気づく人だけ、仕事が増える。

メールの返信が止まっている。資料に抜けがある。誰も顧客へ連絡していない。

放っておくと、あとで問題になりそうなことに自分だけが気づく。そして、「仕方ない。自分がやるか」と動く。

一つひとつは、それほど大きな仕事ではありません。でも、これを毎日のように繰り返していると、本来の仕事とは別の仕事が少しずつ積み上がっていきます。

必要なのは、気づかない人になることではありません。

問題に気づくことと、その問題を自分で処理することを分けることです。

「気づいた人＝やる人」にしない

問題を見つけると、そのまま自分で処理してしまうことがあります。

たとえば、資料のミスに気づいたとします。本来なら作成者に伝えればいい。でも、「説明するより、自分で直した方が早い」と思って修正してしまう。

返信が止まっている案件を見つけたときも同じです。担当者に確認すればいいのに、「もう自分から連絡してしまおう」と動く。

一回だけなら、それほど問題にはなりません。問題なのは、これが繰り返されることです。

正式に担当を決めたわけでもないのに、気づく人がいつの間にか事実上の担当者になっていく。

だから私は、

「気づいた＝自分がやる」ではない

という線を引いた方がいいと思っています。

気づいたことは共有する。必要なら担当者へ渡す。でも、最後まで自分で処理するとは限りません。

善意で拾った仕事にもコストがある

こうした仕事は、組織にとっては助かる行動です。

誰かが抜けに気づく。誰かがフォローする。誰かが担当外のことまで動く。それによって仕事が回ることもあります。

ただ、その時間はどこから出ているのでしょうか。

多くの場合、自分の本来の仕事に使うはずだった時間です。

組織行動を研究するDiane M. Bergeronは、2007年の論文で、本来の役割を超えて組織を助ける行動について次のように指摘しています。

直訳すれば、「組織を助けることで、意図せず自分のキャリアを傷つける可能性がある」ということです。

Bergeronは、組織を助ける行動に時間を使うほど、本来の業務に使える時間が減る可能性を指摘しています。そして、評価制度が本来業務の成果を重視するなら、その善意が自分の評価に結びつかないこともあります。

もちろん、「だから人を助けるな」という話ではありません。

問題なのは、助けることで発生するコストを意識しないまま、仕事を拾い続けることです。

自分が10分で終わらせた仕事でも、それが毎日積み重なれば、本来やるべき仕事の時間は確実に削られていきます。

まず「本当に自分がやる必要があるか」を考える

何かに気づいたとき、すぐに手を動かす前に一度だけ考えます。

「自分がやらなかったら、具体的に何が起きるのか？」

顧客に迷惑がかかる。納期が遅れる。損失につながる。そういう問題なら、すぐ動く必要があるかもしれません。

一方で、「少し不便」「見た目が気になる」「自分のやり方と違う」という程度なら、本当に自分が処理する必要があるのかは別の話です。

「気になること」と「対応が必要なこと」は同じではありません。

ここを分けないと、気づいたことを全部仕事として拾うことになります。

「自分でやる」か「放置する」かの二択ではない

仕事を拾いやすい人ほど、「自分でやる」か「見て見ぬふりをする」かの二択になりやすい気がします。

でも、その間にもう一つあります。

共有することです。

たとえば、

「この資料のこの部分が違っているようなので、確認お願いします」

「この案件、まだ回答がないようですが、担当はこちらで合っていますか？」

と伝える。

そこで止めてもいい。

問題に気づく力は使いながら、すべての問題の処理担当になる必要はありません。

担当者が明確なら、その人に渡す。担当が曖昧なら、上司やチームで誰が持つのかを決める。

目的は誰かを責めることではありません。

仕事の所在を明確にすることです。

自分でやるなら「理由」を持つ

もちろん、何でも人に渡せばいいわけではありません。

緊急だから。自分の担当と強く関係するから。経験として身につけたいから。今回だけ代わるから。

こうした理由があるなら、自分でやってもいいと思います。

危ないのは、「自分が気づいたから」だけを理由に仕事を増やし続けることです。

一時的に助けることと、恒常的に担当することは違います。

最初は善意で始めた仕事でも、繰り返しているうちに「この人がやる仕事」として定着することがあります。

そうなれば、その分だけ本来の仕事に使える時間は減っていきます。

そして、本来の仕事の成果だけで評価されるなら、

「周りのために動いた結果、自分の評価につながる仕事ができなくなる」

という矛盾まで起こります。

気づく力は捨てなくていい

周囲の問題に気づけること自体は、悪いことではありません。むしろ、それは一つの能力だと思います。

ただし、

気づけることと、全部背負うことは別です。

問題を見つける。必要なら共有する。担当者へ渡す。自分がやるなら、その理由を決める。

この線引きがないまま「誰もやらないから自分がやる」を続けていると、仕事は静かに増えていきます。

そして気づいたときには、「なぜ自分だけこんなに忙しいんだろう」という状態になっているかもしれません。

もし思い当たるなら、10分だけ使って、最近「誰もやらないから自分がやった仕事」を3つ書いてみる。

そのうち一つについて、

「次に同じことが起きたら、自分で処理せず、共有で止められないか？」

と考えてみる。

気づかない人になる必要はありません。
ただ、気づいた問題を全部、自分の仕事にする必要もありません。

参考：Diane M. Bergeron, “The Potential Paradox of Organizational Citizenship Behavior: Good Citizens at What Cost?”, Academy of Management Review, 2007.