組織DXに、なぜ統合型プラットフォームとOfficeの連動が必要なのか Part6｜本題①

このシリーズでは、Officeアプリとのシームレスな連携とはどういうことなのか、（Microsoft 365を例に挙げて）解説しています。

前回は、ポータルサイトを構築して視認性を上げる取り組みをご紹介しました。
今回は、日常業務あるある②として、
ファイルやメッセージがいろんなところに増えまくる現象を人力で管理
しているお悩みを取り上げます。

早速、いってみましょう！

この記事を読んでほしい人

• 管理職・チームのリーダー

• 自組織におけるICT/DX推進の担当者

• 仕事に追われて疲れ果てている人

※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/

※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。

1. 機械に任せられることは人力でやらない

増えていくファイル、点在するメッセージ

以前、職場の非効率としてご紹介した、ファイルが増えていく件。

① (画像右上)当該ファイルを個人用クラウドからダウンロードしてPCに保存
② メールに添付して同僚に送信
③ 同僚はメールに添付されたファイルをダウンロードしてPCに保存
④ ファイルのチェック完了後、ファイルサーバーの個人フォルダへ保管

この間、
(a) 使用したストレージ・サーバーは３つ
(b) 生成されたファイルは４つ
(c)この件についてやりとりしたテキストは２種類（メールとチャット）

しばらく時間をおいて確認したとき、どれが最新かわからない！
人力で探して、時系列でファイル管理する…
人力で進捗を別途テキストでまとめておく…

なんてこと、ありませんか？

社内では、もうメールにファイルを添付しない

ファイルやメッセージが増えていく原因は、やり取りするプラットフォームや、使用するサーバーが統一されていないからです。
すべてを統一することで、この問題を解決できます。

そして、これを叶えるのが統合型プラットフォームなのです。

▼次の図では、Microsoft 365ですべてを統一した結果、何が嬉しいのかをまとめました。

これによって、もう社内ではメールのやりとりはしなくてよくなります。
その結果、外部との重要なメールが社内メールに埋もれることもないし、
社内メールを誤って社外に送るリスクも下げられます！

バージョン管理も自動で

さらに、ファイルの変更履歴の管理（バージョン管理）は、すべてMicrosoft OneDriveがファイルごとにやってくれますので、
ファイル名に日付をつけて保存し分けるというアノ作業は、もう不要です！！！（絶対やらないで）

あと、誰かがやらかしてMicrosoft Excelのシートを削除した…なんてときには、すぐにバージョン履歴から復元することができます。

2. シリーズの本題：目的のセルへひとっとび

【本題】なぜ統合型プラットフォームとOfficeの連動が必要なのか

先ほどの、

について、本題でもあり、嬉しい機能をご紹介します。
それは、Outlookにきた通知に、目的のセルへジャンプできるリンクが張られていることです！

手順の解説

順を追って、図解していきます。
まずは③で右の女性が、当該セルに（左の男性宛で）@メンション付きコメントを入れます。

すると、メンションを当てた相手（男性）のOutlookに通知が行きます。
その通知にある「コメントへ移動」をクリックすると、
一瞬でそのファイルのそのシートのそのセルへジャンプできるのです！

いかがでしょうか？
今まで、どのシートのどのセルを確認してほしいかは、チャットやメールの文面に書いて、その文面を目視で確認して開きませんでしたか？
その文面理解が間違っていて、違うセルを見ていた…なんて日々に、グッバイ！です。

少し長くなりそうなので、続きは次回。
まだまだOffice連動で嬉しい案件は続きますよ♪

お楽しみに！

※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！