【#2】自由記述の分析は、100件から始めていい。

「分析って、結局どこから始めればいいの?」
「まさかこれ全部読むの？」「読んでるとメンタルやられる・・・」

前回の記事のあと、いちばん浮かびそうな疑問です。

前回は、毎年約5,700件の自由記述を、全部読むのをやめた話を書きました。

1,700名中2名の強い言葉に、引っ張られていた話も。

▶ 前回：【#1】その強い意見、100人中1人かもしれません。

今回は、その続きです。

今日のゴールは、ひとつだけ。

あなたのパソコンで、「抽出語リスト」を1枚出すこと。

よく出てくる言葉が、多い順に並んだ表です。

これが出せたら、分析の入口に立っています。

始められない理由は、3つ

大量の文字を前に、手が止まる理由。

だいたい、この3つです。

① データがバラバラで、どう整えればいいか分からない
② 会社のデータを使うのが、怖い
③ ソフトが難しそう

ひとつずつ、外していきます。

まず、100件だけでいい

最初に、いちばん大事なことを言います。

いきなり全部を分析しなくていいんです。

前回紹介した KH Coder には、無料版があります。

「Starting Edition」という名前です。

ただし、制限があります。

・分析できるのは、データの最初の100件まで ・社内用語の登録（強制抽出）は、1語まで ・外したい言葉の登録も、1語まで

正直に言うと、前回「無料で使える」と書いたのは、言葉が足りませんでした。

無料で使えるのは、100件までです。

全部を分析するには、有料版が必要になります。

でも、私はこう思っています。

最初の練習には、100件がちょうどいい。

なぜなら、100件なら、原文も自分の目で全部読めるからです。

機械が出した結果と、自分が読んだ印象。

その2つを、比べられる。

「あ、機械ってこう見るんだ」

それが分かると、5,700件を任せるのが怖くなくなります。

③ ソフトが難しそう、への答え

私自身、文系人間です。

博士課程の今でも、プログラミングはまったく分からない！(←これ本当です)

統計も、ほとんど分かりません。

KH Coder は、マウスで操作するソフトです。

コードを書く場面は、今日の手順には出てきません。

② 会社のデータが怖い、への答え

これは、怖くていいと思います。

だから、順番を決めています。

練習は、会社のデータを使わない。

KH Coder には、練習用のデータが付いています。

公式の手引きでは、夏目漱石の『こころ』を使っています。

この練習用のデータは、無料版でも100件の制限なしで分析できます。

まずは、これで手を動かしてください。

会社のデータを使うのは、そのあとです。

そのときは、この3つを守ってください。

① 社内のルールを確認する（個人情報の扱い・持ち出し）
② 名前・社員番号・メールアドレスの列は、最初から消す
③ 人数が少ない組織は、ほかとまとめる

③について、私の会社の話をします。

エンゲージメントサーベイの点数は、7名以下の組織の結果を扱わないことになっています。

誰が答えたか、分かってしまうからです。

でも、自由記述の文字は、見ることができてしまう。

だから私は、文字のほうこそ気をつけています。

① データがバラバラ、への答え：Excel1枚の作り方

ここからが手順です。

Excelを1つ、新しく作ります。

ルールは3つだけ！

① データは、1つ目のシートに入れる
② 1行目に、列の名前を入れる
③ 2行目から下に、1行＝1人の回答を入れる

列は、たとえばこうです。

回答階層組織（自由記述の文）一般／管理職営業部／製造部…

今日使うのは、「回答」の列だけです。

「階層」「組織」の列は、#4で使います。

今のうちに入れておくと、あとがラクです。

データが多くてエラーになるときは、CSV形式で保存してから読み込みます。

手順：抽出語リストを出すまで

KH Coder を開いたら、この順番です。

① 「プロジェクト」→「新規」で、作ったExcelファイルを選ぶ
② 分析する列（「回答」の列）と、「日本語」が選ばれているか確認する ③ 「前処理」→「前処理の実行」
④ 抽出語リストを開く

これだけです。

「テレ」と「ワーク」に分かれた日

抽出語リストを見たら、まず確かめてほしいことがあります。

言葉が、おかしな切れ方をしていないか。

私も最初、「テレワーク」が「テレ」と「ワーク」に分かれてしまいました。

これでは、テレワークの話をしている人が何人いるのか、数えられません。

そんなときは、こうします。

① 「前処理」→「語の取捨選択」
② 「強制抽出する語」に「テレワーク」と入れる
③ もう一度「前処理」→「前処理の実行」

無料版で登録できるのは、1語だけです。

だから、いちばん大事な社内用語を1つ選んでください。

あなたの会社なら、何でしょう?

「1on1」かもしれないし、「評価面談」かもしれません。

抽出語リストは、3つの目で見る

リストが出たら、この3つだけ見てください。

① 上から10個の言葉は、何か 　これが、「多くの人が何を言っているか」の入口です

② おかしな切れ方をした言葉は、ないか 　あれば、さっきの「強制抽出」に戻ります

③ 意外な言葉は、ないか 　自分が原文を読んだときの印象と、違う言葉。 　ここに、人が読むと見落とすものが隠れています

そして、気になった言葉は、原文に戻って確かめてください。

「KWICコンコーダンス」という画面で、その言葉が入った回答が並びます。

機械で形をつかんで、原文で意味を確かめる。

前回も書いた、この往復です。

今日やることは、これだけ

もう一度、まとめます。

① 無料版を入手する
② 練習用のデータで、抽出語リストを出してみる
③ 慣れたら、会社のルールを確認して、100件で試す

全部やらなくていいんです。

①だけでも、今日の一歩です。

次回予告

次の#3では、抽出語リストの次に見る画面を書きます。

「共起ネットワーク」。

一緒に出てくる言葉が、線でつながる図です。

「評価」と「納得」がつながっているのか。

「評価」と「心配」がつながっているのか。

言葉の組み合わせで、中身が見えてきます。

やってみて、つまずいたところがあれば、コメントで教えてください。

（会社のデータの中身は、書かないでくださいね）

人事側から、ひとつだけ。

完璧に分析しようとすると、いつまでも始められません。

私も、100件から始めていいと思っています。

大事なのは、書いてくれた人の声を、少しでも多く拾うこと。

その最初の一歩は、表を1枚出すことです。