バックオフィス業務DXの落とし穴-コミュニケーション編 Part 3｜愚痴を聞くのも仕事
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
前回は、DXで陥りがちなポイントの答え合わせ、そして「同期コミュニケーション」「非同期コミュニケーション」をご紹介しました。
これをふまえ、どのように対策すればよいのでしょうか？
早速みていきましょう！
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
1. DX間違い探し：対策
間違いポイント①：
×DXツールの導入自体が目的化していた
→DXツールはあくまで手段、目的は部下を激励しパフォーマンスを最大化すること
間違いポイント②：
×文書を読んでわからない・わかりやすい文章が書けない方が悪いと思っていた
→書く力・読む力がないのはお互い様、スキルアップに取り組むべき
対策①：部下を激励しパフォーマンスを最大化
前回お伝えしたとおり、Microsoft Teamsを使うことが目的化していましたので、とにかくチャットで…と日々テキストを打ってやりとりしていました。
単純な業務連絡はこれで問題ないのですが、ニュアンスが重要なやりとりは、そうはいきません。
特に、相手にとって不都合なこと（注意したり、もめそうなこと）を伝えるときは、絶対に非同期コミュニケーションを使ってはいけないのです！
（当時の筆者に教えてあげたい…。）
もちろん、相手にとって嬉しいことも、なるべく同期コミュニケーションで伝えてあげましょう。
そして何より、相手の話を同期コミュニケーションで聞きましょう。
話を聞き、認め、共感し、褒めて、感動を伝える。
これが人を動かし、パフォーマンスを最大化するということです。
書き始めると長くなるので、どこか別テーマで扱いたいのですが、参考文献を記しますので興味のある方は是非ご一読ください！
とにかく、
感情に影響しそうなやりとりは、なるべく時間を取って同期コミュニケーションをする！
直接会えないならWEB会議か電話をする！
が鉄則です。
愚痴を聞くのも仕事。
褒めてやる気にさせるのも仕事。
それでチーム運営が円滑になり、成果が上がるなら、安いものじゃないですか（笑）
「できてないよ～」
「自分だって褒められたいのに～」
というリーダー・管理職の方……お気持ちわかります。
とにかく、本日からでも、褒めていきましょう！
対策②：スキルアップ
非同期コミュニケーション力がなかったのが敗因、それはわかった。
では具体的に、何をどう鍛えればよいのか？
ポイントは３つです。
① 主観からの脱却：
自分にとって自分の文章がわかりやすいのは当たり前。他人にとって長い文章は読みたくないもの。
② 相手に読解力を求めない：
（専門的な内容でない限り）小学５年生でも伝わる表現を。
③ 表現を工夫する：
どんなOfficeアプリケーションを使うか、どう記述するか（箇条書き・段落分け・字下げなど）
面倒ですか？
時間がないのに、そんな丁寧なことやっていられない？
でも、考えてみてください。
あなたの仕事は、記述して指示・展開すればそれで終わりますか？
多くの場合、そうではないですよね。
受け取った相手が読み、内容を理解し、行動し、あなたの望む結果を出してくれる。
そこまでが一連の仕事のはず。
もし相手が内容を取り違え、期待と違う行動をし、あなたの望む結果にならない場合、あなたはフォローアップに走り回らなければならなくなります。
よって、伝わる文章をあらゆる観点から工夫して作成することが、結果的に最短ルートということです。
2. DXにおける「ダイエット力」と「コミュニケーション力」を同時に鍛える方法
筆者の研修（株式会社フォネット 教育事業部 ICT/DX推進課主催のワークショップ）では、これをMicrosoft Word（または類似のドキュメントアプリ）を使って実施します。
法人・行政・学校といった組織向けの無料体験も実施しております。
興味をもたれましたら、是非お問合せください！
（最後、宣伝になりました（笑））
お問合せはこちら▶https://forms.office.com/r/tJ88dAdZQg
以上で、『バックオフィス業務DXの落とし穴｜コミュニケーション編』は完結です。
今後は、具体的なノウハウやワークショップで扱う操作方法をご紹介していけたらと考えております。
引き続きよろしくお願いします！
