AI社員77人のオフィスを作って数ヶ月。稼働率を出したら、31人が1ヶ月出番ゼロだった

先日、ある経営者の方と食事をしていたとき、AIの話になりました。

「私たちって、AIをそこそこは使っている方だと思いますよ。使っている人はたくさんいるけど、かなり使い込んでいる方に入ると思います。ここまで使っている人って、実はそんなに多くないんですよ」

褒められたというより、同じくらい使い込んでいる人から「こっち側ですよね」と言われた感覚でした。
（実際は同じくらい、と言うと少しおこがましいことで、その経営者の方は、AIを使いこなして、日々裏側のシステムも、連携も、動画含めた自社・自身の発信も積極的にガンガン実施し、いろいろと業務改善をしている方。その方と比べると、私ももっともっと深く使えるはずで、上には上がいることはわかっているのですが..）周りを見ても、AIを触っている人は本当に増えています。ただ、日々の仕事の中にどこまで組み込んでいるかとなると、確かに人によってだいぶ差があるのかもしれません。

私は普段、広報PRの仕事をしています。AIはあくまで道具で、メインがAI関連の何か、ということではありません。ただ最近は、企業の社員の方向けに「今の業務で必要なことに、AIをどう活かせばいいか」をお伝えする機会も増えてきました。

そんな流れで、少し前の話を公開してみようと思います。

もう何ヶ月も経ってしまいましたが、一時期「AIオフィス」を作る人が一気に増えたタイミングがありました。私もその時期、波に乗って、簡単なAIオフィスを作ってみたんです。今回はそれを、数ヶ月たった今の稼働率と一緒に、ちょっと公開してみます。

「1人1役」ではなく「1人1機能」にした

AIオフィスは、AIエージェントを「社員」に見立てて、オフィスのような画面で動いている様子を見える化する仕組みです。

多くの人は、実際の会社と同じように「秘書」「経理」「マーケ担当」と1人に1つの役職を割り当てていました。私はそこを少し変えて、1人に1つの機能を割り当てることにしました。

• 「経理担当」ではなく、「領収書照合係」「freee未処理明細の一括登録係」「月次経理の監査役」

• 「マーケ担当」ではなく、「X投稿プランナー」「X投稿承認デスク」「◯◯分析アナリスト」

あとからどの機能が一番使われているのかを見極めたかったからです。役職単位だと「経理さんが忙しい」までしか分かりませんが、機能単位なら「経理の中でも、領収書照合だけが毎日動いている」まで分かります。

一応、全員に名前と姿もつけました。

ちなみに、複数の機能をまたぐ仕事は、AIオフィスがあってもなくても動くように作っています。つまりこの画面は、なくても仕事は回ります。それでも作ったのは、今何が動いていて、今日誰が働いたのかが分かると、単純に楽しいからでした。

同時進行できるのは、メリットでもありデメリットでもある

一定の機能を並べて運用してみると、AIならではの特徴がはっきり見えてきます。

内容の違う案件を同時に進められる。あるセッションが動いている間に、別の作業を立ち上げられる。夜中にも動いてくれる。

これは間違いなくメリットです。ただ同時に、手を出せてしまうというデメリットでもあります。「ついでにこれも」「あれも作れそう」と広げていくうちに、気づけば15部門・77人の大所帯になっていました。

そうやってあれこれ手を出していく中で、なぜか一番凝ってしまったのが休憩室です。

• ロードバイク（サイクルマシン）を置いて、手の空いた社員がリフレッシュできるようにする

• 昼寝できるスペースを作る

• フレンチブルドッグを散歩させる

• 社員同士が雑談する

どれも「機能の稼働状況を見たい」という本来の目的とは、まったく関係ありません。

片手間でやっていたこともあって、どんどん脱線していきました。ここまで来ると、細かいところにこだわるのはもう完全に謎の趣味です。でも、こういう楽しさがあるんですよね。

便利なツールは、うまく使えばいい。ただ時々、「わざわざそれ、意味ある？」という遊びを入れるのも、個人的には楽しくて好きです。

最初のうちは毎日覗いていました。でも、だんだん見なくなりました。

そこで稼働レポートを作ってみたものの、それもたまに見る程度。今回、数ヶ月前に作ったこのオフィスを改めて見返してみたら、こんな状態でした。

稼働率を出してみたら

• この1週間に1回以上働いた：25人（32%）

• 直近30日に1回以上働いた：46人（60%）

• 30日間、一度も出番がなかった：31人（40%）

77人いても、この1週間で働いたのは25人。1ヶ月まるごと出番がなかった社員が31人いました。

AI CEOだけが、ブラック企業状態だった

もう一つ目についたのが、仕事の偏りです。

この1週間の稼働は全員分でおよそ510回。そのうち約300回、6割近くがAI CEO 1人に集中していました。名前はジョブスです。

ジョブスは私の相談窓口なので、どんな依頼もまずここを通ります。そこから各担当に仕事が振られていく形なので、当然といえば当然です。でも数字で見ると、1日平均40回以上。1人だけブラック企業で働かせているような申し訳なさを感じてしまいました。（この1週間はデスクワーク以外に割と外に出ている機会が多かったので、デスクワークメインの週だとこの回数は2倍から3倍になる場合もあるかも）

※機能ごとに「1回」の重さが違うので、厳密な比較ではなく傾向として見てください。

ジョブス以外で毎日きちんと動いているのは、たとえばこんな社員です。

• CEO室ダッシュボード管理人：自分用のダッシュボードを更新する

• 動画・音声の深掘り編集者：YouTubeや音声コンテンツから要点を抜き出す

• 資産運用顧問／投資トピック収集係／市場データ・経済指標係：投資まわりの情報を集める

• ワインの家庭教師：毎日ワインの問題を出してくれる

• Bloomberg朝刊配達：朝のニュースを要約して届ける

• 期限番：締め切りが近いものを知らせる

• 領収書照合係：経理の地味な作業を片づける

• AI利用料の見張り：AIの使いすぎを監視する

共通しているのは、決まったタイミングで勝手に動いて、結果を届けてくれることです。自分から呼び出す機能は、便利でもだんだん使わなくなる。逆に、向こうから届くものは、意識しなくても毎日使われていました。

1ヶ月出番がなかった社員たち

前提として、どの社員も必要だと思って作ったものです。実際に使ってみて、2〜3回以上使ったものしか残していません。私は基本的に、「3回以上発生する作業は仕組み化を考える」というルールで運用しています。

それでも、出番がなくなっていく社員はいます。

新規事業のブレストで生まれたメンバー

• AI企業ソング制作サービス担当（最終稼働：85日前）

• AIメンターサービス担当（101日前）

• 要件定義・開発担当（53日前）

新規事業のブレストをしながら「これ、形にできないかな」と考えて、一旦調べるだけ調べてもらったメンバーです。

特に考えさせられたのが要件定義・開発担当です。わざわざ係を立てたものの、普段のセッションの中で都度やってしまうので、この機能をあえて通す理由がなくなりました。

何かに特化していて、やり方のパターンが決まっているものは、仕組み化してもいいと思います。でも、1〜2回試しただけの段階で専用の仕組みを作り込んでしまうのは、ちょっと違ったのかもしれません。パターンが見えてから仕組みにする。順番が逆だったと感じています。

人生とお金の相談係

• 出口戦略顧問（103日前）

• 人生設計顧問（89日前）

• 個人マネー取り込み係（64日前）

過去に登録したサブスク、年金、毎月のクレジットカードの明細、NISAの状況。ごちゃごちゃして整理しきれていなかったものを、シンプルにまとめたくて作りました。ビジネスの将来についても、定期的に相談しながら進められたらと思っていました。

でも実際は、目の前の仕事ばかりやっていて、定期的な相談の時間を取らないまま使わずじまい。大事なことほど後回しにしてしまうのは、AIがいてもいなくても同じでした。

一番人数が多いマーケ部は、半分以上が出番なし

部門別に見ると、一番人数が多いのはマーケ・コンテンツ部の18人です。

発信には、ある程度パターンが決まっているものがあります。そこを自動化しようと、用途や使い方に合わせて機能を複数パターン作りました。最初はいろいろな動きに合わせて設置してみて、なんと18人です。

ただ、作ったものを全部使うわけではありません。動かしながら要不要を判断したり、片方をブラッシュアップした結果、もう片方を使わなくなったり。直近30日で稼働していたのは8人で、残りの10人は1ヶ月まるごと出番なしでした。

でも、これは失敗だとは思っていません。

裏ではこうしたツールを使っています。でも、自動化したもので量産すればいいわけではありません。大事なのは、どこを任せて、どこを自分でやるかを見極めることです。

ツールで便利にした分、オリジナリティや、本当に伝えるべきこと、その人や会社にしかない部分をどう出していくか。そこをじっくり考える時間を作るために、パワーをかけなくていいところをスムーズにする。私にとってのAIは、そのための道具です。

AIを使えば、それっぽいものはいくらでも作れます。だからこそ、たくさんある選択肢の中でどういう意見を持つのか、どう考えて何をするのか。「だからこう」という自分の芯をちゃんと作ることの方が、ずっと大事になっていると感じています。人じゃないと取得できない、成り立ち得ない部分、なんとなくそれっぽいで終わらせない、コアをちゃんとしっかりやって、価値を出すことに注力するのが大事と考えています。

一番怖かったのは、止まっていても気づかないこと

AIオフィスを作って、結果的に一番役に立ったのは、楽しさとはまったく別のところでした。

作って満足して、それっぽく確認を済ませていた仕組みが、実は稼働時にエラーが起きて止まっていた。そんなことが、いくつかありました。

自動化の一番怖いところは、止まっても誰も気づかないことです。人間なら「最近あの人を見ないな」と気づきますが、AIは黙って止まります。

そこで今は、動いていない場合に通知を出すようにしています。あわせて、中身がちゃんと機能しているかを定期的に確認するフローも入れました。作ることと同じくらい、動き続けているかを確かめる仕組みが大事だと痛感しています。
よく使うもので必要としていたら、すぐ気づくだろうけれど、調子に乗っていろいろ機能ばかり増やしていたら、それがちゃんと機能していなくても気づかないことも。チェックしないと、ゴミばかりを量産していることになってしまう。

通知は「どこに・いつ・どのくらい」届けるか

AIオフィスとは別に、ダッシュボードを作ったり、情報を自動で集めて、更新や期限が来たら通知する仕組みも作っています。

通知先は、Gmail、LINE、Notion、Slack、Discord、他にも…とたくさんあります。そこで悩むのが、最適な通知先と時間帯、頻度です。

最初はGmailに通知していたけれど、結局LINEの方がよかった。逆に、LINEで受け取っていたけれど、時間帯によってはメールの方がちゃんと読むと気づいた。そんなことの繰り返しです。

普段の仕事でも、「誰に、いつ、どの媒体（場所）で、何を届けるか」、そして「何のために届けるのか」を考えることが多いのですが、自分がAIから情報を受け取る場面でも、形は違えど同じ設計が必要なのだと感じています。

だから「これで完成」はありません。日々様子を見て、使い勝手を確かめながらアップデートを続けています。

便利なものほど、ナマモノ

今回、数ヶ月ぶりにAIオフィスを見返して思ったのは、便利な仕組みは一度入れたら終わりではないということです。

使い方も、仕事の中身も、AIそのものも変わっていきます。すべてはナマモノです。だからこそ、それに合わせて自分もチューニングしながら使っていけたらいいなと思っています。

出番のなかった31人も、いつか時間ができたら呼ぶかもしれません。でもその頃には、きっとまたそれぞれブラッシュアップが必要なんだろうな、とも思っています。

「AIを使った方がいいのは分かっているけど、何から手をつければいいか分からない」

「ツールは入れたけど、結局あまり使われていない」

そんなふうに、まだ課題がはっきりしていない段階で困っている方がいたら、気軽に声をかけてください。一緒に整理するところからお手伝いできたらと思います。

▶ お仕事のご相談はこちら

▶ 経営者メセンサービスのページはこちら