実家の梨農園の、事務のシステムを自作した話

坂本祥太朗 | NDシステムズ

2026年10月20日 08:43

福岡県久留米市の、実家の梨農園「梨屋さん」で使う事務のシステムを作りました。顧客の管理、注文の受け付けと送り状の印刷、請求書の発行と入金の確認までを、1つの流れで管理するものです。

外部の会社には頼らず、業務の聞き取りから設計、開発、使い始めてからの改善まで、自分で進めてきました。この記事では、なぜ作ったのか、何を作り、何を変えずに残したのか、1シーズン使ってどう変わったのかを書きます。

収穫期の事務は、作業の合間に

梨の収穫期、午後は箱詰めと発送に追われます。事務に使えるのは、出荷の合間の小休止です。その短い時間に、請求書と封筒の宛名をまとめて準備していました。

ご注文の多くは、長年のお客様からの電話とFAXです。贈答のご注文が多く、1人のお客様が何件ものお届け先へ梨を送られます。

以前は、送り状の宛名と住所を1件ずつ手書きし、商品代と送料は電卓で計算していました。請求書は Excel で1通ずつ作り、宛名は別のシートへ書き写していました。どこまで請求し、入金があったかは、記憶と紙で確かめていました。顧客と注文の情報が紙・Excel・メールに分かれ、同じ内容を何度も書き写していたのです。

最初にしたのは、判断を書き出すこと

システムを作る前に、家族が経験で行っている判断を書き出しました。

地域ごとの配送方法と送料
送り主・お届け先・宛名の区別
請求のまとめ方と、入金の確かめ方

どれも、長く続けてきた家族にとっては当たり前のことです。しかし、言葉にしてみると、例外や細かな決まりがいくつもありました。たとえば、ご夫婦や親子で送り状の送り主を分けていても、請求書は1通にまとめたいことがあります。こうした判断を1つずつデータに整理することが、開発の土台になりました。

方針も最初に決めました。お客様のご注文の方法は変えないことです。電話とFAXでのご注文はそのままにし、受け付けたあとの事務だけを1つの流れにします。既存のサービスで足りる部分はそのまま使い、農園ならではの流れに合わない部分だけを専用に作ることにしました。

2025年6月に着手し、その年の夏から使う

開発に着手したのは2025年6月です。約2か月で最初の版を作り、送り状の印刷と請求書の発行を備えて、その年の夏から秋の実際の業務で使い始めました。使いながら、足りない所を直していきました。

3つの管理システムを、同じ情報でつなぐ

できあがったシステムは、3つの管理システムでできています。

顧客管理：送り主・お届け先・宛名を管理します。
受注管理：注文の登録から、送り状の印刷、発送の記録、集計までを管理します。
請求・入金管理：請求書の発行から、入金の確認までを管理します。

3つが同じ顧客と注文の情報を使うため、一度入力した内容は、次の作業でも、翌年のご注文でも、入力し直す必要がありません。

顧客管理：お届け先を、翌年も使う

送り主ごとに「お届け先リスト」を作り、一度登録したお届け先は、翌年のご注文でもそのまま選べるようにしました。ご家族の名義や、法人名・役職を付けた宛名は「別名義」として登録し、送り状と請求書で使い分けます。氏名を入力すると、登録済みの似た名前を表示し、同じ方を二重に登録しないようにしています。

受注管理：送り状を、手書きから印刷へ

ご注文の受け方は、電話やFAXのまま変えていません。受けたご注文を入力すると、お届け先の住所の地域と品種から、宅配業者・送料・クール便が自動で入ります。送り状は、宅配業者ごとの書式に合わせて印刷します。

請求・入金管理：請求書と宛名を、同じ情報から

受け付けたご注文を送り主ごとにまとめ、金額を確かめて請求書を発行します。封筒の宛名ラベルも、同じ情報から出力します。入金は請求書ごとに記録し、請求額・入金済み・未回収を一覧で確かめられます。店頭での前払いも記録しておき、請求書を発行するときに自動で充てます。全額の入金が済んだ請求書は、郵送の対象から外します。

年度が変わっても

商品・価格・送料は年度ごとに登録します。前年のお届け先を選んで、今年の条件でご注文を受けられます。名前が変わった商品も、今年の商品に対応づけます。前の年の取引は、当時の料金のまま残ります。

使う人に合わせて、直し続ける

使い始めてから、操作の迷いと入力の誤りを減らす改善を重ねました。保存したあとにどの画面へ移るかをボタンに書き、ボタンを押しやすい大きさにし、送り状を印刷した回数を記録するようにしました。

大きな変化は、パソコンを日常的に使わない60代後半の担当者が、2026年のシーズンには、受注分の送り状の大半を自分で印刷できるようになったことです。対面で質問を受け、つまずいた操作を1つずつ見直してきました。

請求書は、発行の前に体裁を画面で確かめ、番号と控えを残します。誤りがあれば取り消して訂正し、記録は消さずに残します。

1シーズンで、送り状約800通、請求書約150通

1シーズン（1年間）で、送り状の印刷は約800通、請求書の発行は約150通になりました。宛名ラベルも、受注の情報から出力しています。運用の記録に基づくおおよその数で、1つの農園での実績です。

2シーズン目に向けて

2026年10月には、2シーズン目に向けた改善を行いました。

受注を1つの画面でまとめて登録：送り主の氏名を入力すると、登録済みの方かを判定し、前年の内容つきでお届け先を選べます。送料込みの金額の見込みを確かめてから保存します。
送り状と請求書を実務に合わせる：送り状は画面で確かめてから印刷し、値引は請求書ごとに1行で示し、店頭でお支払いいただいた持ち帰り分は請求から外せるようにしました。
今年度の設定を確定する：シーズンの前に価格と送料を締めて固定します。天候で変わる収穫の時期は、あとから変えられます。
取扱説明書：画面の写しつきの A4 の PDF にまとめ、ログインから1年間の作業の手順を収めました。画面の写しは架空のデータで撮っています。
改修しても記録を崩さない：改修の前に今の動きをテストで固定し、改修の前後で件数と金額を照合しています。同時に操作しても記録が食い違わないようにしています。

お客様の情報を守るために

このシステムは、お客様の氏名や住所をお預かりしています。小さな農園のシステムでも、守りは手を抜けません。ランサムウェアの被害を想定し、侵入を防ぐ、被害の広がりを防ぐ、消去されないバックアップから復元する、という層ごとの対策を重ねています。ログインには2段階の確認を必須にし、バックアップは毎晩暗号化して国内の別の場所に保管しています。復元できることも、訓練で確認しています。

詳しくは、公式サイトのセキュリティの取り組みにまとめています。
https://ndsystems.jp/works/nashiya/office#office-security

作ってみて

作ってみて分かったのは、事務のシステムで大切なのは、新しい仕組みに業務を合わせることではなく、長く続けてきた業務の手順に合わせて、必要な所だけを仕組みにすることでした。お客様のご注文の方法も、家族の仕事の進め方も、大きくは変えていません。変わったのは、同じことを何度も書き写す手間です。

そして、システムは作って終わりではありません。使う人の感想や意見を反映しながら、いまも改善し続けています。

もっと詳しく

梨屋さん事務管理システムの紹介（公式サイト）
https://ndsystems.jp/works/nashiya/office
3つの管理システムの詳しい内容と、要点カード・スライドを見られます。
ショート動画：送り状は、いまも手書き？｜梨屋さん事務管理システム
https://www.youtube.com/shorts/KRVrv0jOupI
YouTube チャンネル「NDシステムズ」
https://www.youtube.com/@ndsystems-jp
梨屋さん：実家の梨農園＆直売所（公式サイト）
https://nashiyasan-fujiyama.com

（※このシステムは実家の梨農園のために作ったもので、販売はしていません。）

坂本祥太朗（NDシステムズ）
福岡県久留米市で、月額制のホームページ制作を中心に、事業のデジタル化を支援します。
工場の経理、観光の実務、実家の梨農園の仕事を経て、2025年11月に NDシステムズを始めました。