「一段上の仕事」は、役職が上がる前から始められる。タスク後の30分で試したい3つの視点

研修講師、手話通訳士の横山熊太郎です。

AIを活用しながら、シニア向けの情報や、書籍やガジェットの紹介などをしています。

「もっと上の視点で仕事をしよう」
「指示される前に、自分から動こう」

職場でよく聞く言葉ですが、いざ実践しようとすると困ります。

一段上の視点とは、どこを見ればいいのでしょうか。頼まれていない仕事に手を出せば、かえって迷惑になることもあります。

STUDY HACKERの記事では、この曖昧な助言を「タスクが終わったあとの30分」にできる具体的な行動へ落とし込んでいます。

ポイントは、仕事量をむやみに増やすことではありません。自分に割り当てられた作業から少しだけ視線を上げ、仕事全体の流れを見ることです。

タスクを終えることと、仕事を前へ進めること

任された資料を期限までに提出する。頼まれたデータを正確にまとめる。依頼された記事を書き上げる。

どれも大切な仕事です。しかし、自分の担当だけを見ていると、目の前のタスクを処理することがゴールになりやすくなります。

一段上の仕事をするとは、上司の仕事を勝手に引き受けることではありません。

担当者なら、自分の工程の前後を見る。リーダーを目指すなら、周囲の進捗や滞っている部分を見る。マネジメントに関心があるなら、自分の作業量ではなくチーム全体の成果を見る。

つまり、役職を飛び越えるのではなく、視野を一段広げることなのです。

タスク後の30分でできる3つのこと

1．次にこの仕事を受け取る人を考える

ひとつのタスクを終えたら、それを次に使う人の立場を想像します。

資料を作成したなら、営業担当者はどの情報を知りたいのか。記事を書いたなら、編集者はどこを確認するのか。データを集計したなら、意思決定する人は何を判断したいのか。

その視点をもつだけで、次の人が探しそうな数字を目立たせる、判断材料を簡潔に添える、確認しやすいファイル名にするといった工夫が見つかります。

自分の作業を終わらせるだけでなく、その先の人が動きやすい状態をつくる。それが、一段上の仕事への最初の一歩です。

2．繰り返している作業を見つける

毎週同じ形式の表を作成している。似た内容のメールを何度も書いている。担当者が変わるたびに、同じ説明をしている。

そんな繰り返しに気づいたら、仕事の仕組みを見直す機会です。

たとえば、次のような改善が考えられます。

• ひな型を作る

• 手順を文書に残す

• 入力や集計を自動化する

• 不要な確認工程を減らす

• よくある質問をまとめる

作業を速くこなすだけでなく、そもそも作業が発生しにくい形へ変える。こうした小さな改善は、自分だけでなくチーム全体の時間を生み出します。

これは、与えられた仕事を自分でよりよい形に整えていく「ジョブ・クラフティング」の実践ともいえます。

3．一段上の人が見ているものを観察する

上司やリーダーと同じ役割を、すぐに担う必要はありません。まずは、その人が何を見て判断しているのかを観察します。

• 会議でどんな質問をしているか

• どの数字に注目しているか

• 何をリスクとして捉えているか

• 誰から情報を集めているか

• どの順番で課題を処理しているか

観察したうえで、「自分がこの立場なら、どう判断するだろう」と考えてみます。

決定する権限がなくても、考える練習はできます。役職を得てから視点を変えるのではなく、役職を得る前からその視点を育てておくのです。

リモートワークでは「担当外の情報」を取りに行く

この実践で注意したいのが、リモートワークです。

オフィスでは、隣の席で困っている人の様子や、上司の会話、会議後の慌ただしさなど、自分宛てではない情報も自然に入ってきます。

一方、リモート環境では、必要な連絡だけが整理されて届きます。依頼されたタスクが終わると、「今日の仕事はもうない」と感じやすくなるのです。

しかし、なくなったのは仕事そのものではなく、自分に割り当てられたタスクだけかもしれません。

元記事が紹介するMicrosoft社員を対象とした研究でも、全社的なリモート勤務によって、部署やチームをまたぐつながりが減少したことが報告されています。

リモートの日ほど、担当外の情報を意識的に取りに行く必要があります。

他部署の共有チャンネルを見る、参加できる会議をのぞいてみる、上司に判断の背景を尋ねる。こうした行動が、自分の担当範囲の外で起きていることを知る手がかりになります。

まずは「30分」ではなく「1分」から

毎日必ず30分、新しい仕事を探さなければならないと考えると、負担になってしまいます。

最初は、タスクを終えたあとに1分だけ立ち止まれば十分です。

「この次に困るのは誰だろう」
「繰り返している作業はないだろうか」
「上司なら、ここで何を見るだろう」

この3つの問いのうち、ひとつを選んで考えてみます。

何かに気づいたら、そのまま作業を増やすのではなく、小さな提案やメモにするのもよいでしょう。自分の権限を越えそうな場合は、上司や関係者に確認してから動けば安心です。

「仕事を与えられる人」から「仕事を見つける人」へ

キャリアを伸ばすために必要なのは、常に忙しく働くことではありません。

目の前の作業を速く処理して空いた時間を、次の依頼を待つ時間にするのか。それとも、仕事の流れを見渡し、小さな課題や改善の余地を見つける時間にするのか。

その違いが、少しずつ仕事の幅を広げていきます。

次にタスクが予定より早く終わったら、パソコンを閉じる前に一度だけ考えてみてください。

「まだ割り当てられていないけれど、やったほうがいいことは何だろう？」

そこで見つけた小さな仕事が、次の役割へ進む入口になるかもしれません。

詳しい内容や紹介されている研究は、STUDY HACKERの元記事で確認できます。

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