「ネガティブ思考」を武器にする仕事術

📚はじめに

おはようございます。
突然ですが、私の様々なインプット方法を試し、現在はAudibleを愛用しています。
ただ、少し原点に戻り、本も手に取ってみようと思い始めた今日この頃。

でも、いきなり文字だらけの本はキツいなと思い、書店でイラストが多めの心理学の本を手に取りました。 

この本に書いてあった考え方と、私の仕事の仕方について、少し長文になりますがお話しします。

仕事の進め方に悩んでいる方などに読んでいただければ幸いです。

🤔「防衛的悲観主義」

読み進めると、「ポジティブとネガティブのバランスが成功の秘訣」というアドバイスが書いているページに「防衛的悲観主義」という言葉が書いてありました。

防衛的悲観主義とは、「あえて物事を悪く考えてリスクを回避するように努めることで、よい結果につなげるという考え方」を言うということでした。

物事をうまく進めるには、ネガティブな考え方も大事だということです。
 
私の仕事の仕方はどうか。
 
まず私はイケイケで仕事を進めていくタイプではないです。
ただ、やると決めたらやるし、頼まれたら基本断らないので、イケイケだと思われている節があります。
どちらかというと慎重派で、仕事の過程はかなりネガティブ思考で“大きく構えて小さくまとめる”ことを理想としています。

最近では、ある程度仕事にも慣れてきた部分もあり、あらかたの相場観が身に付いてきたので、昔に比べると大きく構える部分の色々な要因を排除してミニマムにできることも増えてきました。
それでも初めてのことや、状況がイマイチ分からないときは、ネガティブ思考全開で最悪を想定してリスク回避のために色々と準備・調整し、大きく構えるようにしています。

おっ！たぶんこれを防衛的悲観主義というのか💡

悲観的より楽観的という表現もありますが、ポジティブでありながらネガティブ要素を持っておくことも悪いことではないのだと、少しスッキリした気持ちになりました。 

🍀大きく構えて小さくまとめる

分かりづらいと思いますので、「案件説明」と「資料作成」の２つの仕事に置き換えて紹介します。

🔍Case１：説明

新たな企画の上司への「説明」を例に説明したいと思います。
 
私は、ある時期から口頭で上司に話を上げるときは「想定問答集」を作っていました。
そうしなければいけないほど、毎回ボロクソに激詰めされていたからです😭

想定問答と言われてもピンとこない方もいらっしゃるかと思いますが、総理大臣など偉い人が色々な人からの質問に備えて（想定して）持っている答弁書、アレです。

問題になる事項に関して「なぜ？」「どうして？」と問われることを予想し、あらかじめ回答を用意しておくというものです。

頭の中で考える、手帳に書き出してみるなど、人それぞれ、自分に合うやり方があるかと思います。
 
「疑問に答えられるようにしておくなんて当然でしょ」と思う方もいらっしゃるかと思いますが、上司の前で緊張してド忘れしたり、頑張っているけど中身が伴わない部下がいれば参考になるかと思います。
 
何から想定を立てたら良いか分からないという方は、まず初めに数字の根拠を全て答えられるようにしておきましょう。

数字は特に聞かれやすく、上司も部下の理解度を図る際に聞きやすいものでもあります。

次に、事柄や説明したい事項に「なぜ？」「どうすればいい？」と質問し、答えを用意しましょう。

答えても更に質問が来ることがあります。

同じ事柄でも「なぜ？」を２～３回繰り返して答えを用意すると「何聞かれるかな？」などと言った不安も少し和らぐかもしれません。

想定問答を用意しても、初めて説明に行く方には、「その観点か」「そこ質問してくるか」と想定外な質問が飛んでくることもあります。

そこは「傾向と対策」で、その上司の関心や普段どういったことを質問されるのかを調べておくと良いでしょう。

🔍Case2：資料

続いて、上司から求められて作成することになった「資料」を例に説明したいと思います。

できれば、手戻りなく、１回で上司に上げきりたいですよね。
 
私は、本来作成すべき資料に合わせて、上司に見せるためでなく、自分用に手持ちの資料を作っていました。
 
上司に説明しても、詰められる観点が意地悪なこともあります。
手戻りが多い人は、「あいつマジ細かい」などと上司を悪く言いますが、この手の人の資料や説明はイマイチだったりします。

例えば、数字の根拠が答えられなかったり、説明できなかったり、初歩的な誤字や段落がズレていたり・・・すると自分の落ち度により資料の信頼性が低くなってしまいますよね。
 
だからと言って、資料や説明に用いる数値など全ての根拠を資料に入れると複雑化します。
 
以前、私の席の近くに、自分が時間をかけて調べたこと（過程）を全て資料に入れたい人がいました。

確かに資料の内容は緻密で完成度は高いものでしたが、それらの説明は上司からすれば、知っていることであり、仮に質問されれば、答えれば良い程度の内容だったのです。
 
「それは分かるんだけど、これはどういうこと？」と聞くと答えられない・・・というやりとりが上司とその人の間で何度も続いていました。

周りはその人の愚痴を聞きながら助言をし、上司は上司でかみ砕いて説明しても伝わらないことにもどかしさを感じていました。
 
その人は、結局それが原因で病んでしまいました。

何よりその人は、まだ入社２ヵ月で、それが最初の仕事でした。
冷めた目で見ると、もはや「こだわり」で、自己満の資料だったのかなって思っています。それで悪く言われる上司って加害者なのかな？と。

知識が不十分な点を認め、意固地にならず、上司や同僚の助言を少しでも受け入れてくれていればなぁ、と少し寂しい気持ちになりました。
 
せっかく調べた過程で知ったことを色々盛り込みたくなる気持ちは分かりますが、そんな時わたしは細かいことまで全部書いた自分用の説明用資料を作っていました。

 ✎資料作成の過程

最初のころは時間がかかりますが、確実に勉強になりますし、他の仕事をしているときに、役立つことが出てきます！。

☝️Advice

最短ルートは、求められたものを的確に把握し、そのとおりの仕事をすることです。（上記ピラミッド図の最上層）

でも、色々な状況を想定して「大きく構えて」準備し、結果として「小さくまとめる」癖は、遠回りですが、私には合っていると思いました。

ある程度身に付いてきたことで、急な状況変化やオーダー変更など、色々なことに臨機応変に柔軟性をもって対応することができるようになってきたと思います。

変化に際して、「え～」「それはできません」と言うより、「わかりました、これならどうですか？」と提案できる方が上司をサポートできますし、上司も助かるかなと思うからです。

防衛的悲観主義、いかがでしたでしょうか。
早く仕事を進めることも大切ですが、何でもかんでも近道せずに、きちんと準備をして進めていくこの方法を続ければ、将来必ず報われると思います。

意地悪に感じるかもしれない諸先輩や上司も、こうした過程を経て、今の知識量になっているのです。

久しぶりに読んだ「本」の内容から長々と派生してしまいました。
今回読んだ新星出版社が出している本は、イラスト中心なので、興味があるけど入り込みづらい分野の入門書としてよく活用しています。

たくさんの分野にわたる書籍がありますので、検索だけでもぜひしてみてください！

ロシアによるウクライナ侵攻が起きてからは、今まで手に取ったこともないジャンルの本を読んでみたりして、ニュースでたまに点と点が繋がることもあり、おもしろいなと感じています。
普段あまり接しないことを知るのも新鮮でおすすめです！