会議で決めたのに進まない。事務の改善を進めるPMOの役割
「請求の流れを見直そう」と会議で決めた。ところが次の会議でも、同じ課題が議題に上がる。担当者は普段の仕事に戻り、誰が新しい手順を試すのか、いつまでに判断するのかが決まらないまま、時間が過ぎてしまうことがあります。
福岡市の株式会社Plumでは、バックオフィスの実務支援に加え、案件推進を支えるPMOにも取り組んでいます。日々の事務作業を引き受けることと、会議で決めた改善を進めることは、同じ仕事ではありません。会議の後に誰が何をするかを決め、進み具合を確かめることもPMOの役割です。
議事録を書いただけで仕事が進まない理由
議事録に「請求フローを改善する」と書かれていても、その一文だけでは担当者が次に何をすればよいか分かりません。現在の流れを調べる人、変更案を作る人、取引先との条件を確認する人、最終的に承認する人が必要です。
日々の請求業務を続けながら、改善の仕事にも時間を割くことになります。普段の担当者が忙しいほど、期限のない課題は後回しになります。これは意欲の問題とは限りません。最初に何をするか、どの資料が必要か、いつ社長に確認するかが決まっていないと、始めにくいのです。
「担当者が進める」と決めたつもりでも、その担当者が取引先との条件を決められるとは限りません。資料を集める人と、変更案を承認する人が違うなら、どちらの予定も必要です。誰が資料を用意し、誰が変更を決めるのか、会議の場で確かめておきます。
まずは、最初に何をするか決めます。たとえば、請求書の発行前に何度も社長へ確認が必要になるなら、直近の請求書を一枚見て、どの情報が足りなかったかを調べます。その結果をもとに、資料の置き場所を変えるのか、承認の順番を変えるのかを決められます。
会議の時点では意見がそろっていても、実際に使う担当者の予定まで考えられていない場合があります。担当者には毎月の締め作業があり、取引先への送付期限もあります。いつ新しい方法を試せるか確かめなければ、「よい案だけれど今は動かせない」という状態になります。普段の仕事を続けながら試せる日と順番を決めることが必要です。
進行管理で見る三つのこと
次に誰が何をするか
担当者を一人決めたからといって、すべての作業をその人に任せるわけではありません。契約条件の判断は社長、普段の請求手順は事務担当、税務上の確認は税理士というように、関わる人の役割は異なります。
進行管理では、次に必要な仕事の担当者を決めます。「担当者が確認する」だけでなく、何を見て、誰に伝えるのかまで決めておきます。社長の判断が必要なら、いつ確認してもらうかも合わせて決めます。
たとえば請求のやり方を見直すなら、担当者が最近の請求書を一枚見て、どこで金額の確認が必要になったかを調べます。社長は条件変更時の承認方法を決めます。次の請求で新しい方法を試す人も決めておけば、会議の後にまず誰が動けばよいかが分かります。すべてを一人の担当者へ任せる必要はありません。
期限までに何が必要か
期限を置いても、元の資料がそろわなければ間に合いません。改善の試行に使う請求書や、取引先とのやり取りなど、作業を始める条件を確かめます。資料を待っているのか、判断を待っているのか、作業そのものが進んでいないのかによって、次の対応は変わります。
株式会社PlumのPMO支援では、会議で決めることを確認し、決まった仕事の担当や期限、進み具合を見ていきます。会議を増やすことが目的ではありません。次の会議までに誰が何をするかを明らかにし、判断が必要になったときに仕事を止めないための支援です。
期限までに終わらなかった仕事があれば、すぐに担当者の責任と決めつけません。資料が届かなかったのか、社長の承認を待っていたのか、想定外の条件が見つかったのか。止まった理由によって、次に動く人は違います。進捗を「できた・できない」だけで見ないことも、支援の大切な部分です。
試した後、どこを直すか
新しい請求手順を一度決めても、実際に使うと前例のない条件が出てきます。承認の依頼に必要な資料が足りない、担当者が不在の日に止まる、送付後の記録が残らない。こうした点は、試した後に初めて分かることがあります。
一度目でうまく回らなかったとしても、そのこと自体が次の判断材料になります。担当者はどこで迷ったか、社長はどの情報が足りなかったか、取引先への送付は予定どおりできたか。試した結果を短く振り返れば、全部を作り直すのではなく、必要な一か所を直せます。
うまくいかなかったことを担当者個人の問題にせず、手順を見直します。どんなときなら担当者が進められ、どんなときに社長の判断が必要か。実際の仕事で迷わず使えるように直していきます。手順書ができただけで終わりにせず、次の請求で使えたかどうかも確かめます。
進み具合を共有するときは、単に「進行中」と書くより、次の判断に必要な情報を示した方が役立ちます。資料の回収待ちなのか、社長の承認待ちなのか、担当者が試した結果の確認待ちなのか。止まっている理由が分かれば、会議で話すべきことも絞れます。進捗表は見栄えのためではなく、次に動く人が分かるように使います。
バックオフィス支援とPMOを混同しない
請求管理や経費精算の実務を担うことと、複数の人が関わる改善の計画・進捗を管理することは、必要な体制も範囲も異なります。株式会社Plumでは双方をご相談いただけますが、PMOが日々の事務代行に自動で含まれるわけではありません。何をどこまでお手伝いするかは、現在の業務と目指す状態を伺って決めます。
PlumNaviが大切にしているのは、外部へ任せた仕事も会社が把握できるようにすることです。代表の梅月が普段の業務と困っていることを伺い、見直し方を考えます。アシスタントチームが実務をお手伝いする一方で、経営上の判断は会社が行います。改善を進めるための管理が必要なら、日々の事務支援とは別にご相談いただけます。
日々の請求を任せたいのか、請求のやり方を社内で変えていきたいのか。似ているようで、必要な支援は違います。前者は毎月の処理と確認の分担、後者は変更の計画や社内での試行が中心です。ご相談の際は、今困っている仕事と、これから変えたい仕事の両方を伺い、無理に一つの契約へまとめないようにします。
大きな改革を最初から計画しなくても構いません。次の会議までに止まりそうな仕事を一つ選び、「誰が何を確認するか」「いつ判断を受けるか」を決めるだけでも、会議の後の動き方が変わります。数字や成果を先に約束するより、今の仕事を確かめて支援範囲を定めることを重視しています。
まず、前回の会議で残った一項目から
前回の議事録やメモを開き、まだ進んでいない項目を一つ見てみてください。担当者の名前があるか、次に必要な資料が分かるか、判断する人と期限が決まっているか。どれかが曖昧なら、そこから決め直すことが次の一歩になります。
福岡市近郊での対面相談、全国からのオンライン相談を承っております。会議のたびに同じ課題を話している、改善を決めても普段の仕事で手が回らない。そうした状況でしたら、株式会社Plumに今の様子をお聞かせください。
