータスから来ても対応できるようにしました。
Step 2: Google Apps Scriptで下のパイ🥧を作る
ここが一番のハードルでした。**Google Apps Script（GAS）**という、Googleのプログラミング環境を使います。
非エンジニアなので、プログラミング知識がそう深いわけではありません。ですが、ChatGPTの力を借りながら、一つずつ問題を解決していきました。
実装した機能
1. 重複チェック機能 同じ案件が複数回送られてきても、重複登録されないようにチェック
2. データ変換機能
部署名のマッピング（「Sales」→「営業部」など）
契約形態のマッピング（「SES」→「準委任」など）
日付形式の統一（「2024-06-01」→「2024/6/1」）
3. ピンポイント更新機能 既存の関数やデータを壊さずに、必要な列だけを更新
Step 3: 地道なデバッグ作業
最初はエラーだらけでした。でも、一つずつログを確認して、問題を特定していきます。
よくあったエラー：
プルダウンの選択肢と送信データが合わない
日付の形式が異なる
関数が消えてしまう
重複データが登録される
それぞれに対して、データマッピング、形式変換、ピンポイント更新、重複チェック強化で解決していきました。
結果：想像以上の効果
定量的な効果
作業時間: 月4時間 → ほぼ0時間
ミス発生率: 月2-3件 → 0件
リアルタイム性: 当日中 → 即時反映
定性的な効果
ストレス軽減: 単調作業からの解放
業務品質向上: ミスがなくなり、データの信頼性が向上
創造的業務への集中: 浮いた時間で分析業務や改善提案に注力
チーム全体の効率化: 正確なデータがリアルタイムで共有される
学んだこと：非エンジニアの自動化Tips
1. 完璧を求めすぎない
最初から100%の自動化を目指さない。80%でも、今が0％なら大幅な改善になります。
2. 問題を小分けする
「全部を一気に自動化」ではなく、「この部分だけでも楽になれば」という発想で進める。
3. ツールの組み合わせを活用
一つのツールで解決できなくても、複数のツールを組み合わせれば道が開けます。
4. エラーを恐れない
エラーが出ても、それは「改善のヒント」です。ログを読んで、一つずつ解決していけば必ず動きます。
5. 運用を考慮した設計
「作って終わり」ではなく、「他の人も使える」「メンテナンスしやすい」設計を心がけます。
次のステップ：さらなる自動化へ
依頼主の職場では、この成功体験をきっかけに、他の業務の自動化にも挑戦中されるとのことです。
検討中の自動化項目：
請求書作成の自動化
顧客対応状況の自動集計
売上予測レポートの自動生成
おわりに：あなたの「面倒」も自動化できる
この記事を読んでいるあなたも、きっと何かしらの「面倒な作業」を抱えているのではないでしょうか？
データの転記作業
定型的なメール送信
レポート作成
ファイルの整理
承認フローの管理
どんなに複雑に見える作業でも、分解していけば自動化できる部分が必ずあります。
私のような非エンジニアでも、ChatGPTやNoCodeツールの力を借りれば、想像以上のことができます。
始めるためのFirst Step
現在の作業フローを書き出す
一番時間のかかる部分を特定する
その部分に使えるツールを調べる
小さく始めて、徐々に拡張する
重要なのは、「できるかな？」ではなく「どうやったらできるかな？」と考えることです。
あなたの職場の「面倒な作業」も、きっと自動化できます。
一歩踏み出してみませんか？
この記事があなたの業務改善のきっかけになれば幸いです。質問やご相談があれば、お気軽にコメントでお声がけください！
【使用したツール】
Zapier（システム連携）
Google Apps Script（プログラミング）
Google Spreadsheet（中間データ管理）
ChatGPT（プログラミングサポート）
