事故らない資料のつくりかた

おはようございます。りくです。

みなさん、資料つくってますか？

しごととは切っても切れない”資料”づくり。

わたしも毎日のようにつくっています。

社外の営業、社内のプレゼン、他部署との打合せ、社員への説明。

あらゆる場面で、資料、求められますよね。

で、今日はじぶんの失敗経験をふりかえりながら、

「事故らない」資料のつくりかたについて考えてみました。

資料づくりにかかわる方のヒントになれば。

ではいきましょう！

１．事故をふりかえる

わたし資料つくって人に説明・説得すること、好きです。

が、しばしば事故るときがあります。昨日もありました。

で、どんなときに事故ってるかな？と考えました。

それは

自分の責任でだれかに説明・説得するシーンなのに

その資料づくりを誰かに任せてしまったとき

これが事故発生率が明らかに高い！

そりゃそうだろ、という話かもしれませんが。

なぜ事故るのか？

①他人がつくってるので、自分の言葉でうまく説明できない
（説明と資料の不一致）

②情報が多く、いちばんだいじなことが伝わらない
（情報の取捨選択不足）

③資料づくりが細部まで宿っておらず、不測の事態に対応できない
（作成プロセス時のシミュレーション不足）

うん。これはうまくいかなくて当たり前だ。

２．人に任せていいとき、わるいとき

とはいえ全部の資料をじぶんでつくってたらキリがない。
時間が足りない。仕事の幅がひろがらないですよね。

では
どんなときに人に任せてもよいか？

・ほかのひとがやっても同じ成果物になるもの

・答えが明確であり、正確性を求められ、ダブルチェックすべきもの

このあたりはむしろ積極的にまわりと分担すべきでしょう。

一方で
人に任せてはいけないときは？

・説明・説得の責任をじぶんが負うもの

・ファシリ次第で流れが変わる可能性があるもの

など。

こういう場合は原則、じぶんですべてつくる！

というマインドで。

自戒。

３．事故らない資料のつくりかた

じぶんでつくらず、事故るパターンはこれでした。

①他人がつくってるので、自分の言葉でうまく説明できない
（説明と資料の不一致）
②情報が多く、いちばんだいじなことが伝わらない
（情報の取捨選択不足）
③資料づくりが細部まで宿っておらず、不測の事態に対応できない
（作成プロセス時のシミュレーション不足）

ということは、こんな心がまえを持ちたいなと。

①当日のプレゼン・ファシリをイメージして、自分の言葉で落とし込む
（説明と資料をきもちよく一致させる！）

②だいじなことだけに情報をそぎ落とす
（情報の取捨選択！PPT本編なら10Pくらいに抑えてあとは付録へ）

③資料づくりは細部に宿る
（じぶんで作成しながらシミュレーションを繰り返し、磨く）

ということで、ふりかえりと自戒でした。

参考。社内の説明だったら、このあたりがおすすめかな？
（まわりで読んだことがある人が多かった）

『社内プレゼンの資料作成術』（前田 鎌利）

それでは今日もよい一日を！
Have a nice day!!

りく