複数のクライアント、パンクしない？時間管理の工夫

「複数のクライアントさんを抱えていて、パンクしませんか？」

オンライン秘書に興味があるという方から、こんなことをよく聞かれます。

私はオンライン秘書として、法人4社と事業主の方1名を継続してサポート中です。同時にいくつもの仕事が動いていると聞いて、大変そうに見えるかもしれません。

でも実際は、無理することなく仕事を続けることができています。

今日は、私が複数のクライアントと仕事を進める時に気をつけていることをお話ししますね。

契約の前に伝えたいこと

まず前提として、契約の前に必ずお伝えしていることがあります。

それは、

「ほかのクライアントの仕事もしていること」です。

これを言わないまま始めると、専属で動ける人だと思われてしまうんですよね。

いつでもすぐ手が空いている前提で業務を依頼されてしまうと、相手からは「思ったより対応が遅いな」と思われることに。

それに伝えていないと、実際はほかの仕事で手がふさがっているのに、ウソをつくことになってしまいます。

最初に伝えておけば、期待値を高くしすぎずに済みます。「今週は立て込んでいます」とお話ししても、受け止めてもらいやすくなるんです。

何から進めるかを決める

複数の仕事が動いていると、「今日はどの業務にあたるか」を毎日決めることになります。

打ち合わせは動かしようがないので、それ以外の時間で何をするかを考えていきます。

仕事は大きく、

• 相手の確認や、やり取りが必要なもの

• ある程度自分の裁量で進められるもの

に分けられると思っています。

相手の確認が必要なものは、日中に対応できるように。自分ひとりで黙々と進められるものは、早朝や業務が落ち着いている時間帯におこなっています。

そうすると、平日の日中をクライアント対応のために空けておけるんです。

予定を埋めきらない

スケジュール管理の方法のひとつに、分単位で作業時間をカレンダーに入れるというものがあります。

きっちり管理できるこの方法も素晴らしいと思うのですが、私がそれをしてしまうと、クライアントの急な依頼に応えられなくなってしまいます。

なので、私は「この作業は、この日に進めたいな」とメモしておく程度。作業する日の目安は決めますが、時間までは決めていません。

複数のクライアントがいてもパンクしないのは、予定を埋めきらずに、余白を残しているから。

クライアントの立場だったら、送ったメッセージにすぐ反応してくれたら嬉しいと思うんです。

なるべくその期待に応えらえるよう、自分ひとりで進められる作業と、相手とのやり取りが必要なものを分けて取り組んでいます。

在宅での働き方や、クライアントと長くおつき合いするために考えていることを、noteに書いています。

さらに知りたい方は、下のリンクをクリック＆トップページからフォローしてくださいね😊

↑クリック↑

予定を埋めないのは、クライアントの「今すぐ」に応えるため。余白があることで、柔軟に対応できています。参考になったら嬉しいです。

ここまで読んでくださり、ありがとうございました！
素敵な1日を🍀

▼こんな記事も読まれています。