カウンセリングの面談記録の書き方｜守秘義務と保管のルール

【読了目安：約11分】

AIの文字起こしや録画で会話は残せる。でも、次の支援に必要な情報が見つからない。カウンセリングの面談記録の書き方で迷うのは、そんな場面ではないでしょうか。自動要約が整っていても、相談者の言葉と支援者の推測が混ざっていれば、そのまま記録にはできません。

新藤健人と申します。普段は「しんさん」と呼ばれ、2,000名以上の相談者と向き合い、現在も月100名以上の面談を行っています。

この記事では、対人支援職のあなたに向けて、記録の型、書き分けの例、共有と保管の確認点をまとめます。以下の記入例はすべて説明のための架空の場面で、実際の相談者の事例ではありません。

■ カウンセリングの面談記録の書き方は「事実・見立て・合意」を分ける

まず、面談記録には【何が語られ、どう受け止め、何を一緒に決めたか】を分けて残します。会話を全部写す必要はありません。次回のあなたや引き継ぐ担当者が、支援の経過と判断の根拠をたどれることを目指します。

基本の欄は、日時などの基本情報、相談の主題、本人の発言と観察、支援者の見立て、実施した支援、合意と次回確認です。所属先の様式がある場合は、それを優先して使ってください。

とくに「本人が言ったこと」と「こちらが考えたこと」は別欄にします。「職場に居場所がないと話した」は発言の記録ですが、「対人関係が苦手」は支援者の解釈です。後者を書くなら、根拠と未確認であることも添えます。

録画や文字起こしは、面談記録を作る材料です。利用する場合も、録音の目的や扱いを事前に説明し、必要な同意と所属先の手順を確認します。記録の作成日、記録者、面談日を分けておくと、後日の追記も追いやすくなります。

■ カウンセリングの面談記録の書き方を架空の例で比べる

【架空の記入例①】相談者が椅子に座り、「応募しようと思ったけれど、募集画面を閉じました」と話した場面を考えます。ここで「転職意欲が低い」とだけ残すと、迷いの理由が見えなくなります。

・本人の発言：「応募しようと思ったけれど、募集画面を閉じました」

・観察：応募の話題で発言が途切れた。理由は未確認。

・見立て：応募後の変化への不安がある可能性。本人には未確認。

・実施した支援：画面を閉じる直前に考えていたことを尋ねた。

・本人の応答：「勤務時間が変わった後の生活を想像できなかった」

・合意：次回、希望する勤務時間と生活上の条件を整理する。

この書き方なら、応募しないという行動を、そのまま意欲や性格に結びつけずに済みます。観察も「暗い人」ではなく、場面の中で確認できた行動にとどめます。

直接の言葉を残すときは、意味を変えない短い引用にします。正確に覚えていない発言をかぎ括弧で再現するのは避け、「勤務時間の変化が不安だという趣旨の発言」と書けば、要約であることが伝わります。

次の案内で実際の相談情報を入力する前に、所属先の許可・規程とサービスの利用条件を確認してください。氏名を消すだけでは匿名化できません。試用には架空の情報を使ってください。

今の話を読みながら、次の面談で引っかかりそうな相手の顔が、ひとつでも浮かびませんでしたか。

もし浮かんだなら、下のツールにその方の情報を3項目だけ入れてみてください。AIが面談前の準備レポートを作ります。

▼よみとき（無料）：https://yomitoki.vercel.app/?src=note_mid

■ コピーして使える面談記録の基本テンプレート

以下は、所属先の様式を補うときのたたき台です。すべての欄を長文にする必要はありません。未確認のことは空想で埋めず、「未確認」「次回確認」と残します。

【基本情報】

面談日・時間：

記録日・記録者：

相談者の管理番号：

実施方法・同席者：

【今回の主題】

本人が相談したいこと：

今回扱うと確認したこと：

【本人の発言・観察】

主な発言・出来事：

その場で確認できた様子：

【支援者の見立て】

現時点の仮説と根拠：

未確認の点・別の可能性：

【実施した支援】

確認した質問・提供した情報：

それに対する本人の応答：

【合意・次回】

本人と合意した内容：

誰が何をするか：

次回の確認事項・予定：

【共有の確認】

共有目的・相手・範囲：

本人への説明・同意等の確認状況：

管理番号を使っても、他の情報との照合で本人が分かる記録はあります。テンプレートの見た目だけで、個人情報ではなくなったと判断しないでください。

面談後は、まず本人の主題と合意を確かめ、その根拠になる発言を整えます。AI要約を使う場合は、話者の取り違え、否定表現、決めていない予定が決定事項になっていないかを原資料で確認します。確認できなければ、そのまま確定記録にしません。

■ 守秘義務を踏まえ、共有用の記録を整える

【架空の記入例②】面談の終わりに相談者が「仕事量については上司に伝えてよいですが、家庭の話は伝えないでほしい」と話した場面です。

このとき「上司への共有に同意」とだけ書くと、同意した範囲が消えます。「仕事量の調整希望を上司へ共有することを了承。家庭に関する話は共有を希望しない」と、目的・相手・内容を分けて残すほうが、後の担当者にも意図が伝わります。

共有文案は「業務量の調整について相談を希望している。本人と確認のうえ、面談の機会を設けたい」のように、支援に必要な範囲へ絞ります。面談記録の全文を転送する前に、その相手がその情報を必要とする理由を確かめます。

同じ職場の人だから自由に読める、とは扱わないでください。共有先とアクセス権限は別々に確認します。緊急時など通常と異なる対応が必要な場合は、自己判断で一律に処理せず、所属先の責任者や定められた手順につなぎます。

日本産業カウンセラー協会の倫理綱領では、適切な記録・保管と、開示要求への適切な対応が定められています。適用される職種・団体の倫理規定も確認してください。

出典：日本産業カウンセラー協会「倫理綱領」第16条・第20条

https://www.counselor.or.jp/about/tabid/107/Default.aspx

本人から見せてほしいと言われた場合も、その場で全資料を渡すと決めず、所定の開示手続きと第三者情報の扱いを確認します。「見られない前提」の人物評を残さないことも、日々の記録で意識したい点です。

■ 保管場所・保存期間・削除まで決めておく

保管は、書き終わった後の付け足しではありません。紙なら施錠できる保管場所、電子データなら所属先が認めた保存先と、必要な担当者に絞ったアクセス権限を確認します。個人端末や私用クラウドへ複製する前にも、規程の確認が必要です。

個人情報保護委員会の通則編ガイドラインは、安全管理措置としてアクセス制御や、書類等の施錠保管などを示しています。扱う情報と業務に応じた対策を、組織として定めます。

出典：個人情報保護委員会「通則編ガイドライン」

https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/

「面談記録は何年保存するのか」に、すべての職種で共通する数字はありません。個人情報保護法では一律の保存期間は定められておらず、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることとされています。他法令、職種の規定、契約、所属先の規程を確認して判断してください。

出典：個人情報保護委員会「個人情報保護法に関するQ&A」

https://www.ppc.go.jp/personalinfo/faq/APPI_QA/

保存先・閲覧できる人・保存期間の根拠・削除の担当者を一組で確認すると、管理の空白を見つけやすくなります。録音、文字起こし、AIへの入力履歴、出力結果も含め、どこに複製が残るかを確認します。記録を訂正するときは、所属先の手順に沿って訂正者・日時・理由を残します。

■ 次の面談につながる一文を残す

書き終えたら、「本人の言葉と見立てを区別できるか」「合意の範囲が分かるか」「次回の確認点があるか」を読み返してみてください。整った文章より、何を確認し直す必要があるかが分かる記録を目指します。

たとえば「次回、勤務時間の希望と生活上の条件を本人の言葉で確認する」。この一文があれば、前回の推測を結論にせず、本人と確かめるところから始められます。

面談前の整理にAIを使う場合も、所属先の許可・規程とサービス条件を確認してください。氏名削除だけでは不十分です。まずは架空の情報で試し、出力は仮説として扱ってください。

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