リハビリ管理職になったら、まず見るべき5つの数字

理学療法士として臨床で働いていた頃、「数字」といえば患者さんの評価結果や検査値を思い浮かべることがほとんどでした。

ところが、管理職になると見る数字が一気に増えます。

売上、単位数、稼働率、患者数、残業時間……。

最初は「こんなに数字を見る必要があるのか」と感じるかもしれません。

私自身、管理業務に携わるようになってから感じたのは、

数字を見ることの目的は、スタッフを管理することではなく、現場で起きていることを理解すること

だということです。

今回は、リハビリ部門の管理職として、まず押さえておきたい5つの数字について考えてみます。

① 稼働率｜私たちの「時間」はどこに使われているか

最初に見たいのが稼働率です。

スタッフが勤務している時間のうち、どの程度が患者さんへのリハビリ提供につながっているのか。

単位数だけを見ていると、

「Aさんは単位数が多い」

「Bさんは少ない」

という個人比較になりがちです。

しかし、管理職として考えたいのは、その先です。

なぜ、その数字になっているのか？

病棟との時間調整が多いのかもしれない。

カンファレンスが集中しているのかもしれない。

書類業務が多いのかもしれない。

新人教育を担当しているのかもしれない。

つまり、稼働率はスタッフを評価するためだけの数字ではなく、

「組織の時間がどこに使われているのか」を知る数字

だと考えています。

② 1人あたり生産性｜「頑張っている」だけでは見えないもの

次に見るのが、1人あたりの生産性です。

リハビリ部門では、単位数や診療報酬など比較的数字にしやすい成果があります。

ただし、ここで注意したいことがあります。

生産性を上げようとして、

「もっと単位を取りましょう」

だけになってしまうことです。

もちろん、必要な患者さんに必要なリハビリを提供することは大切です。

しかし、スタッフがすでに忙しく働いているのであれば、さらに頑張らせるだけでは限界があります。

管理職が考えるべきなのは、

「もっと働けないか？」ではなく、「働いている時間を成果につなげられないか？」

ではないでしょうか。

移動、待ち時間、予定変更、重複業務、入力作業。

こうした小さなロスを減らすことも、生産性向上です。

私は、生産性を「スタッフの頑張りを測る数字」ではなく、仕組みを改善するための数字として見るようにしています。

③ リハビリ処方率｜必要な患者さんに届いているか

スタッフがどれだけ効率よく働いていても、そもそもリハビリが必要な患者さんに処方されていなければ、提供することはできません。

そこで重要になるのが処方率です。

特に急性期病院では、

「依頼された患者さんをどう診るか」

だけでなく、

「リハビリが必要なのに、まだ依頼されていない患者さんはいないか」

という視点が重要になります。

処方率を見ることで、リハビリ部門内部だけではなく、医師や看護師など他職種との連携について考えるきっかけにもなります。

生産性の問題だと思っていたものが、実は「入口」の問題だった。

数字を見ていると、そんなこともあります。

④ 平日と休日の提供量｜365日、本当に同じ医療を提供できているか

365日リハビリテーションを掲げていても、平日と休日で提供量に大きな差があれば、患者さんから見れば同じサービスとは言えません。

そこで、

平日に対して休日はどの程度のリハビリを提供できているか

を確認します。

ここでも大切なのは、

「休日勤務のスタッフにもっと頑張ってもらう」

という結論にしないことです。

勤務体制なのか。

優先順位の設定なのか。

業務分担なのか。

患者さんの選定方法なのか。

数字の差には、必ず何らかの背景があります。

管理職の仕事は、その背景を探すことだと思っています。

⑤ キャンセル・予定変更率｜見えない業務ロスを数字にする

最後は、キャンセルや予定変更です。

リハビリの予定を組んでいても、

検査、処置、入浴、病棟ケア、急な状態変化などによって予定通り進まないことがあります。

一つひとつを見ると数分〜数十分の出来事です。

しかし、部署全体で積み上げると、かなり大きな時間になります。

問題なのは、この時間が「忙しかった」という感覚だけで終わりやすいことです。

そこで、

「どのくらい予定変更が発生しているのか」

「何が原因なのか」

を数字にします。

数字にすることで初めて、

「個人の段取りの問題」なのか、

「部署の仕組みの問題」なのか、

「他部門との連携の問題」なのか、

を議論できるようになります。

数字は「答え」ではなく「問い」をつくるもの

今回、5つの数字を紹介しました。

ただ、私が一番大切だと思っているのは、5つの指標そのものではありません。

数字を見て、

「なぜ、この数字になっているんだろう？」

と考えることです。

稼働率が低い。

だから「もっと単位を取りましょう」。

それだけでは、マネジメントとは言えないと思っています。

なぜ低いのか。

どこで時間を使っているのか。

個人の問題なのか。

仕組みの問題なのか。

他部門との連携なのか。

そこまで考えて、初めて数字が現場改善につながります。

管理職になって変わった「数字」の見方

臨床では、数字から患者さんの状態を考えます。

管理職になると、数字から組織の状態を考えます。

でも、やっていることは案外似ているのかもしれません。

評価して、問題を整理して、仮説を立てて、介入して、もう一度評価する。

理学療法士が患者さんに対して日常的に行っている思考プロセスです。

それを組織に置き換える。

そう考えると、マネジメントは臨床からまったく離れた仕事ではありません。

数字を管理するのではなく、数字から現場を理解する。

これが、私がリハビリ部門の数字を見るうえで大切にしていることです。

次回は、この中でも特に誤解されやすい「生産性」について、

なぜ「もっと単位を取ろう」だけでは生産性が上がらないのか

を掘り下げてみたいと思います。