仕事を振るときは「初めての人ができるか」まで分解する

仕事を誰かに渡すのは、非常に難しいものです。

思ったように進まない。
正しく伝わっていない。
できると思っていたことができていない。

仕事を誰かに振った経験がある人なら、誰しも一度くらいは経験したことがあるのではないでしょうか。
私自身、これまで何十回もそのような経験をしてきました。

私は校正会社の代表として、プロの校正者に仕事を依頼しています。
校正には一定のルールがあります。
しかし、人が情報を見て判断する仕事である以上、どうしても主観が介在します。

同じ仕事を渡しても、全員がまったく同じ成果物を作るわけではありません。
しかし、私はそれでもいいと思っています。
もちろん、一定の基準をクリアしていればの話です。

このテーマはリーダーや上司、依頼側になったら誰しもがぶつかる壁だと思います。
どうすれば自分とは違う人に仕事を振っても、一定の基準まで到達してもらえるのでしょうか。

今回は、私が「仕事を振るときに大切にしていること」についてお伝えします。

「同業者だからできる」は自分の思い込み

同じ「校正」という仕事をしていても、これまでの経歴や扱ってきた媒体、参加してきた制作現場によって見えているものは違います。

書籍を中心に仕事をしてきた人と、カタログを中心に仕事をしてきた人では経験が違います。

また、同じカタログであっても、年度が変わればルールも制作工程も変わります。

私はかつて「プロの校正者だから、これくらいはできるだろう」と自分基準で考えていた時期があります。
そして、その思い込みによって期待を裏切られたと感じた経験は山ほどあります。

なぜできないのだろう。
なぜ伝わらないのだろう。
自分でやった方が早いのではないか。

そのたびに悩み、何度も内省してきました。
そこで気づいた一つの答えが、私自身の期待値の設定が間違っていたということです。

誰かに仕事を依頼するということは、自分とは違う経験や感覚を持った人に仕事を振るということです。

同業者だから同じものが見えているとは限りません。
自分よりキャリアが長いプロであっても同じことです。

期待をかけることと、「自分と同じようにできるはず」と思い込むことは全く別の話だと私は経験を通して気づいたのです。

仕事を「渡せる形」まで分解する重要性

仕事を渡すとき、「こういうことをやってほしい」と伝えるだけなら簡単です。

しかし、それだけで相手が正確に仕事を進められるとは限りません。

何を見るのか。
何を根拠に判断するのか。
どこまで自分で判断していいのか。
迷ったときにはどうするのか。
どんな問題が起きる可能性があるのか。

こうしたものを分解して初めて、仕事は他人に渡せる形になっていきます。

私は校正の仕事をプロ校正者に渡す前に、できる限り自分で一度検証します。

実際に原稿を見て、資料を使い、チェックしてみるのです。
最初に納品するカテゴリーは比較的時間があるため、大概は自分で作業を一通りしてみます。

すると、事前に作っていたマニュアルでも、「ここは迷うだろうな」「この部分は無駄」「このルールでは足りない」といった課題が見えてきます。

作業をする前に私が検証を行うことによって、作業をした時に発生する確認事項を前もって潰しておくのです。

仕事を分解するというのは、単純に作業を簡単にすることではありません。
その人の能力をどこで使ってもらうのかを明確にし、その能力を引き出すために分解するのだと私は考えています。

私は「依頼」と「お願い」を分けて考える

仕事を振るとき、私は自分の中で「依頼」と「お願い」を分けて考えています。

これは一般的な言葉の定義ではなく、私自身の考え方による分類です。

「依頼」は、自分自身がその仕事を理解していて、仕事内容をある程度分解できているもの。

「お願い」は、目的は伝えられるけれど自分には専門性がなく、そこへ到達する方法まで設計できないもの。

例えば、私がプロ校正者に校正をお願いするときは、基本的には「依頼」です。
私自身ができる仕事だからです。

何を見るのか、どの資料を使うのか、どこにリスクがあるのか、どこで判断に迷うのか。
自分ができるからこそ、事前に検証して相手へ渡すことができます。

一方で、ホームページを作る、ロゴをデザインする、組版をするといった仕事は違います。

私には、それらを一から完成させる専門知識がありません。

その場合は「こういうものを作りたい」という目的は伝えますが、方法や進め方はその道のプロに頼ります。
わからないから質問もしますし、私が考えているレベルよりも良いものをつくるために意見も求めます。

同じ「仕事を頼む」でも、自分がどこまで理解しているかによって、仕事の振り方は変わると思っています。

「初めての人ができるか」を自分で検証する

私が仕事を渡すときに大切にしているのが、「初めてこの仕事をする人でもできるだろうか」という視点です。

現場に慣れている人だけで仕事を進めるのであれば、細かな説明は必要ないかもしれません。

しかし、新しい人が一人でも入れば状況は変わります。
アルバイトの初日や、新卒社員が初めて部署に配属されたときを想像するとわかりやすいと思います。

当人にとっては、何もかもが初めての光景です。
資料の場所もわからない。
専門用語もわからない。
誰に聞けばいいのかもわからない。
何が重要なのかもわからない。

当人なりに一生懸命やっていても、最後まで「自分が何をやっていたのかわからない」という状態で仕事が終わってしまうこともあるでしょう。

だから、私が毎回仕事を依頼する時は、新しい人が入ることを想定して準備をします。

実際の作業を自分で検証し、迷いそうなところを探す。
課題を洗い出し、作業をできるだけシンプルに分解する。
判断軸を作り、事前に伝えておくべきルールを整理する。

私の現場に入るのは、プロの校正者です。
しかし、「プロなんだからできるでしょう」という状態では受け入れません。

プロであっても、私の現場が初めての場合があるからです。
そこにはキャリアの長さや実績は関係ありません。
私の現場に来るのが初めてなら誰でも初めての人です。

だから誰でも一定の基準まで再現できるように仕事を分解するのです。
そのうえで、それぞれのプロが持っている経験や視点を発揮してもらいます。

私の仕事は、そこから先の話です。

期待するのではなく、期待値を設計する

人に仕事を頼む以上、私は相手に期待します。

しかし、期待が大きくなりすぎると、自分が勝手に作った「これくらいできるだろう」という基準で相手を比較するようになります。

期待通りでなければ残念に思ってしまうかもしれません。

場合によっては、「この人はできない」と判断してしまうこともあるかもしれません。
しかし、それが私の思い込みになってしまってはいけないのです。

初めてその仕事をする人でも、同じ説明から同じ判断にたどり着ける状態だったのか。

相手の能力だけではなく、仕事の振り方にも問題がなかったかを考える必要があります。

だから私は、期待しないのではなく、期待値を設計することが大切だと思っています。

私は仕事相手を見るとき、好きか嫌いかでは見ません。
主観をできるだけ取り除き、客観的な評価として、いつでもフェアでありたいと考えています。

だからこそ、「この人はできる」「この人はできない」と感覚だけで判断するのではなく、どこまでなら任せられるのかを最初に明確にするのです。

相手の経験を把握する。
依頼内容を精査する。
自分で検証する。
課題を見つける。
判断軸を用意する。
そこまでやったうえで、「この人ならここまで任せられる」と想定をしているのです。

私はプロ校正者に期待しています。
ただし、それは「プロだから何でもできるだろう」という思い込みではありません。

実現可能な水準を見たうえで期待するからこそ、相手を必要以上に否定することも、過度なプレッシャーをかけることも、丸投げすることも減らせるのだと思います。

相手ができなかったときこそ、自分の渡し方を見直す機会になる

私は以前、仕事を自分で抱え込んでいた時期がありました。
人に大きな期待を持って仕事を渡し、思ったような結果にならず、何度も折れてきました。

だからこそ今は、相手ができなかったときには相手に責任を押し付けるのではなく、自分の仕事の振り方を見直すようにしています。

相手の人生経験は、自分とは違います。
同じプロであっても、その現場が初めてなら見えていないものがあります。

それを踏まえたうえで、伝えきれなかったという事実は私の責任なのです。

だから私は仕事を渡す前に、一度自分でやってみます。
そして、初めてその仕事をする人でも一定の基準までたどり着ける準備をします。

一人の優秀な人にしかできない仕事より、違う人が担当しても一定の品質を出せる仕事の方が、組織やプロジェクトとしては強くなります。

「この人ならできるだろう」ではなく、「初めての人でもできる仕事になっているだろうか」が大事な視点です。

人に仕事を渡すとき、私はこの視点を大切にしています。

↓有限会社サプラスについてはこちらのマガジンにまとめています。

〜執筆者プロフィール〜

澤田直人

1990年生まれ、千葉県出身。
立教大学現代心理学部心理学科卒。
有限会社サプラス代表。肩書はクリエイティブOps。
コクヨ株式会社、株式会社カウネットをはじめとする企業の媒体制作に、校正・品質管理の立場から長年関わる。
現在は自社の仕事を通して校正者の育成や、業界の地位向上のために発信を行う。

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