【プロジェクトマネジメント実践ツール06】Jira──Issue・Backlog・Sprintを、仕事の流れで理解する

マガジン「プロジェクトマネジメント入門ブログ🐼」では、専門用語を知って終わりにせず、「現場では何をするのか」までつなげて考えています。今回の実践ツール編はJira。開発の現場で聞く言葉を、仕事の流れへ置き換えてみます。

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「Issueを起こしてください」「Backlogに入れましょう」「次のSprintで対応します」。ITのプロジェクトで聞き慣れない言葉が続くと、特別な管理をしているように感じます。でも、まずは仕事の単位と進め方を表す言葉として捉えると、分かりやすくなります。

Jiraは、開発する機能、改善、不具合などを、一つひとつの仕事として管理するツールです。IT開発で使われることが多いものの、IT以外にも利用できます。機能を全部覚える前に、仕事がどう整理され、優先され、進んでいくかを見ていきます。

JiraのIssueは、「問題」だけではない

通常のプロジェクト管理では、Issueを「すでに起きている問題」という意味で使います。一方、Jiraで従来Issueと呼ばれてきたものは、管理する仕事の単位です。現在の公式案内では、Work itemという表現も使われています。

機能の開発、作業、改善、調査、不具合などが含まれます。AsanaのTaskに近い感覚ですが、仕事の種類を分けて扱います。

例えば、ログイン機能の追加、パスワードリセット、CSV出力、画面表示の修正。これらを一つずつ記録します。「Issue」という名前だから、すべてトラブルというわけではありません。

Epic・Story・Task・Bugは、何が違うのか

Epicは、大きなまとまり

「AI学習ポータルを作る」という大きな仕事なら、ログイン、動画視聴、受講状況の確認、テスト機能などが含まれます。こうした大きな目的や機能のまとまりを、Epicとして整理できます。

Epicを、その中で実現する小さな仕事へ分けます。WBSと共通する、全体から分解する考え方です。

Storyは、利用者にとっての価値

「受講者として、自分の受講状況を確認したい」。Storyは、誰が何を求め、それによって何ができるようになるかを整理するために使います。

単に画面を作るという作業ではなく、利用者にとって意味のある変化を見ることが大切です。

TaskとSubtaskは、実行する仕事

APIを作る、管理者向けの画面を設定する、通知を実装するなど、具体的な作業をTaskとして管理します。必要なら、設計、実装、テスト、レビューへSubtaskで分けます。

細かく分けることが目的ではありません。担当と完了条件を確認できる大きさにします。

Bugは、不具合

ログインボタンが反応しない、画面の配置が崩れるといった不具合をBugとして記録します。起きた現象だけでなく、再現する手順、深刻度、担当、状態、修正する版まで残すと、対応しやすくなります。

種類や階層は設定によって変わるため、チーム内の使い分けを確認します。

Backlogは、「今すぐ全部やる」の一覧ではない

Backlogは、これから取り組む候補の一覧です。今月必要なもの、次に検討するもの、後でよいものを、価値や必要性に応じて並べます。

登録したことと、実行を約束したことは違います。優先順位を決め、情報を補い、不要になったものを見直します。

Backlogは、仕事を溜める場所ではなく、次に何をするかを考える場所です。

何千件も残っていて、誰も見直していないなら、必要な仕事を選ぶ道具として使いにくくなります。

Sprintは、短い期間で、目標に向けて進める区切り

Scrumでは、1か月以内の一定の期間をSprintとして、目標を持って仕事を進めます。例えば二週間、三週間といった区切りです。

候補から取り組む仕事を選び、作り、結果を確認し、進め方を振り返る。その学びを、次へつなげます。

ただし、Jiraを使うからといって、必ずSprintが必要なわけではありません。Kanbanで継続的な流れを管理する方法もあります。ツールより先に、チームに合う進め方を考えます。

状態を増やす前に、仕事の流れを決める

未着手、進行中、レビュー、テスト、完了。あるいは、実装、コードレビュー、品質確認、リリース、完了。仕事に合わせて、状態の移り方を決めます。これがワークフローです。

十五の状態と二十の移動ルールを作れば、精密に見えるかもしれません。でも、メンバーが迷うなら、入力の負担が増えます。

どの状態で、誰が何をするか。何を満たしたら次へ進めるか。まず、そこをそろえます。

優先度も、High・Medium・Lowなどの意味を決めます。全部を緊急にすると、何を先にするかが分かりません。

Story Pointは、時間そのものではない

Story Pointは、仕事の大きさを相対的に見積もる方法です。作業量、複雑さ、不確実性などを踏まえ、例えば1、3、8のような値をつけます。

「1ポイント＝1時間」と固定するのではなく、同じチームの中で、他の仕事と比べて考えます。Jiraでは時間など、別の見積もり方も利用できます。Story Pointは、Scrumを行うための必須条件ではありません。

Velocityは、一つのSprintで完了した仕事量を見る指標です。いつも20〜25ポイント程度を終えているなら、次の計画の参考になります。

ただし、別のチームと数字を比べたり、個人の評価へそのまま使ったりすると、見積もりを大きくすることが目的になりかねません。同じチームが、自分たちの計画を改善するために使います。

会議は、それぞれ役割が違う

Sprint Planningは、目標と取り組む仕事を考える

優先順位、必要な作業、担当者の状況を見て、この期間に何を目指すかを決めます。候補を全部詰め込む会議ではありません。

Daily Scrumは、次の動きを調整する

昨日何をしたか、今日何をするか、何が妨げになっているかを話す方法もあります。ただし、この三つの質問が必須というわけではありません。Sprintの目標への進み具合を確認し、次の行動を調整することが目的です。

上司へ毎朝進捗を報告する場、とだけ捉えると、助け合いや調整の機能が弱くなります。

Sprint Reviewは、できたものと次の方向を確認する

実物を見せ、利用者や関係者の反応を確認します。「作りました」で終わらず、役に立つか、次に何が必要かを考えます。

Retrospectiveは、仕事の進め方を改善する

よかったこと、うまくいかなかったこと、次に変えることを振り返ります。作ったものを見るReviewと、作り方を改善するRetrospectiveは、役割が違います。

細かなチケットから、大きな目的へ戻る

Roadmapでは、Epicや大きな機能を時間軸で確認します。PMやProduct Ownerは、個々の仕事が、どの目標やリリースにつながるかを見ます。

小さなチケットをたくさん完了していても、必要な機能が使える状態になっていなければ、目的を達成したとは限りません。全体と細部を行き来する必要があります。

コメント、添付資料、仕様、判断の記録を仕事にひもづけると、経緯を追えます。長い仕様書や共通の知識はConfluenceなどへ整理し、Jiraの仕事から参照する方法もあります。

AsanaとJiraを、どう使い分けるか

Asanaは、研修、営業資料、マーケティング、複数部門の業務などを広く整理する候補です。Jiraは、開発候補、Sprint、不具合、リリース、開発のワークフローを管理したいときに候補になります。

例えば、新サービスの企画、価格検討、営業資料、研修をAsanaで、開発や不具合をJiraで管理することもあります。ただし、同じ仕事を二重に入力しないよう、全体の節目と開発の詳細をどうつなぐかを決めます。

IT以外でもJiraは使えますが、チームが必要とする管理がシンプルなら、別の道具の方が始めやすい場合もあります。

誰が何を見るのかも、そろえておく

Product Ownerは、プロダクトの価値と優先順位を考えます。Scrum Masterは、Scrumの理解と実践を支え、妨げを取り除く働きかけをします。単なる進捗管理係ではありません。

PMという役割を置く組織なら、予算、日程、関係者、リスクなど、プロジェクト全体の調整を担うことがあります。Scrumの役割とPMを、どのように組み合わせるかは組織によって異なります。

ツール上の担当者と、判断や支援の役割を混同しないことが大切です。

Jiraを入れても、仕事を詰め込みすぎれば止まる

注意したいのは、次の状態です。

• 仕事を細かくしすぎ、チケットを更新する負担が増える。

• ワークフローが複雑で、状態の意味が分からない。

• Backlogを見直さず、不要な仕事まで残る。

• Sprintへ詰め込みすぎ、毎回多くの仕事を持ち越す。

• 状況が更新されず、ボードと実態がずれる。

確認したいのは、候補と優先順位、実行可能なSprintの計画、進行を妨げるもの、不具合の状況、Epicと目標のつながりです。

言葉を覚えるより、仕事がどう進むかを見る

Issue、Backlog、Sprintと聞くと、難しく感じるかもしれません。でも、整理しているのは、一つひとつの仕事、次にやる候補、短い期間で目指す成果です。

チケットを消すことではなく、利用者に価値が届くことを見る。

Jiraは、その流れをチームで確認するための道具です。仕事の種類と進め方が分かれば、専門用語も、現場の動きに結びついて見えてきます。

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