自治体DXを進めて気づいた、デジタルの前に大切なこと

自治体のDX支援に関わり始める前、私はAIやクラウドなどのデジタルツールを活用して、仕事の進め方を変えていく姿を思い描いていました。

紙の書類を減らしたり、情報を共有しやすくしたり、時間がかかっていた業務を効率化したり。新しい技術を使えば、できることはたくさんあるはずだと期待していました。

でも、実際に現場に関わり始めて、最初に大切だったのはツールを選ぶことではありませんでした。

職員の方と顔を合わせて、話を聞くこと。

自治体DXの仕事は、思っていたよりずっとアナログなところから始まりました。

まずは、現場の仕事を知ることから

DXを進めるには、今の仕事の進め方を見直していく必要があります。でも、その仕事を十分に理解していなければ、どこを変えるべきなのか、どんな技術が役立つのかも分かりません。

普段はどんな手順で仕事をしているのか。どこに時間がかかっているのか。今のやり方には、どんな理由があるのか。

そして、職員の方自身がどんなことに困っていて、仕事をどう変えていきたいと考えているのか。

そうしたことを知るために、まずは現地で話を聞く時間を大切にしました。

例えば、紙の書類が多いからといって、単純にデジタルへ置き換えればいいとは限りません。その書類を誰が確認し、どのように情報を共有しているのか。なぜその手順が必要なのか。仕事の流れを理解せずに仕組みだけを変えると、かえって手間が増える可能性もあります。

実際に話を聞くことで、外から見ているだけでは分からない事情や、職員の方の考えに触れることができます。

「何を導入するか」を考える前に、「今、どんな仕事をしているのか」を知る。

そこから、少しずつ取り組むべきことが見えてきました。

顔を合わせて話すことで、見えてくること

仕事を始める前は、チャットやWeb会議を活用して、遠隔でもやり取りしながら進めていくイメージがありました。でも、実際には電話での連絡から始まりました。

使える連絡手段や、普段の仕事で慣れている方法も、現場によって違います。まずは相手がやり取りしやすい方法で連絡を取り、今も定期的に現地へ足を運んでいます。

実際に続けてみると、顔を合わせて話すことの良さを感じます。

ちょっとした疑問をその場で確認できたり、何気ない会話から別の困りごとが見えてきたり。こちらが説明するだけでなく、相手の反応を見ながら話を進められるのも、対面ならではだと思います。

もちろん、オンラインで効率よく進められることは、そうしていきたいと考えています。そのうえで、現地で一緒に仕事を見たり、気軽に話したりする時間も大切にしています。

デジタルを活用する仕事だからこそ、直接会うことで得られるものにも気づかされました。

便利なツールを、業務で使える状態にする

職員の方から仕事の話を聞いていると、「この業務には、こんなツールが使えそうだ」と考えることがあります。

AIやクラウドには、自治体の仕事を便利にする可能性がたくさんあります。私自身、新しい技術を知るたびに、現場で活用できないか考えています。

でも、便利なサービスを見つけても、すぐに業務で使えるとは限りません。

自治体には、住民の大切な情報を守るためのネットワークやセキュリティの仕組みがあります。クラウドサービスを利用する場合も、業務端末からアクセスできるのか、どんな情報を扱えるのか、どのように運用するのかなど、確認が必要です。

新しい技術を活用するには、こうした仕組みやルールを踏まえながら、安全に使える方法を考えなければなりません。

私も、AIやクラウドを業務で使える環境づくりに取り組む中で、導入前に考えることや整えることの多さを感じています。

ツールを選ぶだけでなく、安全に、無理なく使える環境をつくること。

これも自治体DXを進めるうえで欠かせない仕事です。ネットワーク環境については、別の記事でもう少し詳しく紹介したいと思います。

新しい技術を、自分の仕事に結びつけてもらうために

使える環境が整ったとしても、それだけで仕事が変わるわけではありません。

実際にツールを使うのは、日々の業務に取り組んでいる職員の方です。

「こんな機能があります」「これだけ便利になります」と説明しても、それだけで自分の仕事に役立つと感じてもらえるとは限りません。忙しい中で新しい操作を覚える負担もあれば、慣れた仕事の進め方を変えることへの不安もあると思います。

だからこそ、説明するときも、普段の仕事に結びつけて伝えることを大切にしています。

例えば、機能を一つずつ紹介するよりも、「普段のこの作業が、こんなふうに変わります」と説明する方が、使う場面を想像しやすくなります。

同じ技術でも、相手によって伝わりやすい言葉は違います。どんな言葉なら伝わるか、どの作業を例にすると分かりやすいか。そうしたことを考えるときにも、現場で聞いた話が土台になります。

そして、説明を聞くだけでなく、実際に触ってみることも大事だと思っています。

「これなら、自分の仕事にも使えるかもしれない」

そう感じられる機会を、勉強会などを通じて少しずつ増やしていきたいです。

DXの第一歩は、職員の方と話をして、仕事を知ることだった

AIやクラウドの活用、ペーパーレス、業務の自動化。最初に思い描いていた変化には、今も大きな可能性を感じています。

一方で、現場で仕事を始めてから、その変化を支える地道な取り組みの大切さを知りました。

職員の方の話を聞き、今の仕事の進め方や、その背景を理解する。安心して使える環境を整え、日々の業務に合う使い方を一緒に考える。

こうしたことは、導入前だけで終わるものではなく、使い始めてからも続けていく必要があるのだと思います。

まだまだ試行錯誤の途中ですが、現場の方と話をしながら、一つずつ進めていきたいです。

このnoteでは、そんな自治体DXの現場での試行錯誤や、取り組みを通じて気づいたことを書いていこうと思います。