研修後の「レポート地獄」を終わらせるAI×Googleフォームで、作成・回収・集計を一気にラクにする方法
研修や学習会を開催すると、その後には受講レポートの提出が待っていますよね。
以前は、職員へ用紙を配り、提出期限を伝え、未提出者へ声をかけ、用紙を回収する。そして、集まった感想を一件ずつExcelへ入力していました。
皆さんはどのように集計していましたか？
研修そのものより、終わった後の事務作業のほうが長いのではないかと感じたことがある方が多いと思います。
そう思うほど、大変な作業でした。
紙には紙の良さもあります。
しかし、
* 用紙が行方不明になる
* 字が読みにくい
* 誰が提出したのか確認しにくい
* 感想を一件ずつExcelへ入力しなければならない
* 過去のレポートを探しにくい
このように、管理する側の負担はかなり大きいものです。
そこで皆さんよく使っているのが入力フォームです。
色々なサービス、アプリありますよね？
私はGoogleフォームを愛用していて
研修後の作業はかなり変わったと思ってます。
Googleフォームを使えば、レポート用紙を印刷して配る必要がありませんし
職員にはQRコードやURLを共有し、スマートフォンやパソコンから回答してもらえますからみんな楽になったと言っています。手書きは場所も時間もかかりますもんね。
もちろん、提出された内容は自動的に保存されるため、
「誰が提出したのか」
「いつ提出したのか」
「どのような感想が書かれていたのか」
といった情報を一覧で確認できます。
自由記述の感想も、最初から文字データです。
報告書へ引用したり、意見を分類したりするときも、手書きの文章をExcelへ入力し直す必要がありません。
コピーして貼り付けるだけなのでめっちゃ助かる。
頻繁に集計する仕事が多い管理者や事務の方もそう思いますよね！
紙で行っていた頃と比べると、配布、回収、確認、転記にかかる手間は大幅に減りました。
これだけでも、かなり便利です。
しかし、一つだけ地味に面倒な作業が残ります。
それが、Googleフォームそのものを作る作業です。
Googleフォームは便利。でも、作るのは地味に面倒
研修名を入力する。
説明文を考える。
氏名欄や所属欄を作る。
理解度を確認する設問を作る。
研修で学んだことや、今後実践したいことを記入する欄を作る。
時には設問も作っていくもんだから、時間外や休みに作らないといけないこともあります。
それぞれの設問について、記述式、選択式、段階評価などの回答方法を設定して、、、
さらに、必須回答にするかどうかも決めなければなりません。
一回だけなら、まぁいいか。
と思ても
毎月のように研修や学習会を開催する職場では、この「小さな作業」が積み重なっていきます。
めっちゃ面倒。辞めたくなる笑
法定研修、感染対策、事故防止、身体拘束、看取り、認知症ケア、排泄ケア。
研修のたびに新しいGoogleフォームを作るとなると、莫大な時間を浪費します。
そこで私は、2年前からGoogleフォームを作る作業そのものをAIに手伝ってもらっています。
AIに作ってもらうのは「スクリプト」
とはいえ、AIに、
「Googleフォームを作ってください」
とお願いしても、AIが勝手に自分のGoogleドライブへ入り、フォームを作ってくれるわけではありません。
そこで使うのが、Google Apps Scriptです。
Google Apps Scriptとは、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなどを自動で動かすためのプログラムです。
このスクリプトを使えば、
* Googleフォームを新しく作る
* フォームのタイトルを設定する
* 必要な設問を追加する
* 必須回答を設定する
* 回答保存用のスプレッドシートを作る
* フォームとスプレッドシートを連携する
といった作業を自動化できます。
「プログラムなんて書けない」
そう思う人もいるでしょう。
私も、すべてのコードを一から書いているわけではありません。
研修内容と、作りたいフォームの条件をAIへ伝えます。
そして、
「この内容でGoogleフォームを作成するスクリプトを書いてください」
と依頼します。
すると、AIがGoogle Apps Scriptを書いてくれます。
あとは、そのスクリプトをコピーし、Google Apps Scriptへ貼り付けて実行するだけです。
人とAIの役割を分ける
AIにすべてを丸投げするわけではありません。
研修の目的を決めるのは、人です。
職員に何を学んでもらいたいのか。
どのような行動につなげたいのか。
何を確認するためのレポートなのか。
これらを決めるのは、研修を企画する人の役割です。
一方で、
* 設問を整理する
* 質問形式を設定する
* 選択肢を並べる
* フォームを作成する
* 回答用スプレッドシートを準備する
といった作業は、AIとGoogle Apps Scriptに任せられます。
人が目的を決め、AIに面倒な組み立て作業を任せる。
この役割分担が大切です。
実際の作り方
まず、研修で使用した原稿、レジュメ、動画の台本、箇条書きの要点などをAIへ渡します。
資料が長い場合でも、最低限、次の内容があれば作成できます。
* 研修名
* 研修の目的
* 職員に覚えてほしい内容
* 回答者に考えてほしいこと
* 必要な設問数
* 氏名や所属を確認するか
* 理解度確認問題を入れるか
* 自由記述欄を設けるか
ただし、注意点があります。
利用者や患者の氏名、病名、家族構成、事故の詳細など、個人を特定できる情報をそのままAIへ入力してはいけません。
事例を使用する場合は、個人が特定できない形へ変更してから入力します。
AIへの依頼文
私は、次のような形でAIへ依頼します。
以下の研修内容をもとに、受講後レポート用のGoogleフォームを新規作成するGoogle Apps Scriptを書いてください。
【フォームの条件】
・フォーム名は「〇〇研修 受講後レポート」
・氏名は記述式で必須回答
・所属はプルダウン式で必須回答
・受講日は日付形式で必須回答
・研修内容の理解度は1～5の段階評価
・「最も印象に残った内容」は長文記述で必須回答
・「明日から実践したいこと」は長文記述で必須回答
・研修内容を確認する三択問題を2問作る
・意見、質問欄は任意回答
・回答保存用のGoogleスプレッドシートも新規作成して連携する
・実行後、フォームの編集用URL、職員が回答するURL、回答一覧のURLを表示する
・送信後に「提出ありがとうございました」と表示する
・コード内に日本語で分かりやすい説明を入れる
・Google Apps Scriptの標準機能だけで動くようにする
・修正箇所だけではなく、コード全文を表示する
【研修内容】
ここに研修原稿や要点を貼り付ける
ポイントは、単純に「Googleフォームを作って」と頼むだけで終わらせないことです。
どのような設問が必要なのか。
記述式なのか、選択式なのか。
必須回答なのか、任意回答なのか。
回答用のスプレッドシートも必要なのか。
これらを具体的に伝えるほど、修正の少ないスクリプトが完成します。
作ってもらったスクリプトを実行する
AIにスクリプトを作ってもらったら、次の手順で実行します。
1．Google Apps Scriptを開く
https://script.google.com/
2．「新しいプロジェクト」を選ぶ
3．最初から入力されているコードを削除する
4．AIが作成したスクリプトを貼り付ける
5．プロジェクトに分かりやすい名前を付けて保存する
6．実行する関数を選ぶ
7．「実行」を押す
8．初回のみ、画面の案内に従ってGoogleアカウントの権限を許可する
9．作成されたGoogleフォームと回答用スプレッドシートを確認する
初めて実行するときは、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートを作成するためのアクセス許可を求められます。
表示された内容を確認し、スクリプトの実行に必要な権限を許可します。
職場のGoogle Workspaceを使用している場合は、組織の管理設定によってスクリプトの実行が制限されていることもあります。
フォームが完成しても、すぐに職員へ送らない
スクリプトを実行すると、Googleフォームが自動的に作成されます。
しかし、完成したフォームをいきなり職員へ送ってはいけません。
まずは、自分で一度回答してみます。
確認するポイントは次のとおりです。
* スマートフォンから問題なく開けるか
* 氏名や所属の選択肢に漏れがないか
* 必須回答の設定は適切か
* 質問文に誤字や不自然な表現がないか
* 理解度確認問題の正解が間違っていないか
* 回答がスプレッドシートへ記録されるか
* 職員へ送るURLが回答用URLになっているか
Googleフォームには、編集するためのURLと、職員が回答するためのURLがあります。
間違えて編集用URLを共有しないように注意が必要です。
良いレポートは「感想」だけで終わらせない
AIを使えば、設問はいくらでも作れます。
しかし、質問が多ければ良いわけではありません。
回答項目が多すぎると、職員にとって大きな負担になります。
その結果、
「特になし」
「勉強になった」
「今後気をつけたい」
といった、短い回答だけで終わりやすくなります。
研修後のレポートで本当に確認したいのは、主に次の三つです。
1．研修内容を理解できたか
2．何が印象に残ったか
3．現場で何を実践するのか
特に大切なのが、「感想」と「実践」を分けることです。
「勉強になりました」は感想です。
しかし、それだけでは具体的な行動につながりません。
そこで、
「今回の研修を受けて、明日からの業務で実践したいことを教えてください」
という設問を入れます。
この設問があることで、受講者は研修内容を自分の仕事に置き換えて考えるようになります。
研修を「聞いて終わり」にしないための設問です。
理解度を確認する問題もAIに作ってもらえる
法定研修などでは、研修を受けたかどうかだけでなく、内容を理解できているか確認したいことがあります。
その場合は、研修内容に基づいた三択問題を2～3問作ってもらいます。
例えば、感染対策の研修であれば、
「手指衛生を行う適切なタイミングはどれか」
「嘔吐物を処理するときの対応として適切なものはどれか」
といった問題です。
AIへ研修原稿を渡しておけば、原稿の内容から設問と選択肢を作ってくれます。
ただし、AIが作った正解が必ず正しいとは限りません。
研修内容と一致しているか。
正解が複数存在しないか。
問題文が受講者を混乱させないか。
最終的には、研修担当者が確認する必要があります。
エラーが出たら、そのエラーもAIへ返す
スクリプトを実行すると、エラーが表示されることがあります。
専門的な英語や数字が並んでいると、それだけで少し嫌になります。
しかし、自分で原因を探し回る必要はありません。
表示されたエラー文をコピーして、AIへ次のように伝えます。
「このスクリプトを実行したところ、以下のエラーが表示されました。原因を簡潔に説明し、修正版のコードを省略せず全文で表示してください。元のフォーム名、設問、目的は変更しないでください」
その下に、エラーの内容を貼り付けます。
ここで大切なのは、
「修正する場所だけ教えてください」
ではなく、
「修正版のコードを全文で表示してください」
と依頼することです。
コードの一部分だけが返ってくると、どこへ貼り付ければよいのか分からなくなることがあります。
全文を出してもらえば、現在のコードをすべて削除し、修正版へ丸ごと置き換えられます。
また、スクリプトによっては、実行ボタンを押すたびに新しいフォームとスプレッドシートが作成されます。
二回押せば、二組できます。
実行ボタンはエレベーターのボタンではありません。
連打しても早くはならないので注意が必要です。
導入するときの注意点
AIとGoogleフォームを活用する方法は便利ですが、最低限の確認は必要です。
* 利用者や職員の個人情報を、そのままAIへ入力しない
* AIが作った設問や正答を人が確認する
* 回答用URLと編集用URLを間違えない
* 回答一覧を必要のない人へ共有しない
* 職員へ案内する前にテスト回答を行う
* Googleフォームの公開範囲を確認する
* 回答用スプレッドシートの共有設定を確認する
受講レポートには、職員の氏名や所属、研修に対する意見などが記録されます。
フォームだけでなく、回答を保存するスプレッドシートも適切に管理しなければなりません。
便利になったからこそ、情報の取り扱いには注意が必要です。
AIで減らしたいのは「考える仕事」ではなく「作業」
研修の目的を決めること。
職員へ何を伝えるのか考えること。
提出された回答を読むこと。
回答から現場の課題を見つけること。
次の研修やケアの改善につなげること。
これらは、人が担う大切な仕事です。
一方で、毎回同じ項目を入力し、選択肢を並べ、必須回答を設定し、回答用のスプレッドシートを準備する作業は、AIとスクリプトへ任せられます。
紙からGoogleフォームへ移行したことで、配布、回収、転記の手間は大きく減りました。
さらにAIを使えば、Googleフォームを作る手間まで減らせます。
大げさなシステムを導入する必要はありません。
研修内容をAIへ伝える。
作ってもらったスクリプトをコピーする。
Google Apps Scriptへ貼り付けて実行する。
基本的には、これだけです。
LINEワークスを活用しているところも多いですが、うちはGoogleフォーム愛用です。
ちなみにAIは、研修担当者の代わりにはなりません。
しかし、研修担当者を苦しめていた「地味に面倒な仕事」は、かなり引き受けてくれます。
そこで生まれた時間を、提出された意見を読むことや、次のケア改善を考えることへ使う。
それこそが、AIを介護現場で活用する本当の意味ではないでしょうか。
長くなりましたが、みなさんの業務改善の一つとなれば幸いです。
