40代初心者PMが試行錯誤で見つけた、うまくいく会議のコツ #PM奮闘記1
こんにちは。HASエンジニアです。
40代後半でエンジニアからPMに転身し、右も左もわからないまま2つの大規模開発プロジェクトを任されるようになりました。
特に困ったのが「会議」です。
プロジェクトマネージャーの業務は、その90％がコミュニケーションだと言われていますがその中で
私も日々、進捗会議、個別会議、1on1など、さまざまな会議体を設計・運営しています。
議論が脱線し、誰も発言せず、時間だけが過ぎていく──。そんな経験を経て、少しずつ「うまくいくコツ」が見えてきました。
今回は、私自身が苦労しながら見つけた、会議を機能させるための“段取り”の工夫を紹介します。
私の自己紹介について投稿してあります。お時間があればご覧いただけると嬉しいです。
PMになってまだ日は浅いのですが、会議のファシリテーターを務める中で、数々の課題に直面しました。
特に初期のころは、議論が白熱するあまり、結論に至らないまま時間切れになることも少なくありませんでした。
会議参加者には自分より上位職の方もいれば、入社間もない若手もいます。大いに発言する方もいれば、まったく発言しない方もいるわけです。
こうした多様なメンバーをまとめながら、会議を有意義なものにするのは、今でも私にとって大きな挑戦です。
今回は、試行錯誤を重ねる中で、会議を効率よく進めるために私が心がけていることを整理して共有したいと思います。
【定例会・進捗会議】の工夫
1. 議事録を事前共有し、進捗も事前アップデートしてもらう
進捗会議では、事前にアジェンダ（議題）を共有し、流れを全員が把握できるようにします。できれば、各メンバーに進捗状況や問題点を事前にアップデートしてもらうよう促します。
私はオンラインの共有ノートを使って、この仕組みを回しています。
2. 個別案件の議論は、別会議へ誘導する
進捗報告中に議論が発展してしまうことはよくあります。
しかし、その場で深掘りしてしまうと、関係ないメンバーの時間も奪ってしまいます。
このような場合は、**「この件は別途ミーティングで議論しましょう」**と提案し、すぐに切り上げるようにしています。
3. 進捗アップデートには感謝を伝える
全員が積極的に参加できる雰囲気を作るため、意見を求めたり質問を投げかけたりしています。
特に、事前にアップデートしてくれたメンバーには、必ず感謝の意を伝えることを心がけています。この一言が、チームの自発的な発言を促すきっかけになります。
4. 全員の意見を引き出すサポートをする
特に英語での会議では、英語に不慣れなメンバーの発言が極端に減りがちです。
じゃあ英語ができるメンバーを割り当てればいいと思うかもしれませんが、プロジェクトでは必ずしも最適なリソースを確保できるわけではありません。
そのため、事前に発言内容を確認し、英語でアップデートしてもらう準備をしておくようにしています。プロジェクトマネージャはメンバーの育成も役割の一つなのでこのような英語の会議に慣れさせるよう工夫をしていきます。
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【個別会議】の工夫
1. 会議の目的とゴールを明確にする
個別会議では、冒頭で必ず「この会議の目的とゴール」を宣言します。
また、招集時の案内メールなどにも、目的とゴールを明記します。
さらに、必要な準備事項があれば、事前に宿題として割り振ることで、会議当日の議論をスムーズに進めます。
2. アクションアイテムと担当者を必ず決める
会議の最後には、今後のアクションアイテムと担当者を明確に決めることを徹底しています。
このとき、タスクのアサイン先が自分より上位職、目上の方になる場合もあります。「なぜこのタスクを自分がやらなければいけないのか」と言われることもたまにあり、正直なところ、今でも少し気が重いところがあります。
しかし、ここで尻込みしていてはプロジェクトは前に進みません。
プロジェクトマネージャーには、冷静に、そして堂々とタスクを振る胆力が求められると痛感しています。
とはいえ、自分の認識不足でタスクの振り間違いがあることもあります。そのときは「あなたが最適だと思ってタスクをお願いしました。もし間違えていたら、ほかに適した方を教えて頂ければ幸いです。」と返します。
まとめ
会議が機能するかどうかは、「事前の段取り」で8割が決まると、私は今なら言えます。
PM初心者だった頃の私と同じように、会議に悩んでいる方がいたら、ぜひ今回の工夫がヒントになれば嬉しいです。
他にもPM奮闘記を書いていますので、共感いただけたらぜひ「スキ」やフォローをお願いします。
