【第63回】AIを上司・委員会に通す｜稟議メモの作り方（雛形つき）

「いいと思うけど、ちょっと検討で」

AIを部署で使おうと提案したとき、この一言で止まった経験はありませんか。私も何度もありました。当時は熱意が足りないのか、説明が下手なのかと悩みましたが、原因は別のところにありました。

止めていたのは、決裁者が判断するための情報が、その場に揃っていなかったことです。結論から書きます。稟議を通す近道は、もっと熱心に語ることではなく、決裁者がその場で判断できる1枚を用意することです。前回までに決めた土台を、今回は1枚の稟議メモにまとめます。

なぜ稟議は「保留」になるのか

まず押さえておきたいのは、決裁者は反対しているわけではない、ということです。多くの場合、反対ではなく保留です。

決裁者が抱える不安は、だいたい3つに集約されます。責任は誰が持つのか、安全は大丈夫か、費用に見合うのか。この3つに答える材料が手元にないと、決裁者は判断できず、「持ち帰り」になります。これは前回までに見た構造と同じです。経営と現場では見ている指標が違い、土台が整っていないと話が前に進みません。稟議が止まるのも、熱量ではなく情報設計の問題です。

稟議メモ6項目（雛形）

そこで、決裁者の不安に先回りして答える6項目を、1枚に並べます。順番に埋めるだけで、判断に必要な材料が揃います。

・目的：何の課題を、なぜAIで解くのか。困りごとを具体的に書きます。
・対象業務：どの業務の、どの部分で使うのか。範囲を絞るほど通りやすくなります。
・入れないデータ：患者情報や院内固有の情報は入れない、という線引きを明記します。ここを最初に示すと、安全面の不安が大きく下がります。
・人間の確認：誰が、どこで最終確認するのか。AIはあくまで補助であることを書きます。
・停止条件：どうなったら使用を止め、元のやり方に戻すのか。やめ方が書いてあると安心されます。
・効果測定：何が改善したら成功とみなすのか。前回の土台づくりとつながる部分です。

この6項目は、以前に書いた「条件付き利用の1枚提案」を、個人の使い方から組織への申請レベルへ引き上げたものです。一人で気をつける話を、部署として申請できる形に変えた、と考えると分かりやすいと思います。

通し方のコツ

同じ1枚でも、出し方で通りやすさは変わります。私が意識しているのは3つです。

・小さく申請する。最初から部署全体への導入を狙わず、一部の業務での試行として出します。範囲が小さいほど、決裁者のリスクも小さくなります。
・決裁者の言葉に翻訳する。経営にはコストと安全管理の言葉で、現場には手間と患者対応の言葉で説明します。同じ稟議でも、相手の指標に翻訳して渡すと伝わり方が変わります。
・委員会の質問を先回りして書いておく。会議でよく出る質問（情報は外に出ないか、誰が責任を持つか、効果はどう測るか）を、あらかじめ1枚に書き込んでおきます。その場で答えられないと、それだけで保留になります。

今日からできる一歩として、「稟議メモ空欄テンプレ」を置いておきます。次の6行を、会議の前にそのまま埋めてみてください。

・目的（何の課題をなぜAIで）：＿＿＿＿＿＿＿＿
・対象業務（どこで使うか）：＿＿＿＿＿＿＿＿
・入れないデータ（入れない線引き）：＿＿＿＿＿＿＿＿
・人間の確認（誰がどこで最終確認）：＿＿＿＿＿＿＿＿
・停止条件（どうなったら止めるか）：＿＿＿＿＿＿＿＿
・効果測定（何が改善したら成功か）：＿＿＿＿＿＿＿＿

まとめ

・稟議が通らないのは熱意不足ではなく、決裁者の判断材料が揃っていないことが多い
・決裁者の不安は、責任・安全・費用対効果の3つに集約される
・目的／対象業務／入れないデータ／人間の確認／停止条件／効果測定の6項目を1枚にまとめる
・小さく申請し、相手の言葉に翻訳し、質問を先回りして書いておく

次回は、一件ずつの稟議から一歩進めて、部署のルールづくりの話です。第64回「院内AI利用ルールを『禁止』で終わらせない｜条件付き許可の3層フォーマット」で、禁止と自由のあいだの線の引き方を扱います。

本記事の内容は筆者個人の見解であり、所属する医療機関の公式見解を代表するものではありません。記事中の情報は執筆時点のものです。実際の申請・運用にあたっては、各施設の情報管理規程・医療安全管理体制および稟議手続きに従ってください。本記事を参考にしたことによって生じた損害・不利益について、筆者は一切の責任を負いかねます。