手書きの日報はそのままで、Excelへの「転記」だけをやめる方法

2026年11月7日 13:02

町工場の社長さんや工場長の方に向けて書いています。中小企業最適化ラボの吉川です。

普段は大手メーカーで、DX推進と生産計画の最適化を担当しております。それとは別に個人で、中小企業の業務の自動化をお手伝いしています。

中小の製造業のお客様とお話ししていると、こんな流れをよく伺います。現場の方が日報や検査記録を紙に書いて、翌日に事務の方がExcelへ打ち直す。月末にまとめて集計して、そこでやっと先月の不良や停止時間が分かる。

現場の帳票を紙やExcelで管理している製造業は、今でも7割ほどあるそうです。

お困りなのは、転記の手間そのものより、転記が終わるまで数字が見えないことではないでしょうか。不良が増えていても、気づくのが月末になってしまいます。

今回は、紙の日報もExcelの様式も変えずに、転記だけをやめるやり方をご紹介します。

紙はやめなくて大丈夫です

DXというと、タブレットに置き換えましょうという話になりがちです。ただ、現場ではなかなか定着しないことも多いです。

紙に書くこと自体は、現場にとって一番早くて確実なやり方です。なので変えるのは、その後ろにある「紙からExcelへの打ち直し」の部分だけにします。

ポイントは、今お使いのExcelファイルにそのまま行を足すことです。新しいシステムに乗り換えるわけではないので、集計表やグラフ、社内で回している資料もそのまま使えます。

AIの読み取りはかなり正確です。ただ、数字の読み間違いが1件でも集計に混ざると、現場の方は数字を信用しなくなってしまいます。

そこで、AIには読めなかった項目や自信のない項目を申告してもらい、その行だけを事務の方に確認していただくようにします。自信のある行は最初から確認済みにしておくので、事務の方のお仕事は「全部打ち直す」から「怪しい行だけ見る」に変わります。

読み間違いが出やすいのは、品番の「0」と「O」や、ライン名の略し方など、人でも迷うところです。品番の一覧を渡しておく、品番の欄だけ少し広げる、といった運用の工夫でかなり減らせます。

私がお受けする場合の目安です。

1つの帳票を本実装まで進めた場合で、合計約12万円が目安です。動かすための費用は、読み取る枚数に応じた従量課金になります。

同じやり方は、ほかの紙の書類にも使えます。

紙のまま転記だけやめるやり方は、現場の方に新しいことを覚えていただかなくても始められるので、最初の一歩としては取り組みやすいと思います。

うちの日報でもできるのか、何から手を付けたらいいのか、30分の無料ヒアリングでお答えしています。無理な営業はしておりませんので、お気軽にご相談ください。自動化に向かない場合は、その場で正直にお伝えします。

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