複数PDFの要約で「提案」を「決定」に変えないための確認手順
例えば、会議メモと提案書をまとめたとき、候補日が確定日として書かれてしまうケースです。複数のPDFをAIで要約するときは、文章の読みやすさに加えて「どの資料の、何ページに書いてあるか」を確認する必要があります。
Ofoxが公開した手順を、実務で確認する順に整理します。本稿はOfoxによる発信で、AIを使って構成・執筆しています。この投稿のために新たな操作検証は行っていません。原記事は2026年11月3日に英語の合成PDFを使った例で、顧客データや大量のスキャン資料の精度を示すものではありません。
1．要約する前に、資料の一覧を作る
ファイル名、文書の日付、版、ページ数、資料の役割を控えます。「最終」という名前や更新日の新しさだけで、正式承認や過去の記述の撤回を判断しません。アップロードは処理する権限のある資料に限り、初回は機密情報を伏せたコピーを使います。
Ofox Chatで新しい会話を開き、ファイル追加からPDFを添付します。送信前に全ファイル名を確認してください。資料が多い場合は、読取一覧と情報抽出を先に依頼し、範囲を確認してから統合要約へ進みます。
2．結論と出典を一緒に求める
次の指示を、資料の数に合わせて使えます。
「添付PDFのファイル名、読取状況、確認できたページ範囲を一覧にしてください。重要な結論にはファイル名と、先頭を1とした物理ページ番号を付けてください。確認できない番号は推測せず未確認とします。決定、提案、見積もり、不明点を分け、日付と金額が異なる場合は出典・状態・条件を比較表にしてください。担当者や期限がなければ記載なしとし、未読ページと確認事項も残してください。最後に、内容を含むMarkdownファイルを添付してください。」
AIが「すべて読みました」と答えても、それだけで読取完了とは判断できません。重要な記述を元のページと照合します。
3．日付と金額は「意味」を照合する
原記事の架空案件では、概要書に12月8日の試験運用案、メモに12月15日への変更案があります。どちらも未確定です。ベンダーの見積有効期限である11月15日を、担当者の作業期限に流用することもできません。
金額も同様です。未承認の予算上限12,000ユーロ、別の未承認案9,500ユーロ、研修込みの見積もり10,200ユーロを合計しても、案件の総費用にはなりません。見積もりには税金・旅費が含まれず、最終的な対象範囲も未確認です。「予算内」と断定する前に、承認状態と除外項目を確認します。
4．誤りを直し、保存したファイルを開く
誤りには根拠を添えて修正を依頼します。例えば「12月15日を確定日としていますが、メモ1ページ目では確認待ちです。状態を修正し、影響する結論も示してください」。PDFが抜けていれば添付し直し、読めないページに依存する結論は保留します。スキャン資料は、利用が許可されたOCRでの読取とページ対応の確認が別途必要です。
最後にダウンロードしたファイルを開き、見出しだけになっていないか、本文が途中で切れていないか、チャットと同じ出典・未確定事項が残っているかを確認します。Markdownの「.md」はPDFやWord文書ではありません。別形式で渡す場合は、変換後も確認してください。
短く共有する場合も、「資料の記述」「食い違い」「不明点」「次の確認事項」は分けて残します。サンプル3点と詳しい照合表は元の日本語記事にあります。
