業務で使うAIを、個人契約のままにしていいのか――「シャドーAI」から考えたこと 🆕
社内で使うアプリを、AIと相談しながら作る。
以前は自分にできるとは考えていなかったことが、少しずつ形になってきました。実際の業務に使えるものができるのは、やっぱりうれしいです！
ただ、制作を続けるうちに、気になることも出てきました。
「会社で使うものを作っているけれど、それを支えるAIは、いつまで個人契約のままでいいのかな……」
皆さまの職場では、仕事に使うAIの費用やアカウントを、誰が管理していますか？
個人契約から始まった業務改善
現在、私の会社ではGoogle WorkspaceのGemini（有料版）を契約しています。
一方、アプリ開発ではChatGPTやClaudeも使っています。社内アプリやシステムの多くを自分が中心となって制作してきましたが、これらのAIの利用料は、現在も個人負担です。
最初は、個人で契約していたAIを使い、「こんなこともできるのでは？」と試すところから始まりました。
まだ何ができるか分からない段階で、会社へ予算を求めるのは難しいものです。自分で試して、動くものを見せる。この始め方には意味がありました。
個人で自由に試せたからこそ、形にできたものもあります。
成果が増えるほど、気になってきたこと
ただ、試作品が実際の業務で使われるようになると、話は少し変わってきます。業務の成果は会社に残る。でも、開発を支えるAIの費用とアカウントは個人持ち。
この状態を、そのまま続けてよいのだろうか。
今回、私はこの問題を「シャドーAI」という言葉から考えてみました。
シャドーAI、この記事では会社が正式に契約・管理する環境の外で、社員個人のアカウントや費用によって、業務にAIを利用している状態を指して使います。
規則違反や情報漏えいがあったと決めつける意味ではありません。個人から始まった活用を、会社としてどう支えていくか、という話です。
問題は、毎月の利用料だけではない
もちろん、個人負担が続くことは気になります。
ただ、会社に費用を出してもらえば、それですべて解決するのでしょうか？
個人アカウントに開発の相談履歴が残っていたら、担当者が異動・退職したとき、引き継ぎに困るかもしれません。
AIへの指示文や成果物の保存場所も、その人任せになりがちです。会社からは、誰がどのAIを、どんな業務に使っているのか見えにくくなります。
本人が個人契約をやめたら、改善活動まで止まってしまう。そんな可能性もあります。
情報漏えいが起きたという話ではなく、仕事を続け、引き継いでいくための管理の課題です。
全員に、三つの有料AIが必要なわけではない
会社に支えてほしいからといって、全社員へChatGPT、Claude、Geminiの有料版を一律に用意してほしいわけではありません。
私が考えているのは、役割に応じた使い分けです。
一般社員は、会社で指定した無料版AIを中心に使う
業務改善担当者は、必要な作業に応じて複数のAIを使う
アプリ開発担当者には、必要なAIサービスやAPIの利用環境を用意する
これは、これから整えていきたい形です。
以前、高額なAIを増やす前に「現場とAIをつなぐ人」が必要だと書きました。
今回は、その人が実際に動き始めた後の話です。活動を続けられるように、会社として道具と環境を用意する段階に来ていると感じます。
費用と一緒に、ルールも整えたい
正式な利用環境を作るなら、費用負担と一緒に、使い方も決める必要があります。
利用を認めるAIはどれか。入力してよい情報と、いけない情報は何か。
アカウントの管理方法、成果物の保存場所、異動・退職時の引き継ぎも必要です。AIの回答を誰が確認するかも、曖昧にはできません。
ルールを文書にするだけでなく、社員向けのAI研修やセキュリティ教育も組み合わせたいところです。
将来的には、必要なAIサービスやAPIの費用を、会社側で管理する形へ移していきたいと考えています。
個人の挑戦を、会社の力へ
個人契約のAIで試行錯誤した時間は、業務改善の大切な出発点でした。
その経験があったからこそ、「AIでここまでできる」と示せました。
だからこそ、成果が出た後まで、一人の費用と熱意に頼り続ける形にはしたくありません。
個人が可能性を示し、会社が正式な環境とルールを整える。
その移行ができれば、AI活用を一人の挑戦から、会社の力へ育てていけます。
皆さまも、仕事で使っているAIの契約や保存場所を、一度振り返ってみてはいかがでしょうか。
今回のポイント
個人契約での試行錯誤が、社内のAI活用の出発点になることもある。
業務で使い続けるなら、費用だけでなく、アカウント管理や引き継ぎも必要。
AIの利用環境は、全員一律ではなく、役割に応じて整える。
個人の挑戦を会社の力にするために、正式な費用負担と利用ルールを用意する。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
