成長できない会社ほど、目の前の仕事に追われている
忙しいのに、会社が前に進んでいない
朝から電話が鳴り、取引先への対応に追われる。
社員から相談を受け、見積書を確認し、急なトラブルにも対応する。
気がつけば夕方になり、今日も予定していた仕事が終わっていない。
「今月こそ業務の見直しをしよう」
そう思っていたはずなのに、また来月に持ち越してしまう。
中小企業では、決して珍しい光景ではありません。
社長も社員も一生懸命働いている。それなのに、会社の課題はなかなか解決しない。
この状態が続く背景には、仕事量とは別の問題が隠れていることがあります。
忙しい会社ほど頑張りが足りないわけではない
会社が忙しくなると、経営者は人手不足を考えます。
「もう一人採用できれば余裕が生まれる」
「社員の処理能力が上がれば改善する」
確かに、人員の増強が必要な会社もあります。
しかし、経営改善の現場では、人を増やす前に確認したいことがあります。
それは、今ある仕事が、本当に必要な仕事なのかということです。
例えば、社内向けの報告資料を毎週作成している会社があります。
作成には時間がかかりますが、その資料を使って何かが判断されているわけではありません。
それでも「昔から作っているから」という理由で続いている。
このような仕事を減らさずに人を増やしても、忙しさの原因が残ってしまいます。
会社の成長を止めるのは、改善する時間がないこと
経営者が本来考えるべき仕事には、すぐに結果が出ないものもあります。
新しい顧客をどう増やすか。
利益をどう改善するか。
次の管理職をどう育てるか。
社員が迷わず判断できる仕組みをどうつくるか。
どれも会社の将来に関わる重要な仕事です。
ところが、目の前の業務に追われていると、こうした仕事ほど後回しになります。
ここに、成長できない会社が抱える構造的な問題があります。
今日の仕事を終わらせることと、明日の会社を良くすることは、同じではありません。
毎日起きる問題を解決していても、その問題が繰り返される仕組みを変えなければ、忙しさは続きます。
経営者の努力不足でも、社員の能力不足でもありません。
仕事の流れや判断の仕組みが、改善する時間を奪っている可能性があるのです。
ある設備工事会社で考えてみると
ここで、架空の中小企業を例に考えてみます。
従業員15人の設備工事会社です。
受注は安定していますが、社長は毎日忙しく働いています。
現場からの確認電話、材料の手配、見積書の承認、顧客からの問い合わせ。
そのほとんどが社長に集まります。
社長は「社員がもう少し判断できれば」と感じています。
しかし、実際に業務を整理してみると、社員が判断できない理由が見えてきました。
材料の発注金額について、誰がどこまで決めてよいのか明確になっていない。
工期変更が発生したときの報告方法も担当者によって違う。
社長が判断する必要のないことまで、社長に確認する習慣ができていたのです。
そこで、一定の条件内の発注は現場責任者が判断できるようにし、工期変更の報告方法を統一しました。
さらに、繰り返し発生する確認事項を記録し、週に一度見直すことにしました。
すると、社長が対応する必要のある案件と、現場で処理できる案件を分けやすくなります。
これは架空の例ですが、重要なのは、仕事を速くすることではなく、仕事の流れそのものを変えることです。
経営者が見直したい4つのポイント
1．社長に仕事が集まりすぎていないか
日々の相談や承認の中に、管理職や現場責任者に任せられる仕事はないでしょうか。
判断する条件と報告する条件を明確にするだけでも、仕事の流れは変わります。
2．毎月同じ問題を解決していないか
同じトラブルが繰り返されているなら、その場の対応だけで終わらせないことです。
担当者と一緒に、なぜ繰り返されるのかを確認してみてください。
3．忙しさと成果を混同していないか
残業時間が長いことや、多くの仕事を処理していることが、そのまま会社の成果につながるとは限りません。
売上だけでなく、粗利益や手戻り、社員が改善に使える時間にも目を向けたいところです。
4．未来のための時間を確保しているか
改善活動は、時間が余ったときに行うものになっていないでしょうか。
重要な仕事ほど、先に予定を確保する必要があります。
明日からできる、小さな取り組み
まずは、大きな改革を考える必要はありません。
一つ目は、社長への確認事項を記録すること。
明日一日、社員から受けた確認や承認を簡単に書き出してみてください。
二つ目は、減らせる仕事を一つ決めること。
目的が曖昧な資料や重複する報告など、続ける必要があるかを担当者と話し合います。
三つ目は、週30分の改善時間をつくること。
その時間だけは、今日の仕事ではなく、来月の仕事を楽にする方法を考えます。
小さな取り組みでも、続けることで会社の仕事の進め方を見直すきっかけになります。
まとめ｜忙しさの先に、成長はあるか
目の前の仕事を大切にすることは、もちろん必要です。
顧客への対応も、納期を守ることも、会社を支える重要な仕事です。
ただ、それだけで一日が終わり続けているなら、少し立ち止まって考える必要があります。
会社の成長は、忙しさの延長線上に自動的に生まれるものではありません。
今日の仕事をこなしながら、明日の仕事を減らす。社員が判断できる範囲を広げる。そして、会社の未来を考える時間を確保する。
その積み重ねが、成長できる組織をつくっていくのだと思います。
あなたの会社では、今日の仕事と、未来のための仕事に、それぞれどれくらい時間を使えているでしょうか。
