バックオフィス業務DXの落とし穴-コミュニケーション編 Part 1｜日本語なのに伝わらない！？

前回で完結した『バックオフィス業務DXの落とし穴｜ダイエット編』。
その続編として、今回から『コミュニケーション編』がスタートします。

早速いってみましょう！

この記事を読んでほしい人

• 管理職・チームのリーダー

• 自組織におけるICT/DX推進の担当者

• 仕事に追われて疲れ果てている人

※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/

1. どこがおかしい？DX間違い探し

こんな経験ありませんか？

組織が時間とお金を投入し、DXのためのプラットフォームが整備され、日々の業務はクラウド化。
晴れて文書管理はオンラインストレージに移行し、業務連絡はチャットを使って効率化されたはず。

しかしながら、忙しさは一向に収まらず、仕事量はむしろ増えている気さえする。

なぜなのでしょうか？

2. 手段の目的化

一見DXできているように見えるが…

筆者のチームでは、学校現場のICT化を推進する“ICT支援員”を管理・サポートしています。
ICT支援員は自宅と学校の直行直帰で、筆者（本部管理チーム）のいるオフィスには月に１度しか出社しません。

そんなわけで、自ずとバックオフィス業務のDXを実行することになりました。

そこで導入したのがMicrosoft Teamsというオンラインプラットフォームです。

Microsoft Teamsといえば、WEB会議システムの一つとしてご存知の方が多いかと思います。
それ以外にも、チャットや文書管理、タスクやスケジュール管理、業務の自動化や業務アプリの構築など、総合プラットフォームとして多種多様な機能があります。

このように充実したDXツールなので、「これさえ導入すれば大丈夫」と考えていました。

そんなわけで、日々Microsoft Teamsを使い、現場のICT支援員に指示をしたり、相談を受けたり、チャットをメインに対応していました。

ところが、問題は早期に起きたのです。

3. 日本語なのに、伝わらない!?

読まない、読めない

なんということでしょう。

管理者の展開文書を現場のICT支援員は読んでおらず、指示が通りません。
そして現場からの相談や報告も、頑張って読んでも理解できません。

結果、電話して「これどういうこと？」と確認する始末。
かえって仕事が増えているではありませんか！

そんなとき、筆者は思いました。

「口頭で伝えたならまだしも、チャットで送っているのに何故読まないんだ？」
「読み手のことを考えて、簡潔に書くことはできないのか？」

社会人としてどうなの？くらいに考えていたのです。
そしてこれが、とんでもない間違いだったことに気づいたのは、数年後です。

4. コミュニケーションがとれないと、チームはどうなるか

チャットでのすれ違いは、ビジネスでも起こる

前述のとおり、Microsoft Teamsを使うことが目的化していましたので、とにかくチャットで…と日々テキストを打ってやりとりしていました。

経験がある方も多いと思いますが、チャットアプリでの誤解やすれ違いは、容易に起きてしまいますよね。
プライベートでもビジネスでも、同じことです。

現場のICT支援員は、次第に筆者に対し
「あの上司は現場のことをわかっていない」
「自分のことを正しく評価してくれていない」
と考えるようになり、そして最悪なことに、何人かは辞めていきました。

筆者は何を間違えていたのでしょうか？

今回はここまで。
次回は、答え合わせと対策方法について……お楽しみに！